Gerenciamento efetivo de estoques

O gerenciamento eficaz do estoque é condição sine qua non para a gestão de materiais e impacta diretamente na lucratividade das empresas. Produto parado no estoque gera depreciação e perdas. Contudo, a sua falta pode gerar cortes de pedido e baixa no faturamento. Portanto, é importante equilibrar a disponibilidade e demanda de cada item, para atingir os resultados de lucratividade esperados, isto é, deve-se controlar adequadamente os estoques.

O controle de estoque é o procedimento adotado para registrar, gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos da empresa, estoque da matéria prima, mercadorias produzidas e/ou mercadorias vendidas, ou seja, materiais produtivos e improdutivos, bem como a sua fiscalização

A política de estocagem deve nortear o planejamento, tendo em vista que normalmente o setor de vendas deseja um estoque elevado para atender rapidamente o cliente, e a área de produção prefere, também, trabalhar com uma maior margem de segurança de estoque. Já o departamento financeiro quer estoques reduzidos para diminuir o capital investido e favorecer seu fluxo de caixa, evitando depender de capital de terceiros, como é o caso do estoque comprado a prazo.

Entre outras informações, o controle de estoque possibilita ao gestor monitorar:

Quando comprar; quanto comprar; o que comprar; quanto manter em estoque;

Receber e armazenar os materiais comprados conforme necessidade de cada item;

Controlar os estoques em termos de quantidades, valores e fornecer informações sobre a posição dos itens estocados;

Identificar e retirar os itens obsoletos e danificados do estoque;

Equalizar os saldos físicos com os contábeis;

A divergência e o extravio de mercadorias.

Na indústria, os principais tipos de estoque encontrados, entre outros são: matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados e peças de manutenção. As principais vantagens inerentes ao sistema de controle de estoque são:

Maior disponibilidade de capital para outras aplicações;

Redução dos custos de armazenagem;

Redução dos custos de paradas de máquina por falta de material;

Redução dos custos dos estoques que envolvem diminuição do número de itens em estoque;

Redução dos riscos de perdas por deterioração;

Redução dos custos de posse de estoque.

Com a utilização da classificação da curva ABC, consegue-se determinar o grau de importância dos itens, permitindo assim diferentes níveis de controle com base na importância relativa do item.

Algumas matérias-primas apresentam a vantagem de estocar, dentre outras razões:

Influência da entrega do fornecedor;

Matérias-primas especiais,

E casos onde o caminho crítico está no prazo para o fornecedor produzir e entregar.

A gestão de segurança patrimonial tem sua importância na gestão dos processos de estoque, visto participar do controle de acesso dos produtos e materiais.

Dessa forma, ganha importância atividades de movimentações de registros fiscais, como notas e Danfes – documento auxiliar de notas fiscais eletrônicas – realizada nas portarias, bem como que estas estejam integradas e alinhadas com as áreas e departamentos relacionados ao recebimento fiscal, recebimento físico e demais áreas que necessitem das informações desta natureza.

Uma forma de integração é o compartilhamento, isto é, o recebimento fiscal e vigilância patrimonial no mesmo espaço físico – a portaria. Há casos onde o recebimento fiscal está muito próximo da portaria, contudo em ambientes independentes. O objetivo final é o de evitar que ocorram falhas nas verificações legais em descumprimento a legislação. Esta atividade pode evitar perdas e retrabalhos tais como:

Entrada de caminhão com documentações irregulares, em desacordo com o pedido de compra ou fora da programação,

Ocupação indevida áreas nos pátios internos; gerando perdas de produtividade na movimentação de veículos e cargas,

Excesso de fumaça e manobra dos veículos, conseqüentemente perdas ambientais e de saúde do trabalhador,

Dificuldade em aferir se o que entrou e não descarregou, é mesma mercadoria que está no caminhão,

Sobrecarga e oportunidade de indução a falhas no trabalho do profissional que realiza operações de vídeo monitoramento,

Oportunidade de falhas nos processos de controle de acesso a áreas restritas para motoristas e ajudantes por transito interno sem autorização e sem o devido acompanhamento,

Elevação de custo visto ser necessário maior número de pessoas para fiscalizar fisicamente os caminhões e materiais.

Em atendimento a uma indústria de cosméticos, na região sul de São Paulo, para apuração das divergências encontradas no inventário, a auditoria investigativa externa solicitou à portaria os documentos de registros para efeito de evidência da entrada dos materiais como: ticket de balança; controle de acesso com número de nota; dados do motorista e veículo, com hora de entrada e saída. Nesta ocasião foram constatadas falhas da portaria referente ao registro e armazenamento de tais dados, resultando, com base nessa inconsistência, na abertura de investigação de fraude. Durante o processo de investigação foi constatada e confirmada à prática recorrente de entrada de notas fiscais sem o correspondente ingresso de material e, pior: o responsável