A Importância da Comunicação

A importância da Comunicação

Pense na sua empresa como um maquinário de um relógio, feito de várias engrenagens. Cada engrenagem é um setor da empresa. Se uma estraga, todas as demais têm suas funções comprometidas. Sempre que for pensar1 na importância da integração entre setores da empresa, volte a este exemplo e você saberá que não é possível seguir adiante sem que todos estejam funcionando plenamente.

E por que estamos falando isso? Porque no mundo atual, a competitividade não está apenas do lado de fora da empresa. Setores de uma mesma organização competem entre si por orçamentos mais abundantes, por vantagens com o chefe, por pequenas coisas que acabam minando os relacionamentos.

Pessoas dentro de um mesmo setor também competem entre si, seja por ascender a um cargo mais privilegiado, por tirar férias no melhor período do ano, por poder sair dez minutos antes sem que ninguém diga nada ao chefe.

O resultado de tudo isso? A empresa perde a oportunidade de fazer mais, de obter melhores resultados. Por esse motivo, no post de hoje vamos falar sobre a importância da integração entre setores na sua empresa. Vamos adiante?

Relacionamentos formam a cultura e o clima organizacional

Para que as pessoas se relacionem bem na sua empresa é necessário que elas se conheçam, independente do tamanho do negócio e da quantidade de funcionários. Criar um programa de integração de novos colaboradores pode ser uma boa ideia para começar a fomentar melhores relacionamentos.

Quando as pessoas se conhecem, entendem melhor os problemas umas das outras, estão dispostas a ouvir e ajudar. Ou seja, a colaboração aflora como uma atitude positiva e a competitividade deixa de ser tão acirrada. Situações e comentários como “quem ele (a) pensa que é” deixam de existir e as pessoas se sentem mais conectadas e participativas, prevalecendo o senso de equipe.

Mas não é só no momento da entrada de um novo funcionário que você deve promover a integração entre setores. Estratégias como job rotation – onde o funcionário de um setor troca de lugar com outro por um tempo determinado, como uma semana – ajudam a melhorar a compreensão dos processos organizacionais e das dificuldades dos demais colegas, melhorando os relacionamentos entre setores.

Alinhamento de objetivos fortalece o comprometimento

Todo fim / início de ano, a direção da empresa faz o planejamento estratégico e traça alguns objetivos e metas que devem ser alcançados. Normalmente, os gestores ficam a par desses objetivos, mas os funcionários em geral não.

Sem saber exatamente o que a empresa pretende, cada setor atua de forma autônoma quanto a gastos, contratações, demissões, processos, etc, ou seja, ninguém está preocupado em ajudar a empresa a chegar onde ela almeja.

Mas, se você faz a integração entre setores, passa a ter maior responsabilidade com as metas e objetivos na medida em que todos são cobrados igualmente pelos resultados, cada um recebendo seus próprios objetivos e metas.

Um setor sabe do compromisso do outro, de certa forma fiscaliza e cobra, o que aumenta o nível de comprometimento de todos para com os resultados organizacionais.

Otimização de processos aumenta a produtividade

Produtividade é uma equação simples: fazer mais com menos recursos e em menos tempo. Se sua equipe de vendas atende hoje 20 clientes por dia, com a integração entre setores e consequente otimização de processos ela poderia aumentar essa capacidade para 30, 40 clientes atendidos ao dia.

Aqui estamos falando da integração entre setores do ponto de vista tecnológico, do uso de ERPs e CRMs para acabar com o trabalho burocrático e manual, substituindo-o por processos informatizados, ágeis e seguros.

Fazer com que a informação tramite via sistema reduz o tempo despendido em digitação de relatórios, impressões, redigitação de informação e, claro, diminui os custos operacionais da empresa, a famosa gestão sem papel.

Além disso, a adoção de um sistema de gestão aumenta a segurança da informação da empresa, pois todos os dados ficam hospedados em servidores, os quais fazem backups diários de todo o banco de dados. Você nunca mais precisará se preocupar com uma goteira na sala do arquivo.

A facilidade de comunicação estimula a colaboração