A GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO

UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS

ESCOLA DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

BIBLIOTECONOMIA – NOTURNO – 7º PERÍODO

GESTÃO DA INFORMAÇÃO E DO CONHECIMENTO – MÔNICA ERICHSEN NASSIF

ALUNOS: Bárbara de Souza Gaio

       Bernardo Pacheco Schuchter

       Estevão Moreno de Oliveira

       Michele Gonçalves da Cruz

       Sarah Santos de Oliveira

GESTÃO ESTRATÉGICA DA INFORMAÇÃO

TRABALHO DE DIAGNÓSTICO

ORGANIZAÇÃO: FUNDEP – Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa.

        O presente trabalho pretende realizar um diagnóstico de verificação das práticas de gestão da informação e do conhecimento em uma organização seja ela privada, ou pública, uma ONG, ou uma escola, etc., através de entrevistas com funcionários da empresa, de forma que se consiga obter um levantamento que detalhe os fluxos e a rotina que a informação possui dentro da organização.

        A escolha foi pela FUNDEP - Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa que é uma entidade de direito privado, sem fins lucrativos, dotada de autonomia administrativa e financeira, ela foi criada em 1975 por um grupo de professores da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG).

Reconhecida como fundação de apoio universitário, tem como finalidade principal apoiar as atividades de pesquisa, ensino, extensão e desenvolvimento tecnológico da UFMG. 

A FUNDEP tem mais de três décadas de experiência em Soluções em Gestão de Projetos para iniciativas de interesse público ou coletivo de outros parceiros e instituições públicas, privadas e do terceiro setor, além de atuar como articuladora entre universidade, mercado e sociedade.

Desde 1991, a FUNDEP oferece a instituições de ensino, órgãos governamentais e empresas privadas serviços nas áreas de planejamento, logística, assessorias pedagógicas, jurídicas e de comunicação para a realização de concursos públicos. 

Por meio de plataformas totalmente informatizadas, a gestão de concursos da FUNDEP confere agilidade, transparência, segurança e confiabilidade aos candidatos e às instituições promotoras de processos seletivos e exames. 

Durante esses anos de atuação, a FUNDEP desenvolveu competência para cumprir sua finalidade de fazer uma gestão de projetos de forma transparente e diferenciada. Essa experiência permite que o pesquisador, o professor e cientista foquem nas suas atribuições, enquanto a Fundação realiza ações administrativas e financeiras inerentes aos projetos, como compras, importações, contratação de pessoal, contabilidade e prestação de contas.

A gestão de projetos exercida pela Fundação contempla um conjunto integrado de programas, instruções e procedimentos disponibilizados aos usuários - coordenadores acadêmicos de projetos e órgãos financiadores - que permite acesso remoto, transparente e em tempo real, via Internet, a todas as informações referentes ao trabalho em execução. 

ANÁLISE DAS ENTREVISTAS

A gestão da informação e do conhecimento é nos dias atuais um fator a ser observado dentro de uma empresa, ela tem merecido cada vez mais importância e atenção das organizações. O mundo moderno das tecnologias exige mais e mais das empresas que precisam se posicionar melhor no mercado e gerir suas informações e conhecimentos de forma efetiva que viabilize um bom desempenho e boa produção de uma organização.

Para a realização do diagnóstico foram realizadas entrevistas com funcionários de setores diferentes de dentro da instituição, cujas funções variam entre auxiliar administrativo, coordenador de arquivo, analista de suporte e codificador de dados.

O roteiro de perguntas busca identificar as práticas de gestão da informação e do conhecimento dentro da FUNDEP, as primeiras quatro perguntas foram para apontar a maneira como as pessoas utilizam a informação dentro da organização e as demais para mostrar como os funcionários observam a instituição para identificar a gestão do conhecimento.

        Diante disto, as entrevistas realizadas na FUNDEP vieram para que seja verificada esta questão dentro da empresa por meio do seguinte questionamento:

1 - Através da análise das entrevistas foi possível chegar à conclusão de que a instituição em estudo possui uma cultura voltada para o tratamento e uso estratégico da informação e do conhecimento?

        As primeiras questões visam apresentar o perfil das pessoas com relação às ações que tomam frente as informações e conhecimentos gerados dentro da organização.

Em relação à tomada de decisões,

“o ator organizacional comporta-se de duas maneiras diferentes quando toma decisões. Primeiro, procura um curso de ação que seja satisfatório ou suficientemente bom, em vez de buscar o melhor. Em segundo lugar, as organizações e os atores organizacionais simplificam o processo decisório: rotina, regras e princípios heurísticos que são aplicados de modo a reduzir as incertezas.” (CHOO, 2003, p. 42)

Assim, conforme as respostas da letra “A”, as decisões são tomadas baseadas em regras disponibilizadas no sistema, manuais, legislações específicas, dentre outros.

As decisões, segundo Choo, devem ser tomadas com racionalidade, preferencialmente através de rotinas pré-estabelecidas a fim de guiar cada funcionário para melhor escolha, simplificando o processo decisório, fato que ocorre na instituição analisada.

Através da pergunta “B”, verifica-se que a informação chega até seus funcionários através de várias formas, tais como, publicações impressas ou digitais, normas, relatórios, e-mails, pelo sistema de pesquisa próprio, dentre outros.

Isto é importante para que o conhecimento seja construído de forma a ajudar no crescimento, desenvolvimento e correção de falhas eventualmente já ocorridas na instituição.

A instituição analisada possui um arquivo onde se pode consultar todos os documentos físicos produzidos pela FUNDEP, além disto ela também tem um sistema de gestão da informação (SGI) que é sempre consultado por seus funcionários para desenvolvimento de seus trabalhos. Observa-se que a instituição gerencia o conhecimento produzido por seus funcionários através deste sistema próprio de gestão da informação e de uma rede social.

Todos que participaram desta entrevista disseram que conhecem e utilizam o sistema, além disto acreditam na sua confiabilidade. Somente uma pessoa informou que localizou algumas falhas, mas que estas foram provocadas pelos próprios funcionários que alimentaram o sistema de forma errada.