Projeto De Intervenção

Elaboração de Projetos – Execução monitoramento e avaliação

Esse é o último post da série que desenvolvemos sobre Elaboração de Projetos e, embora trate dos temas da execução, monitoramento e avaliação de projetos, seu objetivo é fornecer ainda mais subsídios para a Elaboração e não tratar da Gestão de Projetos, como seu título pode sugerir.

Iniciamos nossa metodologia falando do Mapa de Elaboração de Projetos, uma forma visual de organizar as ideias e iniciar o processo mental necessário para torna-las factíveis, viáveis e atrativas. Depois tratamos da metodologia consagrada do 5W2H (O que? Por quê? Onde? Quando? Quem? Como? e Quanto custará?), dissecando suas partes e demonstrando a importância e a necessidade de se responder com clareza a essas perguntas para qualquer projeto que desejemos levar a cabo durante nossa vida. Ainda dentro desse grupo, abordamos as diferentes estratégias de financiamento e seu impacto no endereçamento dos projetos(investidores, patrocinadores, editais e crowdfunding).

Embora tenhamos desde o início afirmado que o Projeto é o produto da Etapa de Planejamento e o insumo da Etapa de Execução, somente no quarto post da série tratamos das metodologias de Planejamento. Momento em que abordamos a Metodologia da Árvore de Problemas e Árvore de Objetivos, demos dicas importantes para o Planejamento Estratégico e sobre a correta utilização da Matriz SWOT ou FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) para auxiliar a Elaboração de Projetos.

Nesse post trataremos de especificidades da Execução e Coordenação de Projetos, e da necessidade de se Planejar corretamente as ações utilizando ferramentas consagradas como EAP (Estrutura Analítica de Projetos), PERT ou CPM (Método do Caminho Crítico) e o Diagrama de Gantt. Demonstraremos a necessidade do monitoramento constante do andamento do projeto em ao menos 4 de suas dimensões (metas, escopo, tempo e custo) e seu elevado grau de interconectividade, bem como a necessidade de revisão constante do Planejamento através do ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act – Planejar, Executar, Monitorar e Agir).

Finalizaremos o post e a série falando da importância da avaliação de projetos pelos conceitos consagrados da Eficiência, Eficácia, Efetividade e esperamos de alguma forma ter contribuído para o aperfeiçoamento das habilidades e competências necessárias para que vocês possam transformar suas ideias em realidade.

Execução e Coordenação

A execução de Projetos está associada à capacidade coordenação[1] do gestor sobre os recursos de um projeto (recursos técnicos, materiais, humanos e financeiros) no sentido de direcioná-los ao cumprimento das Metas e Objetivos do projeto.

O ato de coordenar as ações e fazê-las ocorrer no tempo certo, no lugar correto, usando os recursos necessários é o principal trabalho de um gestor ou coordenador de projetos e essa função será tão complexa, quanto à complexidade do projeto que ele está gerindo. Saber de antemão o que deve ser feito, quando deve ser feito, quem fará, quanto custará é necessário para que se possa medir e avaliar o andamento de um projeto e auxiliar o gestor na coordenação dos recursos. Sem saber o que deveria ocorrer, quando e onde não é possível dizer se há algo errado ou não com o andamento do projeto. Não é possível avaliar, nem aprender com os erros, pois se não há uma referência, torna-se impossível comparar o previsto com o realizado.

Organizar o Projeto em Etapas, fases e ações contribui para se detalhar as atividades e permite ordená-las, priorizá-las e inter-relacioná-las. É preciso definir o que deve ser feito ao mesmo tempo, o que precisa ser concluído em determinado prazo, o que precisa de prazos legais ou técnicos para ser concluído, bem como o que não deve ser iniciado antes da conclusão de determinada fase e assim por diante. Para auxiliar as pessoas nesse Planejamento, softwares de gestão que facilitam a construção do WBS ou EAP, do PERT ou CPM e do Diagrama de Gantt são ferramentas úteis e necessárias, conforme aumenta a complexidade de um projeto.

Úteis para o planejamento, monitoramento e execução de projetos e devem ser adotadas sempre que possível e que a complexidade do projeto solicitar. Pensando no ciclo PDCA, será ainda relevante atualizar sempre o Planejamento usando essas ferramentas, especialmente o Gantt, pois ele permite visualizar impactos positivos e negativos nos prazos e custos do projeto com relativa margem de tempo, o que possibilita o ajuste precoce dos desvios e aumenta as chances do cumprimento dos prazos e do uso correto dos recursos alocados.

Monitoramento

O PMBOK, o livro de boas práticas em gestão de projetos do PMI demonstra a importância da gestão de 9 áreas de conhecimento em projetos: Integração, Custos, Escopo, Tempo, Comunicação, Aquisições, Recursos Humanos, Qualidade e Riscos do Projeto. Aqui vamos tratar do monitoramento de apenas 4 dimensões expressas pelo acompanhamento das Metas, do Escopo, do Tempo e Custos do Projeto.

São dimensões bastante interconectadas e contribuem para que o gestor mantenha o controle de um Projeto e precisam ser acompanhadas e comparadas o tempo todo. Não é possível monitorar Metas, se não há Metas claras, indicadores definidos e meios de verificação determinados. O mesmo vale para as outras 3 dimensões.

Dimensões do Projeto Indicadores Meios de Verificação

Metas Definidos caso-a-caso A definir

Escopo Previsto/Realizado EAP,