Superintendência de arquivos

Com o objetivo de otimizar o fluxo de trabalho do Setor de Arquivo da Superintendência de Recursos Humanos e melhor atender aos servidores que utilizam dos serviços prestados, informamos das novas normas que entrarão em vigor a partir do dia 17/02/2014, a saber:

Empréstimo de pastas

• A solicitação de empréstimo de pastas deverá ser feita somente pelo Banco de Dados, em hipótese nenhuma será aceito pedido de pastas feito verbalmente;

• Pastas de servidores ativos situadas no Arquivo da Cidade Administrativa tem o prazo de até 24 horas para serem entregues;

• Pastas de servidores inativos situadas no Arquivo da MGS tem o prazo de até 72 horas para serem entregues;

• Quando se tratar de solicitação urgente, enviar e-mail justificando o motivo;

• A partir do momento que é realizado o empréstimo, a pasta fica de inteira responsabilidade de quem a solicitou, portanto esta Superintendência não se responsabiliza se a mesma for repassada para outro setor sem o conhecimento do arquivo;

• Pedidos acima de dez pastas deverão ser justificados por e-mail e terão um prazo maior para entrega.

Devolução de pastas

• A devolução de pastas deverá ser feita, impreterivelmente, das 8:00 às 17:00 hs;

• Ao devolver a pasta o responsável deverá acompanhar a retirada da pasta do seu nome;

• A posse das pastas não deverá ultrapassar 15 dias, caso seja necessário um tempo maior, comunicar ao arquivo para renovação do empréstimo.

Documentos para arquivamento

• Os documentos deverão ser entregues com SIGED e acompanhado da listagem dos nomes de todos os servidores relacionados, se for o caso;

• O arquivo deverá aceitar estes documentos no sistema e assinar a listagem a fim de comprovante;

• Solicitações de documentos deverão ser feitas por e-mail;

• Não será entregue documentos fora da respectiva pasta, exceto se o solicitante já estiver em posse da pasta;

• Não será aceito em hipótese alguma documento sem MaSP, caso ocorra, o documento será devolvido a pessoa responsável;

• A entrega de documentos deverá ser feita das 8:00 às 17:00.

Pastas novas

• As novas pastas deverão ser entregues com etiquetas de identificação constando nome, MaSP e CPF;

• Estas pastas deverão vir acompanhadas por uma listagem a fim de controle e comprovante.