Secretariado

-=[ SECRETARIADO ]=-

1.1 - USO ADEQUADO DO TELEFONE

Seguem alguns procedimentos que garante a eficácia do uso do telefone:

Atenda após o primeiro toque. O barulho do telefone tocando irrita você e quem ligou.

Evite o “alô”. Diga o nome da empresa ou do seu departamento (se a ligação já passou pela telefonista) e o seu. Você pode acrescentar um “bom dia” ou “boa tarde”. Soa simpático e profissional.

Se a ligação não for para você, passe-a para outra pessoa desejada. Evite retornar a ligação para a telefonista.

Ao sair do local de trabalho, informe à telefonista onde estará.

Ao telefonar, tenha à mão todos os dados necessários para a conversa.

Ao falar com a pessoa desejada, apresente-se e seja gentil. Lembre-se que ela pode estar ocupada.

Se o telefone ou o ramal para o qual você ligou não atender, desista após o terceiro toque e ligue mais tarde. Três toques são suficientes para provar que seu interlocutor não está disponível.

Se a sua ligação não estiver hora marcada, opte por fazê-la de manhã. Nesse período os telefones estão menos ocupados e as pessoas mais disponíveis.

Se o ramal da pessoa que você deseja falar estiver ocupado, não aguarde na linha. Deixe recado ou peça para lhe chamar mais tarde.

Durante o diálogo, evite deixar seu interlocutor esperando. Caso você esteja procurando uma informação, retorne ao fone e avise-o do que está acontecendo. Ao telefone, três minutos são uma eternidade. Se for levar mais do que isso, desligue e retorne o telefonema mais tarde.

Seja gentil, mas sem exageros. Use expressões do tipo “pois não” e “obrigado”. Evite intimidades como “bem” e “querida”.

Demonstre conhecer sua empresa. Evite “tirar o corpo fora” com expressões do tipo “isso não é comigo”. Dizer “vou consultar” tem um significado muito diferente de “não sei”.

Ao descrever objetos, use analogia, que facilitam a visualização.

Dê a devida importância à anotações e transmissão de recados. Repita os dados mais importantes, passe-os assim que possível à pessoa certa e confirme se houver retorno.

O atendente deve:

• Ter um grupo de frases – chave, para o chefe agressivo: “Possivelmente me enganei” e “Vou verificar”.

• Em dúvida : “Francamente não sei” e “Desculpe, poderia esclarecer?” .

• Para colegas e subordinados: “Preciso muito de sua ajuda”, acrescido de “por favor” e “muito obrigado”.

• Em situações conflitantes: “Sei como o Sr. se sente”.

• No caso de problemas de relacionamento com o chefe e colegas: “Eu o admiro muito”, “Gostaria de conversar com o Sr. ou Você, quando for possível”.

• Sobre planejamento: “Quais são minhas prioridades agora, hoje e amanhã?”.

1.2 - NOÇÕES DE ARQUIVO

ARQUIVO

“Arquivo é toda coleção de documentos classificados, conservados em determinada ordem, permitindo a utilização, tanto imediata quanto futura”.

O arquivo é a memória da empresa, a principal fonte de consulta sobre a sua história. É por esse motivo que os documentos de uma empresa não podem ser destruídos em desviados. Devem ser bem guardados, de modo que se possa localizar rapidamente qualquer informação.

TIPOS DE ARQUIVOS

Quanto à Consulta:

a) Arquivo Ativo – é o arquivo onde são guardados documentos que estão sendo processados, isto é, de uso freqüente.

b) Arquivo Semi-Ativo – é o arquivo onde são guardados os documentos já processados, que são menos usados.

c) Arquivo Inativo – é o arquivo de documentos pouco usados ou consultados que, por lei, devem ficar guardados durante certo período de tempo.

Quanto à Localização:

a) Arquivo Centralizado – é o local onde se recebe a documentação de toda a empresa.

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Depto. de Arquivo

ARQUIVO

Inativo

Diretoria

Ativo

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Vendas e Compras

Ativo

Gerência

Ativo

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Depto Pessoal

Ativo

Depto Financeiro

Ativo

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b) Arquivo Descentralizado – quando cada departamento ou seção tem seu próprio arquivo.

Divisão de Treinamento

Semi - Ativo Ativo [][][][][][][][][] [][][][][][][]

Semi – Ativo Ativo

Diretoria

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Vendas e Compras

Ativo

Gerência

Ativo Semi -Ativo

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Depto Pessoal

Ativo - Ativo Ativo

Contabilidade

Ativo Semi-Ativo

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b) Arquivo Misto – é quando os arquivos centralizados e descentralizados estão presentes na mesma empresa.

Exemplo: A Empresa “Casca de Pão” tem dez departamentos. Oito deles enviam documentação para o arquivo centralizado. A documentação dos outros dois departamentos – Pessoal e Diretoria, por motivo de sigilo, permanece arquivada na própria seção.

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Depto de Arquivo []

ARQUIVO []

Inativo []

Diretoria

Ativo

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Vendas e Compras

Ativo

Gerência

Ativo

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Depto Pessoal

Ativo

Depto Financeiro

Ativo

[][][][][][][][][][][][] [][][][][][][][][][][][]

Obs: Atualmente, como estratégia para economia de espaço, muitas empresas usam a microfilmagem – processo fotográfico de redução de documentos. Procuram, também, informatize seus arquivos.

EQUIPAMENTOS

Equipamento próprio para arquivo: é o móvel onde os documentos ficam arquivados.

Entre os mais usuais, temos:

a) Arquivo Vertical Frontal: armário de aço, no qual os documentos são dispostos uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista.

b) Arquivo Vertical Lateral – armário, no qual os documentos são dispostos uns ao lado dos outros, coma parte lateral voltada para o arquivista.

c) Arquivo Rotativo ou Giratório – armário de aço no qual os documentos são dispostos lateralmente, colocados em bandejas com regulagem própria, em torno de um eixo.

d) Fichário Portátil – é um arquivo próprio para fichas de informação índice, cheques, etc.

e) Fichário Horizontal ou Kardex – é um equipamento onde as fichas são arquivadas umas sobre as outras.

f) Fichário Rotativo – é um equipamento no qual as fichas são arquivadas em bandejas removíveis, permitindo que varias pessoas o consulte ao mesmo tempo.

g) Fichário Automático – é um equipamento dividido em varias bandejas, sendo o seu manuseio automático.

ACESSÓRIOS

Acessório é o material suplementar, que completa o equipamento. Qualquer material acessório deve ser escolhido em função dos documentos e do equipamento a ser utilizado.

Materiais acessórios comumente usados:

a) Pastas – destinam-se a proteger e colecionar documentos e são feitas de cartolina ou cartão.

b) Projeções – são visores formados por 3 peças: parte metálica, tira de inserção e plástico protetor, onde vão as anotações referente aos documentos. Servem para separar os assuntos ou documentos dentro do arquivo, nas pastas. Elas se encaixam nos braços das pastas em 5 posições, permitindo um ordenamento mais eficiente.

c) Guias – são fichas com saliência superior, onde se escreve a especificação correspondente ao documento.

d) Caixa – Arquivo – é uma caixa de papelão ondulado e desmontável para guardar documentos do arquivo inativo, de preferência.

Obs: Nas pastas e fichários, os documentos podem ser organizados, de duas maneiras ou métodos:

• Método Alfabético – seguindo a ordem das letras do alfabeto ;

• Método Numérico – seguindo a ordem crescente dos números;

Com certeza, no seu dia a dia, você devera prestar auxilio no trabalho de arquivamento de documentos.

Para isso, são necessários alguns cuidados especiais:

• Retirar as pastas ou fichas das gavetas pelas lados, nunca pela projeção.

• Consertar, com fita mágica, os documentos rasgados ou estragados, antes de arquiva-los.

