Funções Administrativas

1) Defina o conceito de organização. Qual é a importância da estrutura organizacional? O que mostra um organograma?

Organização é a etapa do processo de administração que agrupa e estrutura os recursos organizacionais e estabelece os mecanismos de comunicação e coordenação entre seus membros de forma a permitir que se alcancem os objetivos estabelecidos de modo eficiente. As estruturas organizacionais basicamente tentam minimizar ou controlar a influência das variações individuais sobre a organização, bem como minimizar as consequências indesejáveis da divisão do trabalho. Representação gráfica da estrutura de uma organização, o organograma mostra as funções, os departamentos e os cargos da organização, especificando também como eles se relacionam.

2) Em que consiste o processo de organização?

Organizar é um processo de tomada de decisões, ou seja, de dividir, integrar e coordenar as atividades e os recursos organizacionais de forma a alcançar as metas definidas. O resultado final do processo de organização é o desenho da estrutura organizacional.

3) O que é a amplitude de controle e que fatores influenciam sua extensão?

O conceito de amplitude de controle decorre da distribuição de autoridade e responsabilidade e mede o número de pessoas subordinadas a um administrador. A amplitude de controle ideal depende de vários fatores, como: complexidade do trabalho; competência, experiência e motivação dos gestores e dos subordinados; sofisticação dos sistemas de informação e comunicação; similaridade das tarefas e das funções supervisionadas; disponibilidade e clareza das regras e procedimentos que definem as tarefas; interdependência ou interligação das tarefas; proximidade dos subordinados; estabilidade ou instabilidade do ambiente externo; e estilo pessoal dos administradores e cultura organizacional.

4) Quais são as formas de departamentalização mais comuns nas organizações e quais suas vantagens e desvantagens?

As formas de departamentalização mais comuns são:

• Departamentalização funcional: oferece a vantagem de assegurar economia de escala e o uso mais eficiente de recursos, bem como alocar os recursos humanos em unidades organizacionais de acordo com suas habilidades e aptidões;

• Departamentalização por produto: possibilita a inovação e a melhoria contínua dos produtos e seus processos de produção, bem como facilita uma aproximação às necessidades dos clientes;

• Departamentalização por cliente: traz a vantagem de contar com administradores e funcionários que conhecem bem as expectativas e as demandas dos clientes, podendo atendê-los de forma personalizada. Paralelamente, possibilita a avaliação de desempenho por tipo de cliente. No entanto, pode gerar redundância de funções e maior ineficiência.

• Departamentalização geográfica: os administradores e funcionários de cada região tornam-se especialistas nas especificidades do território sob sua responsabilidade. Possibilita-se a avaliação de desempenho para cada área geográfica, mas também pode gerar ineficiência em virtude da natural redundância de funções em cada departamento geográfico.

• Departamentalização por processo: considerando que cada processo requer uma habilidade diferente, essa departamentalização possibilita uma base para agrupamento das habilidades diferentes demandadas em cada processo.

5) Contraste centralização e formalização. Como esses elementos influenciam outros elementos estruturais ou são influenciados por eles?

Centralização significa que a autoridade, para tomadas decisões, está centrada no topo da organização, enfatizando assim a cadeia de comando. As decisões acerca do grau de centralização adequado não são triviais, uma vez que se referem à distribuição de autoridade e dependem de um conjunto de fatores como tamanho da organização, ambiente externo e as características internas da organização.

Formalização é uma dimensão que se refere ao grau de controle da organização sobre o indivíduo. Ela reduz a capacidade de decisão e autonomia dos membros organizacionais, especificando a forma e os limites de atuação no lugar de trabalho e definindo, em algum grau, seu comportamento. Vários fatores podem afetar o grau de formalização, entre eles: tecnologia, tradição e o próprio processo decisório.

6) Qual é a diferença entre autoridade e poder? Quais são os tipos de poder que você conhece? Quais são suas manifestações na estrutura organizacional?

Autoridade é uma forma de poder e um conceito estreitamente relacionado com a estrutura organizacional. Weber define que a autoridade racional-legal se fundamenta em regras e normas estabelecidas por um regulamento reconhecido e aceito por todos os membros da organização. O conceito de poder é mais abrangente que o de autoridade, visto que quem tem autoridade tem poder, porém nem todo poder deriva da autoridade. O poder se refere à capacidade de exercer influência sobre uma pessoa ou grupo e de alterar seu comportamento. Alguns tipos de poder são:

• Poder coercitivo: as pessoas podem mudar seu comportamento por receio de serem castigadas;

• Poder de recompensa: influencia o comportamento das pessoas através de um sistema de retribuição (salário, bônus...);

• Poder legítimo: decorrente da posição hierárquica detida, ou seja, da posse da autoridade formal;

• Poder referente: associado a uma imagem muito favorável gerando admiração e crença de ideias;

• Poder de competência: reconhecimento de aptidões distintivas.

7) Em que consiste uma estrutura funcional? E uma estrutura divisional? Quais são as principais diferenças e semelhanças entre elas?

Estrutura funcional é o resultado do critério de departamentalização mais lógico e intuitivo, já que se refere à agregação de tarefas de acordo com a função organizacional. A estrutura divisional agrega