Gestão de documentos eletrônicos

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão electrónica de documentos é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos.

Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje, a capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, entre: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes empresas, o GED poderá ser aplicado para setores específicos (RH, Treinamento, Contabilidade, Marketing, Informática). Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Para concluir, quando uma empresa adota solução de GED , não é só ela que ganha, a sociedade inteira ganha com esse serviço, visto que a utilização de papel está entre as atividades que mais causa danos ao meio ambiente.

Custos e benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos - GED:

Com a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos em empresa os benefícios são inúmeros.

Precisão e rapidez na localização de documentos: com o sistema de organização e as ilimitadas possibilidades de indexação que o GED proporciona, a localização de documentos torna-se muito mais rápida e eficiente.

Redução de custos: com a redução de impressões e cópias desnecessárias, além de manter um ambiente mais organizado, os custos no investimento de insumos e no desgaste de hardware para esta finalidade serão reduzidos.

Mais espaço físico nos negócios: com a Gestão Eletrônica de Documentos o espaço físico antes destinado ao armazenamento de papéis poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o "core business" de seu negócio.

Automatização de processos documentais: com a Gestão Eletrônica de Documentos poderá focar nos negócios, visto que o GED propicia respostas rápidas e precisas minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.

Contribuir com o meio ambiente: A redução do fluxo de papel é uma ação sustentável, com isso sua organização automaticamente contribui com a preservação do meio ambiente.

Podemos citar outros benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos GED-Fator diferencial competitivo.

Absoluto controle dos processos de negócio.

Diminuição no tempo de tramitação dos documentos.

Eliminação dos riscos de extravios de documentos.

Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos departamentos.

Exemplo de uma empresa:

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

• A Leader possui soluções para informatizar os arquivos em papel da sua empresa, fornecendo serviços de digitalização de documentos, armazenamento de arquivos digitais de qualquer extensão (doc, xls, pdf, entre outros) e disponibilização de todos os arquivos na internet/intranet da empresa.

• Essa solução é oferecida para empresas e organizações que necessitam gerenciar, armazenar e disseminar informações e documentos internos ou externos, de forma prática, segura e econômica, por meio da catalogação e armazenagem (upload) de arquivos digitais.

• A gestão de arquivos físicos como documentos em papel, desenhos de engenharia, livros, CDs, fitas e outras mídias, possibilita a criação e gerenciamento de arquivos departamentais ou centrais, ativos ou inativos, de qualquer porte.

• Essa solução dispõe de um sistema com avançadas ferramentas para o cadastramento lógico e ordenado de documentos, imagens e arquivos digitais, que garantem a posterior realização de consultas e acesso às informações de forma rápida e precisa.

• As pesquisas podem ser realizadas de forma simples e ágil a partir de qualquer computador conectado à internet, visualizando todas as informações relacionadas ao assunto e sobre os locais de acondicionamento dos documentos originais.

BI - Business Intelligence

BI, ou business intelligence, é um conjunto de ferramentas que seleciona e organiza as informações de uma empresa ou negócio visando um melhor entendimento de seus processos, facilitando a tomada de decisões estratégicas.

BI se destina às empresas que, inseridas em um mundo competitivo, sabem que são necessários investimentos para que uma empresa possa crescer de forma consciente e estruturada.

• Comércio

• Indústrias

• Laboratórios

• Logística

• Prestação de serviços

• Produção de alimentos

• Construtoras

• Corretoras

• Bancos

Investir em BI significa investir em um sistema de organização de dados e relatórios gerenciais dinâmicos que possibilitarão rápida visualização do processo evolutivo da empres.

Uma solução de BI tem como objetivo fazer com que os dados de uma empresa se transformem em informações estratégicas para a tomada de decisões. Para isso, é necessário tornar o acesso às informações rápido, seguro e confiável.

O conceito de BI se presta justamente ao objetivo de auxiliar estas pessoas por meio do tratamento da base de dados existentes, de maneira a aprimorar o processo de tomada