Gestão De Projetos

Os biscoitos: Girls Scouts, TI e perspectivas para a Expansão

Os biscoitos vendidos pelas Girls Scouts (as bandeirantes americanas) fazem parte da

cultura americana desde 1917 quando foram vendidos os primeiros biscoitos em prol de

uma causa beneficente. Desde então, as garotas se deram tão bem vendendo biscoitos que

coletar, controlar e organizar os milhares de pedidos se tornou um grande desafio.

O processo manual começava com as garotas anotando os pedidos em um cartão

individual que ao ser completado era entregue a uma líder de tropa. Em seguida, a líder

passava as informações para um formulário de 5 vias e entregava a uma voluntária que

tabelava os pedidos por região ou bairro. Finalmente, os pedidos eram repassados a uma

sede regional da organização que os consolidava e repassava ao fabricante, a ABC

Cookies, para serem produzidos.

Além de fazer os pedidos, os membros da tropa agora tinham que entregar os

biscoitos, que saiam do fabricante para 6 regionais e finalmente para os pontos de entrega

onde as bandeirantes retiravam e finalmente entregavam às pessoas que tinham feito

pedidos.

Apenas na área da grande Boston as Scouts Girls venderam 1,6 milhão de caixas de

biscoitos de 8 variedades diferentes. De acordo com a diretora executiva, Deborah Deacetis,

a papelada gerada era enorme e passavam em várias mãos, dando oportunidade para

vários erros, pois a soma das colunas, a multiplicação dos preços pelas caixas e todos os

cálculos tinham que ser feitos por pessoas diferentes e num curto espaço de tempo.

Os membros diretores da instituição estudaram a possibilidade de desenvolverem

um sistema computadorizado para gerenciar tamanha tarefa, baseado no Microsoft Access.

Porém seria algo caro, demorado e complexo, pois deveria ser baseado na web e

precisariam investir também em servidores e serviços web, além de manutenções e outras

despesas a um custo aproximado de U$ 25 mil.

Após algumas consultas no mercado de TI, o conselho resolveu adotar uma solução

baseada na web, o Quickbase, um software para pequenas empresas, de baixo custo, e

apropriado para bancos de dados simples, customizável e projetado para coletar, organizar

e compartilhar dados entre equipes situadas em diferentes lugares. A solução completa com

uso do programa, nos servidores web da empresa e ainda todo suporte e manutenção

necessário