FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS: Organização

1) Defina o conceito de organização. Qual é a importância da estrutura organizacional? O que mostra um organograma?

Podemos definir organização como a função da administração que distribui tarefas e recursos pelos membros da empresa, que determina quem tem autoridade sobre quem, quando e onde se devem tomar as decisões, ou seja, a organização é a etapa do processo de administração que agrupa e estrutura e os recursos organizações e estabelece os mecanismos de comunicação e coordenação entre seus membros de forma a permitir que se alcancem os objetivos estabelecidos de modo eficiente. A estrutura organizacional tenta minimizar ou controlar influência das variações individuais sobre a organização, bem como minimizar as consequências indesejáveis do trabalho. O organograma mostra, graficamente, as funções, os departamentos e os cargos da organização, também especificando como eles se relacionam, assim, cada retângulo representa um departamento/divisão de trabalho, estes ficam organizados em níveis, que representam o nível hierárquico dentro da empresa. Quem está subordinado a quem é representado por linhas de ligações entre estes retângulos.

2) Em que consiste o processo de organização?

O processo de organizar consiste em dividir: divisão do trabalho que indica o nível de especialização vertical e horizontal das tarefas de um trabalhador, integrar: que seria o agrupamento ou integração das unidades de trabalho para melhor coordenação e coordenar: uso de mecanismos que buscam a colaboração entre os vários departamentos com intuito de alcançar um objetivo comum na empresa.

3) O que e a amplitude de controle e que fatores influenciam sua extensão?

Amplitude de controle decorre da distribuição de autoridade e responsabilidade e mede o número de pessoas subordinada a um administrador. Sua extensão é definida pela complexidade do trabalho, competência, experiência e motivação dos gestores e subordinados, sofisticação dos sistemas de informação e comunicação, similaridade das tarefas e funções supervisionadas, disponibilidade e clareza das regras e procedimentos que definem as tarefas, interdependência ou interligação das tarefas, proximidade dos subordinados, estabilidade ou instabilidade do ambiente externo e estilo pessoal dos administradores e cultura organizacional.

4) Quais são as formas de departamentalização mais comuns nas organizações e quais suas vantagens e desvantagens?

As formas mais comuns de departamentalização são: funcional, por produto, por cliente, geográfica ou territorial, por processo, sendo que a departamentalização funcional é a mais utilizada, onde consiste em agrupar pessoas, recursos e tarefas em departamentos de acordo com a função organizacional desempenhada.

5) Contraste centralização e formalização. Como esses elementos influenciam outros elementos estruturais ou são influenciados por eles?

Centralização é a concentração do processo de tomada de decisões no topo da cadeia hierárquica, já a formalização é o grau de padronização e normatização no tratamento de contingências ambientais ou processos da empresa. Atualmente, verifica-se uma tendência de descentralização e redução de formalização uma vez que seus excessos limitam a flexibilidade, a criatividade e a agilidade no tratamento de demandas.

6) Qual é a diferença entre autoridade e poder? Quais são os tipos de poder que você conhece? Quais são suas manifestações na estrutura organizacional?

Poder é uma forma mais abrangente, onde a autoridade é um tipo de poder, ou seja, poder é a capacidade de exercer em determinada pessoa ou grupo a alteração de seu comportamento. A autoridade é um tipo de poder que está relacionado a estrutura organizacional de uma empresa, onde é oriunda da aceitação da regra organizacional da empresa.

Os tipos de poder também podem ser: coercitivo: baseado na possibilidade de punir ou aplicar alguma sanção; por recompensa: poder baseado na retribuição ou recompensa; legítimo: originário do nível organizacional superior formal; referente: associado a uma imagem favorável (heróis militares, o papa); competência: advêm da competência, conhecimentos e aptidões distintivas.

7) Em que consiste uma estrutura funcional? E uma estrutura divisional? Quais são as principais diferenças e semelhanças entre elas?

Estrutura funcional é o resultado do critério de departamentalização mais lógico e intuitivo, já que se refere à agregação de tarefas de acordo com a função organizacional, ou seja, é um critério de agrupamento baseado na similaridade de tarefas, habilidades, uso de recursos e conhecimentos necessários para o desempenho de cada função.

Já a estrutura divisional agrega as tarefas em diferentes unidades semi-autônomas segundo o objetivo para o qual concorrem: produtos, mercados ou clientes. Ou seja, enquanto a estrutura funcional é organizada de acordo com os recursos necessários para que a organização produza bens ou serviços, a estrutura divisional é organizada em função dos resultados, ou seja, os recursos necessários para produzir um produto ou servir um cliente, já se encontram disponíveis em cada departamento.

8) De que forma a estrutura matricial combina a estrutura funcional e divisional? Alguns autores afirmam que esse tipo de estrutura causa mais problemas do que os soluciona. Qual a sua opinião sobre isso, você concorda com essa afirmação?

A estrutura matricial, na visão funcional, une especialistas