• Carimbar os documentos, se necessário, na sua parte direita superior, na frente do documento, ou no verso, na margem esquerda inferior.

• Umedecer os dedos em esponjas d’água, no manuseio dos papéis.

• Evitar acúmulo de documentos nas pastas; informar à secretária esse fato, para as devidas providências.

• Abrir as gavetas uma por vez e fecha-las, tão logo terminem as buscas ou o arquivamento.

• Não deixar documentos ou pastas sobre arquivos.

• Revestir as folhas soltas, com plásticos apropriados.

• Manter trancados os arquivos.

TÉCNICAS DE ARQUIVAR

MÉTODO PARA ARQUIVAMENTO

Existem vários métodos de arquivamento de papéis e fichas, porém explicaremos os métodos de base numérica e de base alfabética, que vocês encontrarão com maior freqüência nas empresas:

MÉTODO ALFABÉTICO

É o sistema mais simples, fácil, lógico e prático, porque obedecendo a ordem alfabética pode-se logo imaginar que não apresentará grandes dificuldades nem para a execução do trabalho de arquivamento, nem para a procura do documento desejado, pois a consulta é direta. Para arquivar alfabeticamente, consideramos palavra por palavra, alfabetando letra por letra, até o final de cada palavra.

Deve-se inverter o nome, colocando-se primeiramente o último sobrenome, depois o prenome. Caso haja igualdade do último sobrenome e do presente, considerando-se o sobrenome que segue ao prenome.

Ver no exemplo, a ordem das pastas do correspondente “Antônio Braga Corrêa”

Assim: Cardoso, Antônio

Corrêa, Antônio Alvarenga

Corrêa, Antônio Braga

Costa, Aldo Pereira da

Costa, Álvaro Henrique Pereira da

Costa, Auro

Ainda que o nome de uma firma seja iniciado por um nome próprio, não se deve alterar a ordem do nome da firma.

Assim: “João Corrêa & Cia.”, arquiva-se na letra J , alfabeticamente.

“Luiz Alves Brandão & Cia.”, arquiva-se na letra L.

As abreviaturas devem ser consideradas por extenso, sempre que for possível saber o que significam.

Assim: “São Paulo Futebol Clube” arquiva-se em “São Paulo Futebol Clube”,

“Mc Donald” , arquiva-se em “Mc Donald”

Título, pronome de tratamento, etc. não devem ser considerados no arquivamento, devem vir escritos entre parênteses, depois do nome.

Assim: Alvarenga, Álvaro de (Ministro)

Camargo, Pedro (Dr.)

MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES

Consiste em numerar as pastas pela ordem da entrada do correspondente ou assunto, sem nenhuma consideração à ordem alfabética dos mesmos, dispensando assim qualquer planejamento anterior do arquivo.

Devemos ter um registro (índices) em fichas ou em livro, para sabermos qual o último número preenchido e assim destinaremos o número seguinte a qualquer novo cliente que seja registrado e se desejarmos cancelar um correspondente e usar o seu número para outro, a troca se torna mais simples. (anotar à lápis para facilitar a troca).

É muito interessante marcar em cada documento guardado, na margem superior, à direita, o número da respectiva pasta e, separado por um traço, o número que o documento deve receber dentro da pasta, por ordem de entrada. Isto facilita o rearquivamento e evita extravio.

Assim: 20 – 7 ( 20 é o número da pasta e 7 significa ser ele o 7.º documento da pasta).

Algumas empresas acham interessante separar os diversos gêneros de documentos enviados pelos correspondentes, em lugar de arquivar tudo o que procede de determinado correspondente, no mesmo lugar. Esta separação poderá ser alfabéticas ou numéricas, por exemplo:

Pedidos 1 ou A

Correspondência 2 ou B

Contratos 3 ou C

Desenhos 4 ou D

Catálogos 5 ou E

Requisições 6 ou F

Digamos que do cliente Antônio Silva, que recebeu em nosso arquivo o n.º 25, tivéssemos “correspondência” e “catálogos”; faríamos duas pastas; uma para o assunto B e outra para o assunto E, e nas projeções das respectivas pastas teríamos as seguintes anotações: B – 25 e E – 25

Outra solução para separar os gêneros dos diversos correspondentes será arquivar pelo número de cada correspondente e depois fazer uma subdivisão para cada gênero. Tomando o exemplo dado, teríamos o Sr. Antônio Silva com o número 25.5 para os catálogos e 25.1 para os pedidos. Um ponto ou um traço separaria o número do correspondente, do número do gênero.

1.3 - NORMAS PARA A REDAÇÃO DA CARTA COMERCIAL

A carta comercial não é só um instrumento de comunicação de que se valem as empresas ou pessoas no relacionamento comercial, é também a imagem de quem ela representa. Por isso, não basta que transmita um conteúdo, mas que o faça de maneira que impressione bem. Para tanto é necessário haver boa apresentação que cause, ao primeiro contato, uma impressão de ordem, organização e competência.

A simplicidade não deve tender ao genérico. Aquilatamos o conhecimento de alguém a respeito de um assunto pela capacidade de empregar vocabulário específico que proporcione maior precisão. Nas empresas tempo é dinheiro. Tempo de quem redige e de quem lê. A carta tem de ser, portanto, bastante concisa, isto é, deve Ter a informação completa com o menor número de palavras, sem se alongar em introduções ou encerramentos já em desuso há muito tempo

Como é um relacionamento meramente comercial, o texto tem que ser impessoal, mas impessoalidade com cortesia. É um documento que não pode comprometer o conceito de que goza a firma.

CLASSIFICAÇÃO

Após receber a correspondência a secretária prepara-a (sublinha o assunto mais importante), de tal forma que o seu executivo ou outra pessoa possa lê-la rapidamente, em geral a classificação é feita separando-se cartas, publicidade e revistas e/ou jornais.

Cartas confidenciais, particulares ou pessoais devem ser entregues fechadas ao destinatário. Quando o cabeçalho de uma carta consta o endereço do emitente, o endereço do envelope deve ser datilografado na carta. Exige-se cuidados especiais quando a correspondência deve ser lida por mais de uma pessoa. Ao arquiva-la verifique se foi rubricada por todos que deveriam lê-la.

INTRODUÇÃO COMUM

As introduções devem ser criadas e sempre estimular o receptor a continuar a leitura da carta. Quando se sentir ofuscada, é possível, desde que feitas as adaptações necessárias, usar uma das seguintes fórmulas:

• Participamo-lhe que ...

• Desejamos cientifica-los de que ...

• Comunicamos a V. S.a. que ...

• Levamos ao conhecimento de V. S.a. que ...

• Estamos levando ao conhecimento de V. S.a. que ...

• Com relação aos termos de sua carta de ...

• Atendendo às solicitações constantes de sua carta ...

• Solicitamos a V. S.a. a especial fineza de ...

• Com referências à carta de V. S.a. de ...

• Em vista do anúncio publicado no ...

FECHOS DE CORTESIA

É constituído pelo último parágrafo da correspondência; os mais comuns são:

• Com elevada consideração, subscrevo-me.

• Com elevada estima, subscrevo-me.

• Cordiais saudações.

• Subscrevo-me, atenciosamente.

• Apreciaremos sua pronta resposta ao que nesta solicitamos.

• Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos.

• Cordialmente.

