OFICIAL DE COMUNICAÇÃO E ARQUIVO

ESCOLA TÉCNICA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ

CURSO SUPERIOR TECNÓLOGO EM GESTÃO PÚBLICA

COMUNICAÇÃO OFICIAL E ARQUIVÍSTICA

MARINGÁ

2008

COMUNICAÇÃO OFICIAL E ARQUIVÍSTICA

Atividade Supervisionada realizada sob a orientação das professoras Gláucia Cansian Lopes e Zélia Frieberger como requisito parcial de avaliação.

MARINGÁ

2008

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO........................................................................................................04

2. DESENVOLVIMENTO............................................................................................04

2.1 RECURSOS HUMANOS......................................................................................04

2.2 INSTALAÇÕES....................................................................................................04

2.3 RECURSOS MATERIAIS.....................................................................................05

2.4 MÉTODOS DE CLASSIFICAÇÃO E ARQUIVAMENTO.....................................06

3. CONCLUSÃO.........................................................................................................07

4. REFERÊNCIAS......................................................................................................08

1. INTRODUÇÃO

Neste documento será apresentada a implantação de um arquivo para a custódia de documentos elaborados no âmbito da Divisão de Segurança e Disciplina do Centro de Detenção Provisória de Maringá.

Esse trabalho levará em consideração os recursos humanos, as instalações, os recursos materiais e os métodos de classificação e arquivamento para a implantação deste arquivo.

Os documentos que serão arquivados são: atas das reuniões do conselho disciplinar, relatórios diários, comunicados de ocorrências disciplinares, declarações de presos, requerimentos e atestados.

2. DESENVOLVIMENTO

2.1 – Recursos Humanos

Necessita-se de dois funcionários para a implantação do arquivo, ambos com conhecimento pleno sobre todos os documentos que serão arquivados, inclusive produzindo alguns deles. Estes funcionários serão responsáveis pela manutenção, organização e pelas saídas e inclusões de documentos no arquivo, somente a limpeza não será realizada por eles, mas por um preso, responsável pela limpeza de toda a Divisão de Segurança e Disciplina. Os funcionários em questão serão comandados pelo responsável pela divisão, o Chefe de Segurança. Este, também, com conhecimento pleno em todos os documentos ali conservados.

2.2 – Instalações

A sala utilizada para a instalação deste arquivo possui 3 metros de comprimento por 2,5 metros de largura, porém, havendo a necessidade, é possível a sua expansão, pois nos fundos há uma sala de aproximadamente 3 metros quadrados, utilizada para depósito. A sala destinada ao arquivo é bem arejada e iluminada, porque há duas janelas em uma das laterais da sala, mas não são voltadas para o sol, deixando um clima agradável para as pessoas e também para os documentos.

Como o volume de documentos arquivados não será grande, a estrutura irá permitir uma fácil locomoção no interior da sala. Com relação à segurança, a sala possui dois extintores de incêndio, câmeras de vigilância e a chave da sala fica somente com o chefe da divisão.

2.3 – Recursos Materiais

O mobiliário do arquivo será composto de estantes de aço e de arquivos em aço de três gavetas. Já os acessórios serão compostos de: pastas suspensas, registradores A/Z e caixas arquivo em papelão.

Devido a não complexidade dos documentos, podemos montar nosso arquivo, somente, com estes materiais. A escolha dos arquivos em aço é devida a sua fácil utilização no arquivamento de pastas suspensas e as estantes em aço, também, são um modo muito simples e expansível de arquivamento de registradores A/Z e caixas arquivo.

Foi realizada uma licitação para a aquisição de tais materiais e o melhor custo/benefício foi escolhido, como demonstramos a seguir:

Pastas suspensas (cx. 50 un)........................................R$ 30,00

Registradores A/Z (un)......................................................R$ 9,50

Caixa arquivo papelão (un)...............................................R$ 0,75

Estante em