Gestão De Projetos

ATPS

Pesquisa apresentada como avaliação da disciplina de Gestão de Projetos da Universidade Anhanguera UNIDERP do curso de Administração.

Prof.ª. EAD: RENATA M. G. DALPIAZ

Professora. TUTORA: VERA MIGLIOLI

AQUIDAUANA/MS

ABRIL/2013

PROJETO DE PROPOSTA PARA IMPLANTAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

A Prefeitura municipal de Anastácio está dividida em departamentos e secretarias, algumas com sede no mesmo prédio da prefeitura a exemplo do Departamento de Recursos Humanos, e outras espalhadas pela cidade em pontos estratégicos.

Todos os departamentos e secretarias são informatizados. O controle e manutenção dos equipamentos e assessoria técnica ficam por conta de uma empresa contratada através de um processo licitatório. A demanda por serviços e assistência técnica é muito grande. Os chamados são frequentas e a empresa contratada não consegue atender a todos, pois conta com uma equipe muito pequena e com técnicos sem muita experiência, o que acaba comprometendo a qualidade e o desempenho do trabalho por parte dos funcionários.

MISSÃO

Trabalhar contribuindo para o desenvolvimento social, cultural e econômico, através de projetos de incentivos ao desenvolvimento local. Valorizar o cidadão

permitindo o acesso e a inclusão social.

VISÃO

Uma gestão voltada para o crescimento sustentável do município, hoje, considerado um dos mais pobres do estado.

VALORES

Ética, moral, inclusão social, integração e participação ativa dos moradores na busca por soluções, valorização do ser humano, responsabilidade social e cuidado com o meio ambiente.

DEFINIÇÃO SOBRE A GESTÃO DE PROJETOS

O que é Gestão de Projetos

É o ato de administrar e gerenciar um projeto específico. O projeto pode ser de diferentes áreas, porém, sua execução está dentro de um prazo predefinido. A gestão exige ações definidas com rotinas específicas de gerenciamento, manutençao, controle, tempo para iniciar e para finalizar, custos, qualidade, comunicação, controle de riscos e recursos disponíveis para execução do projeto.

AVALIAÇÃO DA OPORTUNIDADE E ESCOPO DO PROJETO

Objetivos gerais

Propor a implantação de um Departamento especializado em Tecnologia para atender á demanda por assistência técnica e substituição de equipamentos e peças de reposição, além de dar assessoria e treinamento para os funcionários.

Objetivos Específicos

* Dar mais agilidade aos processos;

* Diminuir o custo com a contratação de pessoal terceirizado;

* Reduzir o custo com manutenção de máquinas e equipamentos de reprografia;

* Controlar a aquisição de peças de substituição;

* Identificar os gargalos resultantes da falta de gerência;

* Acompanhar as mudanças e monitorar as ações que podem resultar em gastos desnecessários;

* Treinar e capacitar os funcionários.

Resultados

esperados com a execução

Espera-se com a implantação do Departamento de Tecnologia reduzir, primeiramente, os gastos com a contratação de uma empresa para dar assistência e assessoria. Acabar com o alto índice de reclamações por conta de serviços prestados ou deixados de prestar. Modernizar e melhorar o atendimento. Melhorar a qualidade dos serviços prestados. Substituir paulatinamente os equipamentos ultrapassados. Desenvolver e adquirir softwares específicos de gestão ou contratar empresas sérias para instalar e gerir softwares terceirizados.

Para os gestores essa coleta de dados organizados por setor facilita tanto para tomar decisões importantes, como também para entender como cada departamento está sendo conduzido para atingir o objetivo esperado pela empresa.

Abrangência do Projeto

Esse projeto de Proposta de Criação do Departamento de Tecnologia abrange todas as secretarias e demais departamentos ligados á Prefeitura Municipal. Integrar todos os setores e com isso reduzir drasticamente o número de chamados por conta de falhas nos equipamentos. Preparar e capacitar os usuários para fazer bom uso de todos os recursos disponíveis. Diminuir o elo entre todos os setores melhorando a comunicação interna e externa.

A proposta visa atender a todos os departamentos e secretarias vinculadas ao município. ara que possam agir a partir de informações e dados consistentes e detalhados que resultarão em decisões acertadas.

Justificativas do Projeto

Todas as secretarias e departamentos do município de Anastácio são informatizados. Diariamente ocorrem problemas como falhas em

sistemas específicos de gestão, falha de hardware e software, problemas com conexão á internet, problemas na rede local, impressoras, substituição de cartuchos e toner, dúvidas com relação ao uso dos sistemas operacionais, dúvidas com relação ao uso de editores de texto, planilhas de cálculo, dentre outros eventos que ocorrem cotidianamente e que precisam de atendimento prioritário e rápido. Porém, isso não vem ocorrendo, a demora no atendimento causa estresse e atrasos nas atividades dos funcionários.