PRONOMES DE TRATAMENTO

Segundo a gramática, são denominados pronomes de tratamento certas palavras ou expressões que valem por pronomes pessoais, como:

• Você Senhor Vossa Excelência Sua Senhoria

É necessário, para bem redigir uma correspondência, conhecer as seguintes formas de tratamento:

ABREVIATURA TRATAMENTO USADO PARA

V. A.. Vossa Alteza Arquiduques, cardeais, Príncipes e Princesas.

V. Ema. Vossa Eminência Cardeais.

V. Ex.a. Vossa Excelência Altas autoridades do Governo e das Forças Armadas.

V. Maga. Vossa Magnificência Reitores de Universidades, Bispos e Arcebispos.

V. Rev.ma. Vossa Reverendíssima Sacerdotes em geral.

V. S. Vossa Santidade Papa.

V. S.a. Vossa Senhoria Funcionário Público, pessoas de cerimônia.

V. M. Vossa Majestade Reis e Rainhas.

Vossa Senhoria é o tratamento adequado quando não se pode usar Vossa Excelência, ou seja, a correspondência não é dirigida às pessoas citadas acima.

ALGUMAS NORMAS IMPORTANTES

CABEÇALHO, CAIXA POSTAL e NÚMEROS TELEFÔNICOS

• O cabeçalho ou timbre são necessários e devem ser esteticamente elaborados. São os dizeres impressos na folha ou datilografados logo no início de uma correspondência. Entende-se por cabeçalho o conjunto: data, endereço e invocação.

• Não se deve escrever o nome da cidade abreviadamente. Evite: S. Paulo – R. de Janeiro- P. Alegre. Prefira: São Paulo – Rio de Janeiro – Porto Alegre.

• Coloca-se sobre o nome de quem assina, o cargo ou função que ocupa na empresa ou repartição. Não se usa fazer um traço para assinatura.

• Os números de Caixa Postal não levam ponto quando superior a 1000, e quando se faz uso da mesma, não se deve colocar o endereço completo.

• Os números telefônicos têm o prefixo separado por um hífen (-), e coloca-se entre parênteses o código DDD. Exemplo: Telefone: [phone].

INVOCAÇÃO

A invocação deve corresponder a realidade. Recomenda-se evitar os “muito digníssimo, prezadíssimo, respeitabilíssimo, caríssimo” e outros. A invocação deverá sempre ser seguida de dois pontos (:).

A criatividade recomenda que em vez de “Prezado Senhor” se use alguma outra forma como: Senhor Diretor: – Prezado Professor: - Prezado Cliente: - Senhores: - Caro Cliente: .

ALGARISMOS CARDINAIS

Usa-se o ponto (.) numa seqüência, numa divisão numerada. É antiestético usar hífen ou traços depois de números cardinais.

Evite: 1- 1) 1-

Prefira: 1.

ALGARISMOS ORDINAIS

Usam-se parênteses de fechar numa divisão seqüencial em que são utilizados algarismos ordinais.

1º) 2º) 3º)

ALGARISMOS ROMANOS

Numa divisão seqüencial em que são utilizados algarismos romanos, usam-se o traço ou hífen.

I - II - IV -

DATAS

• A data deve ser colocada três linhas abaixo do cabeçalho.

• Quanto ao ano, jamais serão usados dois algarismos: 04 para indicar 2.004.

• Coloca-se ponto final após o último algarismo da data.

• A data é de fundamental importância numa carta, pois nela constam o nome da cidade, dia, mês e ano.

• Os dias do mês não são precedidos de zero: 3 de janeiro.

• O nome do mês é escrito por extenso e com inicial minúscula.

• Após a data coloca-se ponto.

ENVELOPE

Coloca-se no envelope:

• Forma de tratamento: Ex.mo.; Il.mo.; Sr. (podem ser dispensadas).

• Nome do destinatário.

• Cargo ou função ou função do destinatário.

• Rua e número ou caixa postal.

• Cidade.

• Vila ou bairro.

• Estado ou território.

• CEP.

• Use espaço duplo na datilografia.

• A linha do CEP deve ser destacada do endereço, com espaço maior à linha anterior.

MODELO DE ENVELOPE

TÔ QUASE FALIDO LTDA

Rua Buraco do Porco, 171 – Saúde CEP 04333-001 – S.Paulo - SP

Sr.

Antonio Souza

Indústria de Roupas Bela Vista

Rua Perdizes, 380 – Centro

CEP. 03089-022 – S. Paulo - SP

COMO DOBRAR AS CARTAS

Há duas maneiras de dobrar cartas:

1ª) Cartas tamanho ofício em envelope compridos, dobre-as em três. Este método de dobrar aplica-se a cartas tamanho ofício ou a outros formatos de papel, quando o comprimento for maior que a largura, ou o tamanho do envelope não permitir outro tipo de dobra.

Dobragem de envelope comprido.

Dobragem em ziguezague

2ª) Cartas em envelopes quadrados: dobre-as ao meio, duas vezes seguidas.

1.4 - CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL

Correspondência Comercial é a circulação de papéis próprios ao comércio e à indústria, para criar ou manter transações.

CABEÇALHO

Inicia-se a carta com a data, precedida do local de origem, escritos à esquerda do papel. À direita, três ou cinco espaços abaixo, conforme o tamanho da carta, seguem o nome da firma destinatária, antecedido dos tratamentos Il.mo., Sr., Ilmos., Srs. ou simplesmente A. Na linha seguinte, coloca-se o endereço completo: rua, número, apartamento etc. Logo abaixo a cidade e estado. A seguir, a saudação.

São Paulo, 15 de fevereiro de 2005.

Il.mo Sr.

Elton John

DD. professor de português do I.E.C.S.

Rua Xavier de Toledo, 200 – 5º andar - CEP. 12345-001

CAPITAL

Prezados Senhores:

Aqui se inicia a carta com 10 espaços de parágrafos...

O fecho deverá ser bem simples, apenas

Cordialmente,

ESTILOS DE CARTAS COMERCIAIS

ESTILO SEMIBLOCO

Varia a estética, ou seja, a distribuição em torno do papel conforme a empresa. Algumas exigem que se coloque à esquerda o destinatário, a saudação inicial (invocação), texto da carta, iniciais do redator e datilógrafo, e estabelecem como colocar a data e a assinatura com término na margem direita ou quase rente a ela. Recomendam ainda que os parágrafos iniciem a partir de dez toques do início da margem esquerda. Este estilo é denominado semibloco.

Você, ao datilografar, deve tomar cuidado com o espacejamento, pois ela tem grande efeito sobre o receptor e proporcionar boa aparência à carta. Se o texto for breve, aumente as margens da direita e esquerda, de modo que o conteúdo sobressaia dentro da página. Se o conteúdo ultrapassar mais de uma página, repita logo no início da Segunda folha o cabeçalho, e não se deve usar papel timbrado na Segunda folha.

ESTILO BLOCO

Outra forma de dispor os elementos de uma carta é colocar a data e a assinatura a direita do papel, iniciando-se parágrafos na margem esquerda, sem dar nenhum espaço. A margem direita não é rigorosamente exigida. Para facilitar a leitura pode-se deixar um espaço maior entre um e outro parágrafo.

ESTILO BLOCO COMPACTO OU CHEIO

Seguindo um terceiro estilo, data, destinatário, invocação e assinatura, são colocados juntos à margem esquerda, ou seja, todos os elementos começam na margem esquerda. A margem direita fica livre, mas isto não significa datilografar até o fim do papel.

MODELO DE CARTAS

CARTA CANDIDATANDO-SE À VAGA

São Paulo, 10 de janeiro de 1.998.

Depto. Pessoal

Elétrica Lampião Ltda.

Av. da Penha, 25

S.Paulo – SP - CEP.04333-010

Ref.: Preenchimento de vaga - Cargo de Secretária Executiva

Prezados Senhores:

Ofereço-me para preencher a vaga de secretária executiva anunciada pelos senhores. Possuo todos os requisitos necessários ao cargo: experiência de cinco anos em empresa do ramo, redação própria, conhecimento de língua inglesa, ótima datilografia e experiência em relações públicas.

Envio em anexo meu curriculum vitae e uma carta de apresentação emitida pela empresa SOFT SOFT Ltda, da qual fui funcionária durante quatro anos.

