GESTÃO E ORÇAMENTO EMPRESARIAL

PRINCIPAIS CONCEITOS, OBJETIVOS E CARACTERISTICAS DO ORÇAMENTO

O orçamento é um instrumento de planejamento e controle onde as empresas buscam planejar com antecedência as ações a serem executadas e os recursos a serem empregados, para a partir daí controlar o que foi planejado com o que está sendo executado.

O orçamento tem como objetivo acompanhar o desempenho da empresa e assegurar que os desvios sejam analisados e adequadamente controlados e para isso se faz necessário o acompanhamento diário do mesmo.

Dentre os objetivos do orçamento destaca-se o planejamento, que permite programar as atividades de longo prazo da empresa, a coordenação que ajuda a coordenar as atividades das diversas áreas, comunicação que disponibiliza informações sobre os objetivos da empresa aos gerentes; a motivação que fornece estímulos aos gerentes para que atinjam metas; o controle que na mais é que comparar o planejado com o executado e por fim a avaliação de cada gerente em seus respectivos departamentos.

Dessa forma as características de um orçamento podem ser vistas como a projeção do futuro, flexibilidade na aplicação e participação direta dos responsáveis.

ORÇAMENTO GERAL E FLEXÍVEL

A tendência do orçamento é ter um ciclo anual. Mesmo assim este período pode ser um tempo muito longo para planejar, dependendo do tipo da empresa e sua localização. O orçamento contínuo é baseado em um prazo movente que se estende em função de um prazo fixo. Quando um período termina, outro é acrescentado ao final do ciclo. Ele é elaborado geralmente em 12 meses. Quando o mês atual termina, outro é acrescentado no futuro.

Segundo Welsch (1983) afirma que há dois enfoques para as empresas estabelecerem políticas quanto ao período de tempo a ser coberto pelos planos de resultados e à freqüência com que o ciclo de planejamento formal repetir-se-á: o planejamento periódico (estático, uma vez ao ano) e o planejamento contínuo de resultados. O que vai subsidiar as empresas a optarem por um dos dois enfoques é o fato de algumas delas operarem em condições que permitam a preparação de planos de resultados exeqüíveis, com muita antecedência, e outras encontrarem dificuldades consideráveis para planejar para um futuro distante.

Uma vez que a organização tenha decidido executar o planejamento estratégico financeiro, por meio das previsões contínuas, ela deve se preocupar com que o processo de previsão seja focado adequadamente e, não, simplesmente se torne uma extensão do processo orçamentário. Para serem mais eficientes as previsões contínuas devem:

a) possuir uma clara mentalidade voltada para o planejamento financeiro estratégico;

b) ser realizadas resumidamente, em grupos de centros de custos (talvez em nível de departamentos, unidades ou regiões geográficas), de forma que os gestores tenham uma visão ampla da estratégia corporativa;

c) ser modeladas com métricas e parâmetros operacionais, em vez de atualizações genéricas dos números das previsões anteriores; e

d) estar intimamente relacionadas ao orçamento operacional.

Elaboração de um orçamento contínuo, todo o sistema começa com a distribuição de relatórios mensais. A criação da cultura própria na entrega dos relatórios orçamentários mensais é essencial para criar um comportamento pro ativo no lugar de relativo, inclusive, além de induzir a uma postura de autocorreção dos problemas orçamentários.

Um vez em que os gestores e funcionários recebem os relatórios orçamentários mensais, eles tem duas responsabilidades:

- Devem fazer analise do que deu certo e do que deu errado no período passado e como poderia ser feito diferentemente no período futuro.

- Devem analisar e detalhar as receitas e as despesas controláveis e elaborar as estimativas para o período futuro.

Quando se for elaborar o orçamento anual, o trabalho será simplificado porque já foi executado durante todo período passado, restando somente fazer uma revisão final dos dados estimados.

Orçamento Flexível

O objetivo do Orçamento Flexível é de auxiliar os administradores a entender por que os orçamentos não foram cumpridos. É útil quando os gestores estiverem tentando escolher um dentre vários níveis de atividade para fins de planejamento, e no acompanhamento, quando os administradores estiverem tentando analisar os resultados efetivos. Com a utilização do Orçamento Flexível, os desvios das metas são automaticamente divididos em variações de comercialização, de preços de venda dos produtos, de volume, de ociosidade, de desempenho e de preços de aquisição dos recursos.

Os administradores das organizações, sempre querem relatórios de desempenho que identifiquem melhor algumas variações importantes entre os resultados orçados e os resultados efetivos.

Para que os administradores possam ter uma base melhor de análise, é utilizado um Orçamento Flexível. Também chamado de orçamento variável baseia-se no conhecimento dos padrões de comportamento dos custos e receitas. É preparado para uma faixa de níveis, e não apenas para um nível de atividades; é essencialmente um conjunto de orçamentos que podem ser ajustados a qualquer nível de atividade.

Os orçamentos flexíveis podem ser úteis tanto antes quanto depois do período em questão. Podem ser úteis quando os gestores estiverem tentando escolher uma dentre várias faixas de atividade para fins de planejamento. Também podem ser úteis no fim do período, quando os administradores estiverem tentando analisar os resultados efetivos.

A administração recebe a melhor ajuda possível com padrões e orçamentos cuidadosamente estabelecidos, que representem o que deve ser conseguido. Estes padrões devem basear-se em especificações de matérias primas, equipamentos e capacidade de recursos, e não no desempenho passado, pois este quase sempre oculta ineficiências passadas.

Os padrões atingíveis no momento são os mais usados porque geralmente têm o melhor efeito motivador e porque podem ser usados com uma série de finalidades, inclusive planejamentos financeiros, bem como para acompanhar o desempenho dos departamentos.

Quando os padrões podem ser atingidos no presente, não há diferença lógica entre eles e os orçamentos. Um padrão é um conceito unitário, enquanto um orçamento é um conceito de totalidade. Em certo sentido, o padrão é o orçamento para uma unidade.

Os orçamentos flexíveis são adaptados