Gestão Administrativa

STF – Supremo Tribunal Federal

2008

Técnico Judiciário – Área Administrativa

GESTÃO ADMINISTRATIVA

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

TÉCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO

O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situações.

- DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA.

- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA.

- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO No BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!

- VAMOS ENTÃO Ao ARQUIVO NACIONAL? LÁ, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE!

Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes, não é mesmo?

Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal.

E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si.

Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a origem da palavra, que ainda não está esclarecida.

Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa palácio dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e depósito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa, também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.

Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:

Arquivo

É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.

Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo.

A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir à história, como fonte de pesquisa.

No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é?

O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.

E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados em quatro grupos, de acordo com:

- a natureza da entidade que os criou;

- os estágios de sua evolução;

- a extensão da sua atenção;

- a natureza dos seus documentos.

Vamos analisar cada um desses grupos em separado.

De acordo com a entidade criadora

Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:

PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal.

Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.

INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedades e associações.

Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.

COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias.

Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco.

FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente.

Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.

De acordo com o estágio de evolução

Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios:

ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.

Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento.

Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de