Agradeço a atenção e aguardo contato dos senhores para entrevista.

Atenciosamente,

Sílvia Montesuma

Rua dos Astecas, 300

Bela Vista – Cep 02408-000

Telefone: 577-2428

CARTA DE REFERÊNCIAS PESSOAIS

SOFT SOFT LTDA. - Artigos Eletrodomésticos

C.G.C. 33.446.574/0001-22

Av.Ataliba Leonel, 391 – V.Madalena - CEP 04322-000 – S.Paulo-SP

Tel.: [phone]

São Paulo, 10 de janeiro de 1.998.

Depto. de Pessoal

Elétrica Lampião Ltda

Ref.: Apresentação e Referências

Prezados Senhores:

Temos o prazer de apresentar-lhes a Srta. Silvia Montezuma, portadora da carteira profissional nº 50.380, série 302 ª . A Srta. Silvia foi secretária de nossa diretoria durante quatro anos (de 25 de novembro de 1.991 a 12 de novembro de 1.995), deixando a empresa por sua livre e espontânea vontade. Sempre desempenhou corretamente suas funções como profissional de ótimo nível e pessoa de caráter irrepreensível.

Caso ela seja admitida em seu quadro de funcionários, gostaríamos de felicitá-los pela escolha de mais uma profissional competente que, temos certeza, contribuirá para o progresso da empresa.

Cordialmente,

Mário Picchu

Gerente

CARTA DE COBRANÇA

SOFT SOFT LTDA. - Artigos Eletrodomésticos

C.G.C. 33.446.574/0001-22

Av.Ataliba Leonel, 391 - Vila Madalena - CEP 04322-000 - São Paulo-SP

Tel.: [phone]

São Paulo, 10 de janeiro de 1.998.

Antônio Castro

Diretor do Depto. Financeiro

Aldalumi Cabos Elétricos Ltda.

Ref.: Segundo Aviso de Cobrança

Prezado Senhor:

Já nos comunicamos com o senhor, chamando a atenção para o não pagamento da duplicata nº 57233, no valor de R$ 874,00 (oitocentos e setenta e quatro reais), vencida em 10 de setembro deste ano.

Como nenhuma providência foi tomada de sua parte, seremos obrigados a encaminhar o documento ao 38º Cartório de Protesto de Títulos dentro de dez dias.

Esperamos que o problema seja resolvido ainda dentro desse prazo, para evitar maiores transtornos.

Cordialmente,

Silvio Silvano

Gerente do Depto. de Cobrança

1.5 - REDAÇÃO TÉCNICA

ATA

É o registro do desenvolvimento de uma reunião , assembléia ou sessão. Os assuntos são lançados em ordem cronológicas. É redigida no pretérito perfeito do indicativo. Os numerais são escritos por extenso.

A ATA tem um só parágrafo, escrevendo-se tudo seguidamente, com inutilização por barras dos espaços em branco nos finais de linhas. Não pode haver rasuras: qualquer emenda na lavratura deve ser feita com uso de expressões como “digo”, “ou melhor”, “aliás”. Se o erro for notado após a redação, a correção é precedida da fórmula “em tempo”. Se houver retificação a ser feita após a discussão na reunião seguinte, deverá ser consignada na ATA da reunião em que se discutiu na anterior.

A assinatura, conforme o caso, é feita só pelo presidente e secretário ou também pelos demais participantes da reunião. As ATAS são lavradas em livros próprios, autenticados, com as páginas rubricadas por quem redigiu os “termos de abertura e de encerramento”. As margens são delineadas com clareza por limitarem com exatidão o texto. Se houver cópias em folhas soltas, serão datilografadas em papel tamanho ofício, rubricadas e assinadas pelo presidente e pelo secretário.

A ATA consta de:

• Título.

• Introdução: quando, onde, quem presidiu, secretariou e dela participou.

• Contexto: leitura e aprovação da ATA anterior, a ordem do dia, resoluções e outros assuntos.

• Local e data.

• Assinaturas

MODELO DE ATA

Aos dez dias do mês de janeiro do ano de mil novecentos e noventa e oito, às quinze horas, no Salão de Festas do Instituto de Educação “João Caetano”, à Rua Tobias Barretos, número trezentos e quarenta e dois, realizou-se a sétima reunião do Grêmio Estudantil “Rui Barbosa”, sob a presidência do aluno Francisco Ferreti, estando presentes os seguintes associados: Mário Pires, João Bariloche, Jenilson Prado, Maria da Cunha, Alfredo Mariano, Pedro Pinto Parmênides, Ziraldo Keller, Manuel Marcondes e Persival da Fonseca. Lida pelo Secretário a ATA da reunião anterior, foi ela aprovada por unanimidade. O Presidente expôs o principal objetivo da reunião: socorrer os desabrigados das últimas enchentes que no momento, estavam alojados nas dependências da Igreja Matriz, aguardando a transferência para um local mais adequado. Vários alunos tomaram a palavra insistindo na necessidade de nossa participação. O terceiranista Manuel Marcondes propôs que cada associado levasse, até às dezoito horas, um donativo em espécie, mormente alimentados e agasalhados, à Igreja. Propôs também que conclamássemos todos os outros alunos a que fizessem o mesmo. A proposta foi aprovada por aclamação. Encerrando a reunião, o Presidente pediu que passássemos imediatamente à ação. Nada mais havendo a tratar, eu, Persival da Fonseca, Secretário, lavrei a presente ATA que, lida e achada conforme, vai por todos os presentes assinada.

Persival da Fonseca -

João Bariloche –

Maria da Cunha –

PROCURAÇÃO

É um documento pelo qual alguém dá legalmente a outra pessoa poderes para tratar de negócios ou agir em seu nome. É o instrumento do mandato.

Pode ser por instrumento particular (redigida de próprio punho pelo mandante, com reconhecimento da firma e das letra ou datilografada com reconhecimento da firma), por instrumento público (lavrada por tabelião em livro de notas e da qual se fornece translado). A procuração é passada pelo mandante, constituinte ou outorgante para o mandatário, este transfere o mandato, diz que se substabelece a outrem, isto é, ao substabelecido. O substabelecimento pode ser com ou sem reserva de direitos parcial ou total. Com reserva, o procurador continua com iguais poderes.

Lavra-se a procuração em papel ofício. Inicia-se com a identificação do outorgante e depois do outorgado. Em seguida, vem a especificação dos poderes. A localidade, a data e assinatura estarão abaixo do texto.

PROCURAÇÃO

Pelo presente instrumento particular de procuração, JOSÉ SILVA SANTOS, com Cédula de Identidade RG n.º 999.666 (SSP/SP), brasileiro, solteiro, estudante, residente e domiciliado em São Paulo, à Rua Direita, 545, aluno da Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, sob o n.º 333.333, nomeia e constitui seu bastante procurador o Sr. MANUEL ALVES, com Cédula de Identidade RG n.º 222.333. (SSP – SP), brasileiro, solteiro, estudante, residente e domiciliado em São Paulo à Av. Liberdade, 43, para fim especial de realizar a matrícula do outorgante na Escola Politécnica da Universidade de São Paulo no primeiro semestre letivo de 2.004, podendo o outorgado assinar todos os atos que se tornem necessários ao bom e fiel cumprimento do presente mandato assim como substabelecer.

São Paulo, 05 maio de 2004.

____________________________

José Silva Santos

RELATÓRIO

O relatório é a exposição pormenorizada sobre atividades, pesquisas, investigações, serviços, fatos observados. Deve ser escrito em linguagem clara e precisa. Para ser possível um bom relatório, é preciso que sejam anotadas as observações à medida que ocorrerem. O relatório compreende os seguintes elementos:

• Identificação: de autores, título do trabalho, entidade para a qual se faz o relatório, data.

• Introdução: em que se indica o motivo, os objetivos, métodos utilizados, período de realização.

