Gestão documental

1. Definir o que é gestão documental?

É um processo essencial ao bom desempenho de uma empresa e um reflexo de sua organização interna que contribui decisivamente para atender as demandas da sociedade contemporânea por transparência nas ações de governo e acesso rápido as informações.

1. Identificar o período de intervenção de gestão documental no ciclo de vida dos documentos

Os períodos asseguram o cumprimento de todas as fases do documento: corrente, intermediaria e permanente.

1. Explicar o ciclo de vida dos documentos

1° idade corrente “Administrativo, fiscal e legal” os documentos estão vinculados a fins imediatos (documentos vigentes e frequentemente consultados.)

2°idade intermediaria, são documentos originários de final de vigência consultados com maior frequência pelo órgão publico.

3°idade permanente, documentos preservado em definitivo, pois são providos de valor secundário e histórico cultural.

1. Relacionar a tabela de temporalidade e o processo de avaliação de documentos de arquivo.

A tabela de temporalidade define prazo de guardas para os documentos em razão de seus valores administrativos, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico.

O processo de avaliação consiste em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numérica ou cronológica.

1. Apontar qual é etapa decisiva no processo de implementação de políticas de gestão documental.

É para garantir aos órgãos públicos e empresas privadas, o controle sobre as informações que são produzidas e recebidas de forma ágil para a guarda dos documentos.

1. Explicar porque a avaliação de documentos de arquivo é considerada uma tabela interdisciplinar.

Porque ao mesmo tempo em que ela a classifica também avalia, por exemplo, regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais, e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação.

1. Esclarecer qual é a base para realização de microfilmagem de documentos

A base para a realização da microfilmagem é: desmetalização processo no qual substitui os materiais metálicos oxidáveis por matérias de plásticos ou de metal não oxidável. A higienização deve ser feita com cuidados especiais utilizando equipamentos de proteção individual devido à fragilidade dos documentos. O acondicionamento onde os documentos textuais devem ser feito em caixas de arquivos polipropileno, em cada caixa deve conter apenas um conjunto de documentos do mesmo tipo.

1. Definir quando deve ser realizada a avaliação de documentos de arquivo.

A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numérica ou cronológica.