A moderna teoria da departamentalização

05 – DEPARTAMENTALIZAÇÃO

5.1- Introdução

Com a moderna tecnologia, o trabalho vem tornando-se cada vez mais especializado, exigindo significativos investimentos na aprendizagem e treinamento, sendo que para a diminuição do investimento devemos dividir o trabalho complexo em tarefas elementares, que podem ser executados por elementos de fácil recrutamento e treinamento.

O trabalho a ser decomposto, para facilitar sua execução deve ser agrupado tecnicamente, formando ciclos operacionais completos, que funcionem em proveito dos centros de produção, que por sua vez devem ser agrupados em unidades integradas com relativa auto-suficiência, que geralmente são denominadas departamentos.

5.2 – Conceito

“Departamentalizar é a técnica de descentralizar as partes componentes de uma estrutura, formando unidades produtoras dotadas de todos os elementos necessário a uma perfeita funcionalização, dentro das condições ecológicas do trabalho, e obedecendo a critérios preestabelecidos que devem produzir o melhor resultado”.

Iberê de Souza: “Departamentalização é criar órgãos para uma empresa”.

5.3 – Importância

A moderna teoria da departamentalização é o resultado da longa evolução da organização administrativa, estudada por Taylor, Holp, Sheldon e Davis. A departamentalização é o resultado do trabalho desenvolvido por Luther Gulick, que considerando a descentralização e a teoria de agregação, a situação ideal é “reunir na mesma unidade todos os elementos que estiverem executando o mesmo trabalho, pelo mesmo processo, para a mesma clientela, no mesmo lugar”, o que na prática é muito difícil.

A departamentalização nada mais é do que a implantação da divisão do trabalho, através da criação de órgãos, proporcionando meios para o crescimento dos organismos, diminuindo sua tendência para se tornarem complexos e gerarem entropia.

Departamentalizar não é criar departamentos, e sim criar unidades, frações organizacionais. Essas unidades podem ter divisões, gerências, assessorias, conselhos e departamentos.

Temos diversos critérios de departamentalização, sendo muito importante a escolha do melhor critério para a instituição, pois não existe teoria ou técnica que só tenha vantagens. O sucesso da escolha será o resultado da perfeita avaliação das vantagens, considerando a possibilidade de neutralizar as desvantagens dentro de determinada conjuntura.

5.4 – Objetivos

Considerando que a competição é destaque no que se convencionou chamar de modernidade, a empresa moderna é a que procura insistentemente manter ou melhorar sua posição no mercado nacional, internacional ou ambos.

Os objetivos da departamentalização são:

1- aproveitar a especialização, isto é, saber tirar partido da qualidade das pessoas;

2 – maximizar os recursos disponíveis. A estruturação de unidades constitutivas da organização ou sua reestruturação obedece aos vários recursos existentes;

3 – controlar. A departamentalização que não for bem conduzida poderá resultar em dificuldades à medida que não haja clara delimitação de responsabilidade. Por exemplo, um chefe de contabilidade não poderá ser o chefe da unidade de auditoria;

4 – coordenar. Quanto maior for a coordenação, mais serão integrados os esforços individuais durante a execução;

5 – descentralizar. Resulta dos procedimentos relacionados à delegação da responsabilidade e da autoridade;

6 – integrar ambiente e organização. Muitas turbulências internas têm como causa imediata as alterações advindas do ambiente. Assim, é conveniente uma análise que, além de incluir as variações internas, inclua também o meio ambiente onde a organização age; e

7 – reduzir conflitos. Há quem diga que uma organização em conflito é uma organização que pulsa, vive. A afirmação é correta à medida que entendemos os conflitos como a busca da eficiência e da eficácia.

5.5 – Critérios de departamentalização

5.5.1 – Departamentalização por processo

Procura criar órgãos, agrupando as técnicas e os especialistas necessários ao desempenho de um ciclo operacional completo, é mais utilizado em indústrias, de modo especial nos níveis hierárquicos inferiores. Proporciona a maior especialização técnica, utilizando os melhores conhecimentos disponíveis, propicia a melhor divisão do trabalho, trazendo maior ajustamento funcional e permite mecanizar as rotinas realizando a produção em série. É o tipo de departamentalização que melhor utiliza a tecnologia. É muito pouco utilizada na administração pública.

Vantagens

a - utilização máxima das técnicas e processos mais modernos;

b - permite realizar a produção em larga escala ou série, operando de modo mais econômico e racional, possibilitando diminuir os custos diretos e indiretos, tornando-a mais competitiva;

c - melhor coordenação e avaliação de cada parte ou etapa do processo; e

d- adapta-se melhor ao desenvolvimento da carreira profissional dos especialistas e a desenvolver os estímulos que possibilitem melhores padrões profissionais.

Desvantagens

a - torna-se vagarosa, pois possui a tendência de se preocupar, em demasia, com o modo por que devem ser feitas as coisas;

b - tende a desenvolver o sentimento de arrogância nos funcionários especializados;

c - é mais profissional, e, sendo dirigida por um técnico da categoria a que se refere o processo, esse procurará conduzir a instituição de forma a beneficiar sua classe ou grupo;

d - possibilidade de perda da visão global do andamento do processo; e

e - flexibilidade restrita para ajuste nos processo.

5.5.2 – Departamentalização por clientes

Tem por critério reunir em determinado órgão especializado, todos os elementos e especialistas que trabalham com um público, freguesia ou conjunto de indivíduos que tenham algumas características