• Corpo: apresentação dos fatos na ordem em que se sucederam.

• Encerramento: conclusões, sugestões, planos.

• Fecho: local, data, assinatura.

O relatório pode ter gráficos e tabelas em anexo. O relatório não deve deixar de responder às perguntas: Quem? O quê? Onde? Quando? Por quê? Quanto tempo? Como?

Todos esclarecimentos que possam ser úteis devem ser prestados. Para interpretação perfeita de um relatório, é necessário que sejam mencionados os fatos que interferiram, quer auxiliando, quer prejudicando o desenvolvimento das atividades. As conclusões devem ser logicamente decorrentes das observações feitas, e as sugestões precisam ser solidamente justificadas.

Se as informações forem indiretas, não deixe de citar as fontes para ressalvar sua responsabilidade. Não é nem preciso insistir em que a linguagem empregada deve ser correta.

MEMORANDO

• Externo: a princípio era para lembrar assunto anteriormente tratado; hoje, serve para mensagens, avisos, consultas, informações breves, é enfim, uma carta reduzida no tamanho do papel (meio ofício), com pauta de um espaço e reduzida no conteúdo.

• Interno: é para comunicações internas das empresa, principalmente de caráter interdepartamental.

Poderá haver impressos com a seguinte disposição:

MEMORANDO N.º ....... / .......

De _________________________________

Para _______________________________

Assunto ____________________________

Pelo presente acusamos o não pagamento da duplicata n.º 341/03 de Mário Fonseca, no valor de R$ 230,00 (duzentos e trinta reais), na compra de aparelhos ortopédicos. Favor tomar as providências cabíveis, considerando que este é um cliente ativo.

(data)

(assinatura)

(função)

COMUNICAÇÃO INTERNA – (C.I.)

Também chamada de C.I., que é a sua abreviatura, a Comunicação Interna é um documento emitido por funcionário de órgão público ou de empresa privada e endereçada a um superior, subordinado ou de nível equivalente, contendo informações referente ao andamento do trabalho.

O texto não obedece a fórmulas rígidas. Tende porém, a ser breve e preciso.

De _______________________ C. I. N.º _____/_____

Para _____________________

Assunto __________________

Comunico que o funcionário Arthur de Azevedo deverá viajar a serviço na próxima semana (de 21 a 25 de outubro) peço que sua ausência seja abonada.

(data)

(assinatura)

(função)

OFÍCIO

A comunicação dos órgãos de serviço público faz-se por meio do ofício (Ofício = correspondência oficial). Pode ser de um órgão público para outro ou de um deles para uma pessoa.

• O papel usado é de tamanho – ofício (33 x 22 cm).

• Os espaços entre as partes costumam ser de 3 espaços duplos, com exceção do espaço entre o corpo e o fecho, que é de 2.

• A margem esquerda é de 15 espaços e a direita é de 7.

MODELO DE OFÍCIO

SECRETARIA MUNICIPAL DA EDUCAÇÀO

FACULDADE PADRE VIEIRA

Rua Duque de Caxias, 156 – Tatuapé – SP – CEP. 04314-000 fone: 245.9099

São Paulo, 05 de junho de 2004.

Ofício n.º 45 / 98 – VD

Ref.: Presença de lanceiros

Senhor Comandante:

Servimo-nos do presente para solicitar a presença de lanceiros do Regimento de Polícia Montada “9 de Julho” , para a solenidade de colação de grau da turma do Curso de Administração de Empresas, que será realizada no dia 12 do corrente sábado, às 19 horas, no salão Nobre das Faculdades Padre Vieira.

Agradecemos a tenção que dispensar a este pedido, apresentamos a Vossa Senhoria os protestos de estima e consideração.

Atenciosamente,

Prof.. Hermes Pinotti

Vice-diretor

Ao Ilmo. Sr. Coronel

Torquato Tasso Netto

DD. Comandante do Regimento de Polícia Montada “9 de Julho”

Rua Jorge Miranda, 238 – CEP. 02344-001

São Paulo – SP

ASSUNTOS PARA OFÍCIOS

1. Requisita material de secretaria.

2. Encaminha Boletim de Freqüência.

3. Convida Secretário da Educação para solenidade.

4. Comunica procedimento irregular de funcionário.

5. Comunica resultado de campanha.

6. Pede aprovação de programa de festividades.

7. Comunica escala de férias de funcionários da secretaria.

8. Comunica desvio de material escolar.

9. Comunica organização de curso de extensão cultural.

10. Solicita reforma de prédio escolar.

1.6 - A ORGANIZAÇÃO DA AGENDA

A perfeição do trabalho do Auxiliar Administrativo depende, em grande parte, de uma agenda organizada. De aspecto insignificante, ela assume vital importância no decorrer da rotina diária.

COMO ORGANIZAR UMA AGENDA

Tenha duas agendas para compromissos, uma em sua mesa, outro na do seu chefe. Nas duas, você anotará todos os compromissos dele: reuniões, entrevistas, telefonemas, etc. Isto manterá os dois perfeitamente informados das atividades do dia, evitará que ele o chame a todo momento para saber "o que vai Fazer agora", evitará que você precise entrar na sala a cada momento para saber "o que ou quem vem agora”.

Na agenda de compromissos, anote as datas sociais que devem ser lembradas por você e pelo seu chefe. Anote também os compromissos sociais dele de que você tem conhecimento. Faça de sua agenda de compromisso o seu "centro de informações". Use as duas contracapas internas para colar todos as informações de que você precisa para o seu dia-à-dia, em cópias tipo xerox reduzidas.

1.7 - A ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES

As reuniões podem ser dos mais variados tipos: seminário, mesa redonda, painel, simpósio e conferência. A Maior parte das horas do gerente são gastas em reuniões. Portanto, elas devem ser preparadas com cuidado. Prepare a sala de reuniões:

• Não marque mais que três reuniões por dia, a não ser que seu chefe assim o deseje.

• Mantenha um intervalo de 30 minutos entre uma reunião e outra.

• Não marque reuniões no final do dia.

• Controle rigorosamente sua agenda com a dele para evitar "furos".

• Comunique com antecedência o dia e hora da reunião aos participantes. Se possível, faça por escrito, para sua segurança.

• A sala deve ter uma temperatura agradável, deve estar arejada e ser clara.

• Cinzeiros em quantidade suficiente.

• Blocos de papel, lápis e caneta para todos os participantes.

• Equipamentos especiais necessários - retroprojetores, gravadores, etc.

• Estabeleça uma rotina para servir água, refrigerante, café, de tal modo que não prejudique o andamento das conversações.

• Não interrompa para anunciar visitas, telefonemas, colher assinaturas.

COMO PREPARAR UMA REUNIÃO

Os resultados de uma reunião estão diretamente ligados ao seu planejamento. Quanto melhor preparação receber, melhor fluirá o seu desenvolvimento. Antes, porém, analise se é necessário e oportuno fazer esta reunião. Um dos elementos mais importantes de uma reunião é a Pauta de Reunião. Constitui uma ferramenta básica para uma visão completa do tema e um delineamento positivo da reunião.

A elaboração da Pauta de Reunião compete ao "dono" do objeto causador. Portanto, é importante observar os seguintes critérios na elaboração da Pauta.

• Objetivo da Reunião: a necessidade de se fixar o objetivo da reunião decorre do fato de evitar o desvirtuamento do assunto a ser tratado e inteirar os participantes a respeito.

• Material a Ser Utilizado: cópias de correspondências, de normas, da relatórios, etc., servirão de subsídios aos participantes, propiciando a estes a familiarização com o assunto.

• Previsão do Tempo: o fator tempo deve ser previsto por assunto ou participantes, para evitar, dentre outros transtornos, decisões precipitadas e alongamento das discussões em assuntos alheios ao objetivo da reunião (excesso de tempo).

