Gestão De Projetos

O Escritório de Suporte de Projetos (PSO – Project Support Office) em geral, destina-se ao suporte de diversos projetos simultaneamente, dando suporte técnico, fornecendo ferramentas e recursos. Segundo Dinsmore (1999)1 e Vargas (2003)2, um PSO tipicamente pode oferecer os seguintes serviços:

 Planejamento de projetos e cronograma;

 Recursos técnicos;

 Preparação e administração do contrato;

 Serviços administrativos e financeiros;

 Administração do escopo das mudanças;

 Ferramentas de gerenciamento do projeto;

 Medidas de avaliação do projeto;

 Gerenciamento da documentação;

 Auditoria da situação do projeto

O mesmo autor cita quatro pontos chave para o sucesso de um PSO

Metodologia: processos baseados em atividades coerentes e detalhadas sobre como fazer projetos. Esta metodologia deve ser compreendida e respeitada por todos integrantes das equipes de projetos;

Interfaces: em organizações matriciais a comunicação em linhas horizontais e verticais é de alta relevância;

Competência: pessoas preparadas para gerenciar e prestar suporte técnico;

Recursos técnicos: Equipamentos (hardware), ferramentas (software) e processos de boa qualidade.

Vargas (2003) afirma que um PSO pode ser departamental ou corporativo, variando apenas em sua colocação dentro da estrutura organizacional da empresa. Dinsmore (1999) cita que estruturas de PSO são aplicáveis em cenários em que os Gerentes de Projetos são fortes, onde exista consciência organizacional a cerca do gerenciamento de projetos, onde haja diversos projetos ocorrendo ao mesmo tempo e onde exista a necessidade de documentação de apoio e rastreabilidade formal dos projetos.

Segundo o mesmo autor o PSO pode ceder pessoal durante o planejamento e, até mesmo, execução do projeto, porém a responsabilidade sobre seu resultado não é do PSO. Outras denominações para PSO, citadas por Dinsmore (1999), são:

Escritório de projetos, escritório de gerenciamento de projetos, escritório de apoio administrativo e escritório de apoio técnico. A figura a seguir foi baseada no modelo proposto por Vargas (2003) e demonstra a esfera de atuação de um PSO de abrangência departamental.