Política de gerenciamento de documentos

Uma situação bastante corriqueira na Diretoria de Ensino onde trabalho é o transtornos em se localizar e obter informações e/ou documentos. Além da grande quantidade de documentos existentes, a sua organização, geralmente, não está baseada em critérios arquivísticos, isso dificulta o acesso e torna o processo de busca e recuperação bastante moroso.

É importante, portanto, que os documentos que possuam valor para a instituição por razões administrativas ou históricas, sejam organizados e armazenados de modo que seu tempo de vida seja prolongado e a informação preservada em condições de ser acessada.

Para isso, no entanto, é imprescindível se pensar numa política de gestão de documentos que disponha de mecanismos para acompanhar o documento desde sua criação, indicando aqueles destinados à guarda permanente, a qual deve ser feita com base em critérios que permitam sua preservação. Dessa forma, pode-se melhorar o acesso e a recuperação de informação, na medida em que o volume de documentos será menor e poupar recursos financeiros e humanos.

Sobretudo nas escolas públicas, o desafio tem sido o de encontrar soluções para tornar o processo de armazenamento e recuperação desses documentos eficiente para administração no processo de tomada de decisão. Sabe-se que a produção documental é intensa e os recursos são escassos, então todo esforço no sentido de se pensar formas de melhorar tal processo e torná-lo mais eficiente, deve ser considerado.

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