• Local, Data e Hora: evita atrasos e desencontros.

Após a montagem da Pauta de Reunião, esta deverá ser encaminhada aos participantes, a fim de certificar o propósito do programa, possibilitando a estes uma melhor preparação para a reunião.

COMO DIRIGIR UMA REUNIÃO

A condição de dirigir e/ou coordenar bem uma reunião é requisito básico para aquele que terá essa atribuição. Ao dirigente de uma reunião compete:

• Preparar a Pauta de Reunião.

• Designar o secretário, ao qual caberá a elaboração da ata.

• Abrir a reunião, discorrendo sobre o objetivo da mesma.

• Convocar o participação de todos do grupo.

• Evitar que determinado participante monopolize o tempo e o assunto.

• Evitar conversas paralelas, não afetas ao assunto em discussão.

• Controlar a intensidade de sentimentos nas discussões.

• Controlar o tempo estabelecido em pauta.

• Encerrar a reunião, fazendo uma síntese dos assuntos tratados, estabelecendo itens de ação (quem, o quê, quando).

-=[ TÉCNICAS COMERCIAIS ]=-

2.1 - CONTAS BANCÁRIAS

Os cheques deverão ser emitidos com cópias e, estas cópias, deverão ser remetidas ao escritório juntamente com o movimento mensal bancário da empresa.

Não emita cheque ao portador, escreva sempre o nome da empresa para quem esta emitindo o cheque, fornecedor ou prestador de serviços. Não pague contas de sua empresa com seu cheque pessoal, nem suas contas pessoais com cheque da empresa.

Cheque ao Portador: É aquele que o banco paga para a pessoa que o apresenta. No corpo do cheque não consta o nome de quem deva recebê-lo, por isso, quem o apresentar ao banco receberá a quantia correspondente.

Cheque nominal: É aquele que indica no seu corpo o nome da pessoa que deverá recebê-lo. . Para recebê-lo, o beneficiário deverá assinar no verso do mesmo. Essa assinatura é reconhecida por endosso.

Cheque cruzado: O cheque quando cruzado só pode ser depositado em conta bancária, pois ele só será pago a outro banco. Cruzar um cheque consiste em apor ao mesmo dois traços paralelos e em diagonal.

Cheque visado: É o cheque nominal que traz no verso carimbo do banco confirmando a existência de saldo suficiente para o pagamento da importância indicada. Ao visar o cheque, o banco imediatamente debita o seu valor na conta do emitente.

Cheque especial: Os cheques especiais são concedidos aos clientes que, além de possuírem bom comportamento na movimentação de sua conta bancária tem um bom saldo médio.

Cheque administrativo: Qualquer pessoa, pode comprar um cheque administrativo em qualquer agência, basta entregar a importância em dinheiro para que o banco emita um cheque administrativo correspondente a esse valor.

Cheque pré datado: O cheque é sempre uma ordem de pagamento à vista. Assim, o cheque pré datado apresentado para pagamento antes da data indicada como o dia da emissão deve ser pago no dia da apresentação.

Cheque sem fundos: A falta de fundos sujeita o emitente do cheque ao pagamento de taxas, além da responsabilidade por crime de estelionato (art. 171 do CP).

COMPENSAÇÃO: Consiste na troca, entre vários bancos, dos cheques girados sobre a praça (compensação local) ou sobre praças de uma determinada região (compensação regional).

Comp

018 Banco

000 Agência

171

6 C1

01 Conta

001234567 C2

7 Cheque nº

0000001 C3

33 R$

Pague por este

cheque a quantia de

À

Banco Cheque Voador S/A

, de de

Agência

Jd. Mão Prá Cabeça

Av. Buraco do Porco, 171

Cliente desde 1910

CPF: 000.000.000-00

27507061 101800001556 000078180403 

2.2 - LIVRO CAIXA

Deve ser escriturado diariamente.

IMPORTANTE: Só deverão ser lançados no Livro Caixa os documentos de gastos realizados com a empresa, mediante nota fiscal, contendo data, nome e endereço.

O que devemos lançar no livro caixa:

 Pagamento das compras a vista;

 Cheques emitidos;

 Pagamento de duplicatas;

 Água, luz, telefone, pró-labore, aluguel, pagamento de funcionários;

 Depósitos bancários;

 Impostos;

 Venda a vista.

MODELO DE LIVRO CAIXA

Nome da Empresa: Folha nº:

Data:

Nº Qt. Histórico Entradas Saídas

Total

Saldo Anterior =========

Saldo a Transportar =========

2.3 - NOTA PROMISSÓRIA

A nota promissória é uma promessa de pagamento, para seu nascimento são necessárias duas partes, o emitente ou subscritor, criador da promissória no mundo jurídico, e o beneficiário ou tomador que é o credor do título.

Para exemplificar a constituição de uma nota promissória citamos a seguinte hipótese, Pedro empresta R$ 1.000,00 (mil reais) ao seu amigo José, que por sua vez se compromete a efetuar o pagamento do empréstimo em trinta dias, assim sendo, emite uma nota promissória no valor do empréstimo onde o beneficiário é o Pedro, com vencimento para trinta dias da data.

Como nos demais títulos de crédito a nota promissória pode ser transferida a terceiro por endosso, bem como nela é possível a garantia do aval.

Caso a nota promissória não seja paga em seu vencimento poderá ser protestada, como ainda será possível ao beneficiário efetuar a cobrança judicial, a qual ocorre por meio da ação cambial que é executiva, no entanto a parte só pode agir em juízo se estiver representada por advogado legalmente habilitado.

REQUISITOS DA NOTA PROMISSÓRIA

1. A denominação "nota promissória" lançada no texto do título.

2. A promessa de pagar uma quantia determinada.

3. A época do pagamento, caso não seja determinada, o vencimento será considerado à vista.

4. A indicação do lugar do pagamento, em sua falta será considerado o domicílio do subscritor (emitente).

5. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga a promissória.

6. A indicação da data em que, e do lugar onde a promissória é passada, em caso de omissão do lugar será considerado o designado ao lado do nome do subscritor.

7. A assinatura de quem passa a nota promissória (subscritor).

2.4 – LETRA DE CÂMBIO

A letra de câmbio é uma ordem de pagamento, sua criação ocorre por meio de um ato chamado saque. Nela são necessárias três partes, a primeira é o sacador que faz o saque criando assim a letra, a outra é o sacado o qual deverá efetuar o pagamento, e o terceiro é o tomador ou beneficiário, que por sua vez receberá o pagamento.

Para exemplificar a formação de uma letra de câmbio, citamos a seguinte hipótese:

Pedro, dentro de vinte dias precisará efetuar o pagamento de R$ 500,00 (quinhentos reais) referente ao aluguel de sua casa ao locador Mário, porém na data do vencimento estará fora da cidade, bem como, no mesmo dia, tem a receber de Benedito aquela quantia pelos serviços de pedreiro que lhe prestou, assim sendo, considerando seu crédito futuro faz o saque de uma Letra de Câmbio de R$ 500,00 (quinhentos reais), com vencimento para daqui a vinte dias, tendo como sacado o Benedito e como beneficiário o Mário, ou seja, por meio da letra de câmbio Pedro deu ordem ao Benedito, para que efetue na data combinada o pagamento diretamente ao Mário.

O ato do Benedito (sacado) que demonstra sua concordância com a ordem se denomina "aceite", e após ter sido concedido, o Mário (beneficiário) deverá cobrar diretamente do Benedito seu crédito.

Uma das características dos títulos de crédito é a circulabilidade, ou seja, pode ser transmitido a outro, o qual passará a ser o credor do título. A transferência da letra de câmbio para terceiro se faz pelo endosso, quem transmite o título por meio de endosso é denominado de endossante, e o que recebe o título é chamado de endossatário.

