Logistica Eme Eventos

História

Os eventos tomaram formas a partir de 776 A.C na Grécia antiga, através dos jogos Olímpicos, pois considerando que evento é a reunião de um grupo de pessoas com finalidade de alcançar um objetivo, pode-se dizer que os eventos vêm desde primórdios homens da caverna, através do descobrimento do fogo.

Devido o grande crescimento, os eventos passaram a ser religiosos com grandes santuários.

Mercado de Eventos

Os eventos deixaram de ser apenas um encontro de pessoas para se divertir e passou a ser um grande processo mercadológico.

Hoje as maiores empresas do ramo farmacêutico, tecnológico, automobilístico e alimentação, os quatros segmentos principais fazem cerca de 270 mil eventos por ano, movimentando um total de R$ 1bilhão arrecadados em eventos e prestadores de serviços.

Segundo levantamento do ICCA (International Congress and Convention Association), divulgado em maio de 2013, o Brasil foi o país com o 5° maior crescimento na realização de eventos em 2012, na comparação em 2011. Com o resultado, o Brasil manteve a 7ª posição no ranking internacional da ICCA em 2012.

O momento é auspicioso para o setor de eventos brasileiro, que ingressou definitivamente da era do profissionalismo. E se por um lado isso traz grandes oportunidades de negócios, traz também uma grande responsabilidade. Afinal, alinhar-se entre os maiores do mundo, o Brasil obriga-se a seguir rigorosos padrões de qualidade e atender um público cada vez mais exigente.

O mercado de trabalho hoje exige que os prestadores de serviços tenham um contrato junto com as organizadoras dos eventos com finalidade de ambos terem segurança, tanto com a prestação do serviço por parte do prestador, como no recebimento por parte do organizador em caso do cancelamento do evento.

Muita das vezes o profissional de eventos está dentro de setores como marketing ou Relações públicas. Para que se possa exercem a função de um gestor de eventos deve-se dividir em grupos a sua logística.

Quando se realiza eventos é de suma importância ter pelo menos três fornecedores, na qual você possa distribuir seus serviços, sempre tendo como opção de preço e qualidade e nunca ficar a mercê apenas de uma empresa.

Pontos importantes:

• Publico: sempre ter definição do mesmo, usando os 5w.

• Turismo: eventos esta ligado nesta área, pois ao se programar um evento tem que planejar toda a estrutura turística do mesmo, como hotéis, meios de transporte, alimentação e lazer.

• Produto ou serviço: o que a empresa quer apresentar, qual o melhor evento para este produto ou serviço, estudar o produto.

• Comércio em eventos: Como trabalhar a venda dos produtos dentro de um evento.

• Calendário: Estudar para que o evento não se torne concorrente de outros eventos e assim possa dividir seu público, a data é um ponto importantíssimo.

Logística

1- Em primeiro lugar: deve-se definir o nome do evento.

2- Data de início e termino: todo evento deve ter começo, meio e fim, pois nós gestores de eventos iremos trabalhar com fornecedores.

3- Local do evento: em qual cidade, se comporta o evento ou não, vai ser no hotel, centro de convenções etc.

4- Perfil do evento: Workshop, feira, palestras.

5- Número de participantes: quantidade de pessoas no evento.

6- Segurança: o local deve fornecer toda estrutura de segurança tanto de patrimônio como de integridade física, alvarás, laudos, licenças.

7- Layout: deve conhecer o local, montar toda a estrutura para ver se a logística ira funcionar naquele local.

8- Protocolo, Cerimonial e Etiqueta: ter conhecimento, pois há eventos que tem esta exigência.

9- Home list: eventos que tenham necessidade de hospedagem, e quais quartos colocarem etc.

10- Equipamentos: sempre testar antes do evento começar e sempre ter um reserva ou fornecedor.

11- Execução: coordenar todo o staff, fornecer treinamento para as equipes que iram trabalhar. Monitorar todo o evento através de fotos, ou outro meio, porém deve ser feito no ato, nunca depois, para gerar um relatório de prestação de contas, tanto positivo como negativo.

12- Horário: o espaço é locado por tempo determinado, tem de haver monitoramento.

13- Imprevistos: estar preparado caso apareça.

14- Término: fazer toda parte de desmontagem de estruturas, pagamento de fornecedores, relatórios, momentos altos e baixos do evento, agradecimentos etc.

15- Pesquisa de satisfação: normalmente fornecido pelo prestador de serviços.

Nota-se que muitas são as pessoas que trabalharam em eventos ganha experiência e si declaram como profissional de eventos.

Através desta palestra pode-se desenvolver o olhar técnico de um gestor de eventos na sua totalidade, saindo da parte teórica e visualizando na prática do dia a dia.