PROJETO DE INFORMATIZAÇÃO DO ARQUIVO HISTÓRICO DO MUNICÍPIO DE FLORIANÓPOLIS-SC

PROJETO DE INFORMATIZAÇÃO DO

ARQUIVO HISTÓRICO DO MUNICÍPIO DE FLORIANÓPOLIS-SC

INTRODUÇÃO

Os arquivos públicos nascem da necessidade de cuidado dos documentos históricos. Eles são os responsáveis pela organização dos documentos para deixá-los disponíveis aos pesquisadores, estudantes e a população em geral. Um arquivo sendo de esfera pública necessita dar mais importância ao acesso das informações, pois é através desse acesso que poderá se ter uma reconstrução da memória daquela sociedade.

Tendo a visão de uma busca rápida e um acesso com qualidade faz-se necessário à implantação de uma política de gestão documental informatizada. Esse elemento poderá auxiliar com eficiência nos problemas relacionados ao acúmulo de documentação desnecessário. Na qual, uma massa documental está sendo gerada sem um controle. Diante dessa problemática, faremos a proposta de elaboração de um projeto de informatização do Arquivo Histórico do Município de Florianópolis.

A vantagem de um sistema informatizado está no gerenciamento do arquivo. As funções que ele irá atender sejam na avaliação, na classificação, e nas descrições.

Trataremos de fazer um diagnóstico do arquivo primeiramente, de modo que possamos identificar os problemas ligados ao desenvolvimento das atividades do arquivo. Faremos uma coleta de informações e analisaremos para que através dessa análise possamos definir um melhor meio para que o sistema informatizado aja com eficiência e funcione como uma otimização no funcionamento do arquivo.

Objetivo geral

Aplicar uma metodologia de diagnóstico de arquivos e definir um projeto de informatização do Arquivo Histórico do Município de Florianópolis .

2.1 objetivos específicos

Identificar e analisar os problemas existentes no Arquivo Histórico do Município de Florianópolis;

Apresentar possíveis soluções para os problemas encontrados através do sistema de informatização.

3. JUSTIFICATIVA

A escolha da organização Arquivo Histórico do Município de Florianópolis , é devido ao carecimento de uma implantação para otimizar a utilização do arquivo, por exemplo: para pesquisas, proteção, o processo de localização de documentos acarretando em maior facilidade e acesso.

O projeto tem como finalidade aprimorar e promover o processo de acesso aos documentos, segurança ao acervo, eficiência nas consultas e disponibilização das informações nos documentos. O arquivo poderá recuperar mais rápido as informações, e com isso o atendimento agregará mais valor.

O uso dessa ferramenta, a informatização, para o arquivo é uma nova perspectiva também de preservação para os documentos. Por formar uma característica de cuidado e preservação.

A necessidade do projeto é de ser gerado qualidade nas funções exercidas no dia a dia da organização. O processo é de grande valia para a localização de documentos a qual fica mais acessível aos funcionários e a ambientação do setor na sua otimização do trabalho.

4. O ARQUIVO E SEU ACERVO

O órgão Arquivo Histórico do Município de Florianópolis, está localizado na Praça XV de Novembro, 180 no Centro de Florianópolis. Ele foi instituído em 1994 e está subordinado à Secretaria Municipal de Cultura da Prefeitura de Florianópolis.

Com um acervo destinado a guarda dos arquivos da Câmara de Desterro (1726-1828), Câmara Municipal de Desterro (1828-1888), Conselho Municipal de Florianópolis (1889-1926) e os da Prefeitura Municipal de Florianópolis (1927 até 2004).

4.1 QUANTO AO GENERO, ESPÉCIE E TIPOLOGIA DOCUMENTAL

O acervo da Instituição é formado por basicamente gêneros textuais como: Leis, Decretos, Portarias, Livros-Caixa de caráter administrativo. Contendo aproximadamente três milhões de folhas de documentos armazenados.

Contêm também fotos e filmes. De gênero bibliográfico estão armazenados: recortes de jornal e ofícios raros que tratam sobre as eleições para Regente do Império e a solicitação de reconhecimento da Princesa Imperial D. Januária como sucessora do trono e coroa do Império do Brasil.

Há diversas raridades como: anotações de impostos das carnes, aguardente e farinha produzidas na província do período imperial, os registros sobre a epidemia de cólera que se espalhou pelo mundo no século 19, registros de nascimentos e óbitos ocorridos em Desterro desde o final do séc. XVIII, além de ofícios de 1831 que já informavam sobre a abolição do tráfico de escravos.

Hoje o acervo documental mantém sob guarda: 387 livros da época do Desterro/Câmara Municipal, do ano de 1715 a 1943, devolvidos pela UFSC; 28 caixas-arquivos com documentos relativos aos anos de 1809/1955, devolvidos também pela UFSC. Mantém 36 pastas com correspondências da Câmara Municipal do Desterro, Despesas, Requerimentos, Alvarás. Auto de Apelação. Registro Geral, Folha de Pagamento e outros, doados pela UFSC ao Arquivo Público do Estado em junho de 1986 e devolvidos ao Arquivo Histórico do Município de Florianópolis em 19 de dezembro de 1995, dia de sua inauguração; No total possui 446 pastas de cadastro imobiliário em 128 caixas-arquivo, transferidos pelo IPUF em 1982; e 40 livros do Antigo Cemitério da Ponte/Desterro, recebido da SUSP, do ano de 1841/1925.

4.2 MÉTODO DE ARQUIVAMENTO

O método de arquivamento utilizado é o de procedência. O método proporciona aos documentos uma organização de acordo com a origem de quem os gerou. Quanto a busca é por sistema direto, ou seja é feita diretamente no local a qual o documento está armazenado (caixas, gavetas, pastas).

4.3 LEGISLAÇÃO APLICADA

Atualmente não existem manuais, normas ou instruções que regulem as atividades desenvolvidas pelo arquivo. Existem manuais e normas, consubstanciados no Plano de Destinação de Documentos, mas não são aplicadas nem nos órgãos da administração pública municipal nem no Arquivo.

Existem normativas municipais que regulam as transferências e a eliminação, mas está ao critério de cada órgão/setor a eliminação dos documentos.

Os serviços de arquivo corrente e intermediário do município estão em vias de terceirização, sendo os mesmos remetidos ao município da Palhoça ficando sob a custódia de uma empresa privada.

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