Dando seqüência no exemplo acima citado, o Mário que é o beneficiário da letra pode transferi-la por meio de endosso a terceiro, e assim sucessivamente.

É possível que a letra de câmbio seja garantida por aval, isso ocorrendo, o avalista passa a ser responsável pelo pagamento da mesma forma que o avalizado.

Não sendo pago o título no seu vencimento, poderá ser efetuado o protesto e a cobrança judicial do crédito, que se dá por meio da ação cambial, que é executiva, porém para que o credor possa agir em juízo é necessário que esteja representado por advogado.

A letra de câmbio deve obrigatoriamente conter os seguintes requisitos:

1. A palavra "letra" escrita no próprio título.

2. A ordem de pagar uma quantia em dinheiro.

3. O nome daquele que deve pagar (sacado).

4. A época do pagamento.

5. A indicação do lugar em que se deve efetuar o pagamento.

6. O nome da pessoa a quem, ou a ordem de quem deve ser paga.

7. A indicação da data em que, e do lugar onde a letra é paga.

8. A assinatura de quem passa a letra (sacador).

A letra de câmbio não é um título de larga utilização no Brasil, pois nas operações comerciais entre vendedor e comprador, o único título de crédito que pode ser sacado é a duplicata.

2.5 – DUPLICATA MERCANTIL

A duplicata é disciplinada pela Lei 5474/68, nessa legislação é determinado que nas vendas efetuadas dentro do território nacional, com prazo não inferior a trinta dias, o vendedor extrairá a respectiva fatura para apresentação ao comprador. A fatura por sua vez, é a relação das mercadorias vendidas discriminadas pelo tipo, quantidade e valor.

Da fatura poderá ser extraída uma duplicata para circulação, com efeito, comercial, não sendo admitido qualquer outro título de crédito para efetuar o saque do vendedor pela importância faturada ao comprador. Desde 1970 as Secretarias Estaduais da Fazenda autorizaram a emissão de um documento único denominado nota fiscal-fatura, o qual possui efeito tributário e comercial, assim sendo, da nota fiscal-fatura é emitida a duplicata que é um título de crédito representativo de uma operação comercial.

Ao contrário da letra de câmbio, da nota promissória e do cheque, a duplicata é classificada como sendo um título de crédito causal, pois sempre está vinculada a uma causa que é um negócio comercial. O comerciante que emite duplicatas é obrigado a efetuar o registro das mesmas em livro próprio, e cada duplicata emitida não pode corresponder a mais de uma fatura.

Como nos demais títulos de crédito, a duplicata pode ser transferida por endosso, bem como nela é cabível a garantia do aval.

Não obstante a definição legal dos requisitos necessários à confecção da duplicata, seu modelo foi padronizado por resolução do conselho monetário nacional.

2.6 – ENDOSSO

Dentre as características dos títulos de crédito está a circulabilidade, isto é, a possibilidade dele circular, trocando de credor. Sendo o título ao portador a transferência se faz pela tradição, que é a entrega do título por seu detentor a outra pessoa, que por sua vez passará a ser o novo credor.

Quando no título estiver prevista a cláusula "à ordem", como por exemplo, "Pague se ao Fulano ou à sua ordem", o credor somente poderá transferir o título pelo endosso. "Endosso ("in dorsum", no dorso, nas costas) - Ato escrito no verso de um título de crédito ou documento, por meio do qual se transfere a terceiro a sua propriedade."

Geralmente o endosso ocorre pela simples assinatura do credor no verso do título, e neste caso não é necessário colocar o nome do endossatário, ou seja, se faz o endosso em branco, porém o endosso pode ser também lançado na frente ou em folha ligada ao título, nessas duas últimas hipóteses o endosso deve ser nominativo ou em preto, isto é, precisa informar o nome do endossatário, como por exemplo, "Pague-se ao Mário ou à sua ordem".

Assim sendo endosso é o ato jurídico pelo qual se transfere um título de crédito à ordem, o credor do título quando o transfere pelo endosso é denominado de endossante, e aquele que recebe o título pelo endosso se chama endossatário.

2.7 - AVAL

Aval é a obrigação que uma pessoa assume por outra, a fim de garantir o pagamento de um título de crédito, aquele que concede o aval se denomina avalista, e a pessoa em favor de quem é concedido se chama avalizado.

A simples assinatura na parte da frente do título é considerado aval, desde que não se trate das assinaturas do sacado e sacador.

O aval também pode ser escrito no verso do título, ou em folha anexa, devendo se exprimir pelos termos "bom para aval" ou qualquer outra equivalente e assinado pelo avalista. Na concessão do aval deve ser indicado quem é o avalizado, se houver omissão considerar-se-á que o aval foi dado em favor do sacador.

O avalista é responsável pelo pagamento do título da mesma forma que o avalizado, isto posto, o credor, na época do vencimento, poderá optar por cobrar diretamente do avalista o seu crédito.

Exceto no regime de separação absoluta, nenhum dos cônjuges poderá sem autorização do outro, prestar aval, essa regra é estabelecida no Código Civil no artigo 1647, inciso III.

Na hipótese do avalista quitar o débito, poderá cobrar o que pagou do avalizado, ou daqueles que anteriormente ao aval haviam se obrigado pelo pagamento do título.

2.8 – PROTESTO

O protesto de título é atualmente regulamentado pela Lei 9492/97, que em seu artigo 1° o conceitua como sendo "o ato formal e solene pelo qual se prova a inadimplência da obrigação originada em títulos e outros documentos de crédito."

Ato formal ou solene, é aquele cujo procedimento de sua prática vem minuciosamente estipulado pela lei. Existem três modalidades de protestos, o efetuado pela falta de pagamento, por falta de aceite e pela retenção indevida do título.

A nota promissória e o cheque só podem ser protestados por falta de pagamento, em sendo o título uma letra de câmbio o protesto pode ser lavrado não apenas pela falta de pagamento como também por falta de aceite, já a duplicata poderá ser protestada por falta de pagamento, de aceite e de devolução do título.

Portanto, através do protesto, se faz prova de que o título não foi pago, não recebeu o aceite ou não foi devolvido.

O protesto de título é um ato público e extrajudicial, efetuado por meio de tabelião, o qual tem fé pública.

O protesto se classifica em necessário e facultativo. É facultativo quando a intenção do credor for apenas comprovar a inadimplência no pagamento, ou dependendo do título a falta de aceite e de devolução, será necessário o protesto que tiver por fim resguardar direitos do credor na cobrança de seu crédito de certas pessoas que colocaram suas assinaturas no título.

O protesto da letra de câmbio não paga no vencimento é necessário para que o credor possa cobrar diretamente o sacador, os endossadores e seus avalistas; de acordo com o Decreto 2044/08 a letra deve ser apresentada para protesto no primeiro dia útil que seguir a recusa do aceite ou do vencimento.

Na nota promissória não paga no vencimento, se o credor pretender cobrar os endossadores e seus avalistas, também será necessária a apresentação do título para protesto no primeiro dia útil, que seguir a recusa do pagamento, caso isso não ocorra, a cobrança somente poderá ser efetuada contra o emitente e seus avalistas.

O portador da duplicata que pretender cobrar os endossantes e seus respectivos avalistas, deverá, necessariamente, apresentar o título para protesto no prazo de até trinta dias a partir do vencimento.

Quanto ao cheque não compensado, caso o credor queira cobrar a dívida dos endossantes e seus avalistas, poderá comprovar a inadimplência por declaração escrita do banco sacado ou da câmara de compensação, porém, ao invés das mencionadas declarações, o credor poderá comprovar a falta de pagamento pelo protesto, nessa hipótese o cheque sacado na mesma praça deverá ser apresentado para protesto em até trinta dias, sendo cheque de outro lugar o prazo será de sessenta dias.

