FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

Fundamentação Teórica

De acordo com o SEBRAE São Paulo, o representante comercial intermédia e facilita o relacionamento entre o produtor ou fornecedor do produto e o cliente. Como atua no processo de distribuição de produtos de diversos segmentos, a representação comercial é uma das formas mais usuais de expandir os negócios.

Administração das organizações e empresas do ponto de vista da interação e interdependência entre as cinco variáveis principais: tarefa, estrutura, pessoas, tecnologia e ambiente. Elas constituem os principais componentes no estudo da Administração das organizações e empresas. O comportamento desses componentes sistêmicos e complexo: cada um influencia e é influenciado pelos outros. Modificações em um componente provocam modificações em maior ou menor grau nos demais. O comportamento de seu conjunto é diferente da soma dos comportamentos de cada componente considerado isoladamente. Na realidade, a adequação e integração entre essas cinco variáveis constitui o desafio da Administração.

Figura 1 - (Imagem tirada - livro Teoria da Administração – Idalberto Chiavenato pg. 25)

A tarefa da Administração é interpretar os objetivos propostos pela organização e transforma-lós em ação organizacional por meio do Planejamento, Organização, Direção e Controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação, formando assim o processo administrativo.

Planejamento:

Segundo Stoner, "Planejar significa que os administradores pensam antecipadamente em seus objetivos e ações, e que seus atos são baseados em algum método, plano ou lógica, e não em palpites. São os planos que dão à organização seus objetivos e que definem o melhor procedimento para alcançá-los." (1999 pág. 5).

O Planejamento é uma das funções básicas que o Administrador exerce. Através do planejamento são decididas antecipadamente estratégias (define a direção que a empresa ira tomar e a forma com que ela ira competir com as outras) para que os fatores e prioridades sejam atingidos, mantendo a eficiente e eficácia, utilizando o mínimo de recurso e com o máximo de rendimento, alcançando assim os objetivos, garantindo que ocorra o crescimento da empresa.

É a realização continua dentro da empresa e não se esgota na simples montagem de um plano de ação. Este processo começa com estabelecimento dos objetivos, definição das estratégias, e planos detalhados para alcança-los. O processo de tomada de decisão está dentro do planejamento e consiste em escolher dentre as várias alternativas de caminhos ou de cursos de ação, a mais adequada para atingir os objetivos organizacionais sem fugir da missão da empresa.

Para fazer um bom Planejamento, podemos subdividi-lo em algumas partes para melhor elaboração:

I. Análise da Missão e da situação estratégica

A missão organizacional define qual o negócio exercido pela empresa e o seu papel social, a visão de futuro da empresa procura proporcionar uma imagem do que a empresa pretende ser. (segundo Chiavenato 2009). Além do papel social que ela exerce.

Em pesquisa junto a Fênix, constatou-se que a empresa tem como missão manter seu crescimento qualitativo e quantitativo, mantendo fielmente seus clientes e parceiros e agregando novos, garantindo sempre sua qualidade de serviço.

II. Analise externa

São analises de oportunidades e ameaças que a empresa faz para ajudar na sua manutenção e no seu crescimento, também conhecido como Analise de Mercado.

Objeto constante da preocupação para a administração.

São analisadas as conjunturas econômicas, ações feitas pelo governo, inovações tecnológicas, e os aspectos socioculturais que a envolvem.

Além de um acompanhamento junto ao consumidor, do publico alvo da empresa e seu comportamento em, tendo sempre dados precisos sobre melhor localização geográfica para a distribuição do produto. Sem esquecer-se dos dados sobre a concorrência, como atuações no mercado e seus pontos fortes e fracos.

III. Diagnostico da empresa através de analise de seus pontos fortes e fracos

Os diagnósticos são feitos para melhor avaliação da empresa destacando seus pontos fortes e os fracos, para com eles acharem soluções cabíveis através da resolução de problemas funcionais, criação de estratégias para melhorar o serviço prestado, comparando praticas de mercado, fazendo com que através da analise desses pontos fique melhor similar a seus concorrentes.

O diagnostico é feito através do desempenho financeiro (evolução da receita, de serviço, clientes, produtos, investimentos, vendas), participação de clientes, produtos, e market share (participação no mercado) no faturamento. Através desses cálculos são encontrados os pontos fortes e fracos da companhia.

IV. Definição de estratégias:

As estratégias são escolhas feitas pelas empresas sobre a direção que ela ira seguir, são uma combinação de decisões que envolvem a missão, serviços prestados a clientes, posição no mercado, objetivos a serem alcançados, volumes de negócios, responsabilidade social, competência dos recursos humanos, valor e eficiência dos recursos físicos, vantagens de competitivas (que pretende ter em cima do seu concorrente), entre outras.

A empresa escolhida pelo grupo tem seus objetivos definidos pela Diretoria, utilizando como base planilhas que calculam os lucros e despesas de cada setor. Para atingir os objetivos, a gerência segue orientações para que se busque sempre o aumento das vendas e a diminuição das despesas, esse planejamento ocorre semestralmente podendo sofrer algumas modificações mensalmente. Como a empresa obtêm os seus lucros através do sistema de comissão, a mesma sempre confere diariamente os valores obtidos.

Organização

É o processo administrativo que visa à estruturação da empresa, reunindo pessoas e os equipamentos, de acordo com o planejamento efetuado. Ou seja, definir as responsabilidades de cada pessoa ou grupo de pessoas, que deverá desenvolver determinada atividade, evitando omissões e confusões, a fim de obter o melhor