O projeto se torna relevante por concentrar o trabalho em áreas específicas e com pessoas treinadas para prestar atendimento com rapidez e segurança. Com a capacitação constante da equipe de TI as áreas de abrangência do projeto serão definidas por prioridade e para cada problema específico haverá uma pessoa especializada para prestar atendimento, além, é claro, de apresentar relatórios com todas as informações pertinentes ao problema e ao local onde o mesmo ocorreu, com isso teremos condições de montar um gráfico com os índices de atendimento por área de abrangência mostrando qual secretaria ou departamento vem ocorrendo falhas, quer seja por mal uso dos equipamentos quer seja por falhas de hardware ou software.

TAREFAS E PESSOAS ENVOLVIDAS

Tarefa 1

Propor ao departamento de recursos humanos a contratação de um tecnólogo com formação superior para gerenciar a equipe de ti.

Tarefa 2

Verificar junto ao quadro de pessoal se há alguém com formação e conhecimento em informática nas áreas de rede de computadores, desenvolvimento web e de software, sistemas operacionais e servidores.

Tarefa

3

Solicitar junto ao departamento de pessoal a transferência de funcionários com conhecimentos nas áreas de abrangência do projeto para integrar a equipe de TI.

Tarefa 4

Montar uma estrutura para treinar e capacitar o pessoal de TI, com salas e equipamentos de treinamentos e professores capacitados.

Tarefa 5

Treinar o pessoal que ira integrar a equipe de TI e que irão trabalhar no Departamento de Tecnologia da Informação.

Tarefa 6

* Levantamento de custo de treinamento de pessoal;

* Levantamento de custo de aquisição de material para montagem da sala a ser usada para testes de softwares e hardwares.

* Levantamento de custo para aquisição de equipamentos de substituição para máquinas de reprografia e impressoras.

* Levantamento de custo para manutenção de salários do pessoal da equipe de TI que irão integrar O Departamento de Tecnologia da Informação.

Tabela 1

Profissionais | Tarefa 1 | Tarefa 2 | Tarefa 3 | Tarefa 4 | Tarefa5 | Total de Horas |

A | 15 | 0 | 0 | 20 | 0 | 35 |

B | 0 | 15 | 10 | 0 | 15 | 40 |

C | 0 | 10 | 15 | 5 | 0 | 30 |

D | 0 | 20 | 15 | 0 | 10 | 45 |

TOTAL | | | | | | 150 |

Fonte: Gestor do Projeto |

A classificação referente aos profissionais citadas na tabela 1 é a seguinte:

A – Gestor do projeto;

B – Gestor Operacional 1;

C – Gestor Operacional 2;

D – Analista 1;

CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO DO PROJETO

A proposta de criação do Departamento de Tecnologia da Informação terá prazo para terminar em 30 de Junho de 2013.

Cronograma de execução.

Tabela 2

Mês | Mar | Abr | Mai | Jun |

Semana | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4

| 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 |

Tarefa 1 | | | | | | | | | | | | | | | | |

Tarefa 2 | | | | | | | | | | | | | | | | |

Tarefa 3 | | | | | | | | | | | | | | | | |

Tarefa 4 | | | | | | | | | | | | | | | | |

Tarefa 5 | | | | | | | | | | | | | | | | |

Tarefa 6 | | | | | | | | | | | | | | | | |

Finalização do Projeto | | | | | | | | | | | | | | | | |

Fonte: Gestor do Projeto

MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO DE RISCOS

Monitoramento

* Reuniões com a equipe do projeto para avalição das ações;

* Estudo do escopo;

* Estudo dos gráficos para acompanhamento da realização das tarefas;

* Análise de contratos antigos para detectar falhas na execução de tarefas;

* Controle de qualidade

* Reuniões com o departamento jurídico e de recursos humanos para estudar a viabilidade de implantação do projeto.

Controle de Riscos

* Desacordo com relação ao edital de concurso para vagas de tecnólogo nível superior e técnicos especialistas;

* Redução dos investimentos em novos equipamentos;

* Equipe despreparada para lidar com assuntos complexos;

* Ausência de licitações para aquisição de equipamentos de hardware e software para o departamento a ser criado e para atender a demanda por substituição.

FINALIZAÇÃO DO PROJETO

Reunião com todos os membros da equipe para análise de viabilidade do projeto e para discutir as falhas e acertos na execução do mesmo.