O protesto traz conseqüências negativas ao crédito do devedor, assim também acaba tendo o efeito de uma forma coercitiva de cobrança, no entanto caso o protesto seja indevidamente efetivado, como o protesto de uma duplicata cujo débito já havia sido pago, a parte prejudicada poderá ser indenizada pelos prejuízos sofridos, inclusive por danos morais, tal ressarcimento deverá ser pleiteado judicialmente.

O procedimento do protesto por falta de pagamento é o seguinte:

1. O título é protocolizado pelo credor no Tabelião de Protesto.

2. O Tabelião expede intimação do protesto ao devedor.

3. O devedor ao receber a intimação deverá assinar o respectivo aviso de recepção (AR).

4. Não sendo encontrado o devedor ou deixando de assinar o aviso de recepção, o Tabelião efetuará intimação por edital, que será fixado no próprio Tabelionato e publicado na imprensa local.

5. O protesto será registrado pelo Tabelião no prazo de três dias úteis a partir da protocolização.

Antes da efetivação do protesto, o apresentante pode desistir, desde que retire o título e pague os emolumentos e despesas do Tabelião.

O devedor pode evitar o protesto pelo pagamento do título ou pela sustação. O pagamento deverá ser efetuado diretamente no tabelionato, desde que, além da dívida, sejam pagos os emolumentos e as despesas, nesse caso o próprio Tabelionato dará a quitação ao devedor, e colocará o valor à disposição do apresentante do título.

2.9 - CONTRATOS

Contrato é o acordo de vontades, ou negócio jurídico, entre duas ou mais pessoas (físicas ou jurídicas) com finalidade de adquirir, resguardar, modificar ou extinguir direitos de natureza patrimonial. Todos os contratos são atos jurídicos bilaterais, pois resultam de uma conjugação de duas ou mais vontades.

REQUISITOS DE VALIDADE DE UM CONTRATO

• agente capaz;

• objeto lícito e possível e economicamente apreciável;

• forma prescrita ou não vedada em Lei;

• acordo de vontades, que pode ser expresso ou tácito  o consentimento voluntário é o elemento essencial do contrato;

CLASSIFICAÇÃO DOS CONTRATOS

a) Quanto à manifestação da vontade:

Unilaterais: nascem obrigações apenas para uma das partes; uma única vontade. Ex: testamento, mútuo,

Bilaterais: geram obrigações para ambas as partes; duas manifestações de vontade. Ex: contrato de compra e venda, contrato de doação, etc.

Plurilaterais: várias manifestações de vontade. Ex.: contrato social de uma sociedade mercantil.

b) Quanto à contraprestação:

Onerosos: são aqueles em que uma das partes assume o ônus e a outra assume as vantagens, ou ambos assumem o ônus e as obrigações O direito de uma parte é o dever da outra parte. Ex.: contrato de compra e venda; contrato de locação, etc;

Gratuitos: quando existe somente uma prestação. Ex.: contrato de doação sem encargos; testamento, comodato; etc

c) Quanto à certeza das prestações:

Comutativos: as prestações de ambas as partes são certas, podendo seu montante ser avaliado já no ato da conclusão do contrato. Ex. compra e venda;

Aleatórios: a prestação de uma ou de ambas as partes depende de um evento futuro e incerto. Ex: compra de produção da próxima safra de laranja, com preço fixado.

d) Quanto à autonomia da vontade:

Contratos paritários: quando as partes são colocadas em pé de igualdade discutindo amplamente e fixando todas as suas cláusulas.

Contratos de Adesão: quando uma das partes se limita aceitar as cláusulas e condições previamente estipuladas pela outra.

e) Quanto à Forma:

Não Solenes (Não formais): a lei não exige uma forma preestabelecida para reger estes contratos.

Solenes: a forma especial deve estar expressa em lei. Exs.: Contrato de compra e venda de bem imóvel; pacto antenupcial; Contrato de locação residencial; Doação de Imóvel; etc;

VÍCIOS REDIBITÓRIOS

São os vícios ocultos que aparecem na coisa principal e que diminuem, ou mesmo impedem, a sua utilização. Ex.: compro um cavalo puro sangue portador de um vírus mortal. Poucos dias depois o cavalo vem a morrer. Se eu soubesse do defeito oculto, NÃO teria realizado o negócio.

O alienante é responsável, mesmo que desconheça o defeito, exceto se o contrário previr o contrato. Se o alienante sabia do defeito deverá restituir o que recebeu, mais perdas e danos e se não sabia do defeito, deverá restituir o valor recebido, mais despesas do contrato.

Ocorrendo os vícios redibitórios, os contratantes poderão propor Ações Edilícias:

Ação redibitória: o adquirente pleitea a extinção do contrato e uma indenização por perdas e danos.

Ação quanti minoris: o adquirente pode exigir um abatimento do preço contratado.

EVICÇÃO

É a perda da propriedade de um bem para terceiro, em razão de ato jurídico anterior e de uma sentença judicial. Ex.: “A” vende para “B” um carro que já foi de “C”. “C” entra com uma Ação Reinvindicatória contra “B” para que o mesmo lhe devolva o carro. “B” denunciará à lide o “A” para que o mesmo faça parte da ação judicial. Restará que a ação de “C” ficará contra “A” e “B”.

FORMAS DE EXTINÇÃO DOS CONTRATOS

RESOLUÇÃO CONTRATUAL

Extinção do contrato toda vez que houver o não cumprimento de uma obrigação (inadimplemento contratual). Ex.: Compra de uma mercadoria a prazo, em 6 parcelas. O adquirente não pagou nenhuma das parcelas e fica com a posse do bem. O Alienante entra com uma ação de Resolução Contratual contra o adquirente.

RESCISÃO CONTRATUAL

É a Extinção do contrato na hipótese de Lesão. Ex.: “A” empresta R$ 20.000 para “B” que entrega a escritura de sua casa, no valor de R$ 100.000, como garantia. “B” não consegue pagar o empréstimo e “A” exige a casa como quitação do empréstimo.

RESILIÇÃO

É a extinção do contrato onde, obrigatoriamente, está em jogo o requisito VONTADE de uma ou de ambas as partes. Pode ocorrer através do Distrato ou da Denuncia.

• Distrato - é um acordo de vontade de ambas as partes de extinguir o contrato. Ex.: “A” aluga um imóvel por 30 meses. Com 12 meses de vigência do contrato, resolve sair do imóvel. Procura o locatário e propõe sair do imóvel sem pagar a multa ou pagando somente 50 % da multa. Se o locatário aceitar a proposta, os contratantes assinarão um Distrato, onde ambos colocarão fim ao contrato.

• Denuncia - é um ato unilateral que põe fim a um contrato; é a ação de uma única vontade. Ex.: Denuncia Vazia.

CASO FORTUITO

Quando ocorrerem fatos imprevisíveis e incontroláveis (fenômenos da natureza). Toda vez que o contrato se tornar excessivamente oneroso para uma das partes, este contrato poderá ser revisto (teoria da imprevisão). Ex.: Em 1998 o dólar oscilava em torno de R$ 1.20. Na virada do ano, houve uma maxi-desvalorização e o dólar passou a custar R$ 2.10. Quem tinha contratos a pagar, vinculados ao dólar, viu-se, de uma hora para outra, impossibilitado de honrar seus compromissos. O STJ resolveu a questão usando um meio termo: dólar a R$ 1.70.

2.10 – DEFESA DO CONSUMIDOR

CÓDIGO DE DEFESA DO CONSUMIDOR

É uma lei de ordem pública (8.078/90) que estabelece direitos e obrigações de consumidores e fornecedores, para evitar que os primeiros sofram qualquer tipo de prejuízo. Uma lei de ordem pública não pode ser contrariada nem por acordo entre as partes.

Quem são os Consumidores?

- Pode ser uma pessoa, várias pessoas ou ainda empresas