Gestão Da Informação

Introdução

As atividades de uma empresa, independentemente de seu porte, dependem fundamentalmente da obtenção e uso de informação referente a negócios, bem como a de natureza técnica. Informação é elemento essencial no processo decisório e na formulação de estratégias de qualquer organização.

As empresas brasileiras, principalmente as de médio e pequeno portes, são muito carentes de instrumentos de gestão da informação que as possibilitem aumentar sua produtividade e sua capacidade de concorrer em ambientes cada vez mais competitivos. Há poucos anos, o problema maior era a falta de informação. Havia, em geral, grande carência de informação para negócios no Brasil. Setores não se mobilizavam por disseminar documentos que facilitassem a concretização de negócios.

Hoje, com as redes e a Internet, este quadro se alterou sensivelmente. As empresas sofrem mais com a sobrecarga de informações do que com a escassez. O foco deve então ser colocado no aspecto gerencial do estoque informacional, tanto interno quanto externo. Assim, os serviços de informação existentes nas empresas precisam se aprimorar no sentido de atenderem às necessidades de informação, especialmente das pequenas e médias empresas.

As deficiências informacionais mais comuns encontradas nas organizações são, dentre outras, fluxos de informação inadequados; desconhecimento da informação como apoio ao desenvolvimento de ações cotidianas; subutilização das tecnologias de informação; tomada de decisão permeada pela insegurança e imprecisão; estresse e ansiedade diante de um vasto conteúdo informacional que não se consegue processar e colocar a serviço das decisões mais urgentes.

A gestão estratégica da informação é fundamental para as organizações se tornarem competitivas. A falta de uma estrutura organizacional sensível e atenta à gestão da informação impede a sinergia entre os diferentes setores, tanto em virtude do excesso como da falta de informação, ou mesmo o acesso de forma inadequada aos conteúdos informacionais pode levar os membros da organização a trabalhar com elevados níveis de tensão e imprecisão.

Em meio às exigências decorrentes do processo de internacionalização, os sistemas de apoio à tomada de decisão passam a ser ainda mais indispensáveis e essenciais à vida das organizações. Pelo que imprime a competitividade, não é admitida falta de competência para inventar e reagir rapidamente, bem como não é admitido não saber utilizar informação e conhecimento visando à inovação.

Adotam-se, neste estudo, os pressupostos já aceitos de que as organizações devem gerenciar a informação de forma integrada, a fim de usá-la no momento da tomada de decisão; de que para assegurar sua sobrevivência, crescimento e evolução, uma organização não pode se descuidar da sinergia entre os diferentes setores, bem como do compartilhamento da informação gerada internamente, visando a fluxos dinâmicos e acessíveis; de que é indispensável que sejam utilizadas ferramentas de apoio à gestão estratégica da informação, de modo que possam contribuir para a seleção e filtragem da informação mais adequada à tomada de decisão.

Adotou-se também, já com utilização da noção de signo e suas implicações cognitivas, um outro conjunto de pressupostos: o administrador pode, diante da multiplicidade incontrolável de informações, ser arremessado ao estado que em semiótica se designa "primeiridade", ou seja, a pura consciência imediata, da impressão in totum, indivisível, não analisável; passam a predominar as imagens ligadas à consciência, sem que ainda haja uma consciência propriamente dita.

O problema de estudo se define na afirmação de que a ausência de uma cultura organizacional positiva em relação à geração, uso e compartilhamento da informação, tende a criar um constante estado de primeiridade, ou seja, ausência de consciência, sujeição ao acaso, indeterminação, espontaneidade, intensificados por estruturas deficientes de informação. Esta situação pode produzir um sentimento de pessimismo e incredibilidade e, assim, instalar algum tipo de caos. O resultado é previsível: estresse, depressão, angústia, dentre outros. Sob essa perspectiva, define-se como objetivo, neste trabalho, analisar de que modo as categorias fenomenológicas de primeiridade, secundidade e terceiridade podem ajudar a compreender esse processo e lançar bases para remover as barreiras de mentalidade que impedem transformar informação em conhecimento estratégico.

Gestão Estratégica da Informação

Estratégia - Estabelecimento da direção que uma organização deverá adoptar para se desenvolver, através da programação dos seus recursos, capacidades e competências, que permitem, face a uma envolvente externa em evolução permanente, ter um desempenho superior sustentado para atingir os objetivos traçados.

Gestão Estratégica - Conjunto de decisões e ações de gestão, intencionais ou emergentes, quede terminam a evolução da estratégia de uma organização e, consequentemente, o seu desempenho em longo prazo.

Informação - um conjunto organizado de dados, que constitui uma mensagem sobre um determinado fenómeno ou evento. A informação permite resolver problemas e tomar decisões, tendo em conta que o seu uso racional é a base do conhecimento.

Todas as estratégias giram em torno de escolhas e ênfases. Uma organização, ao ser criada ou quando busca o seu desenvolvimento econômico e patrimonial, promoverá um processo de escolha, precisará optar pelo tipo de negócio a que pretende se dedicar ou ampliar, que produto produzirá, que mercado buscará atingir. Consequentemente, precisará de informações que indiquem o norte a ser seguido, que indiquem qual é o melhor caminho, propiciando maior segurança para o desenvolvimento das ações estratégicas ou não-estratégicas.

As estratégias corporativas requerem informações taticamente gerenciadas, isto é, uma excelente estratégia sempre será subsidiada por informações. Davenport e Prusak (1998, p.66) sugerem alguns motivos para pensar estrategicamente acerca da informação:

* os ambientes informacionais, na maioria das empresas, são um desastre;

* os recursos informacionais sempre podem ser mais bem alocados;

* as estratégias da informação ajudam as empresas a se adaptar às mudanças;

* as estratégias informacionais tornam a informação mais significativa.

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