Orçamento Empresarial

Como instrumento da administração, o orçamento fornece direção e instruções para a execução de planos, sua elaboração predetermina as unidades que serão responsáveis por certos resultados dentro de um período sob planejamento.

O orçamento representa uma atividade econômico-financeira que parte da determinação e análise dos eventos relevantes do passado e das condições empresariais presentes para projetar o desempenho futuro da empresa como um todo. O orçamento gera um plano de operações para atingir determinado objetivo mediante a alocação coordenada dos recursos e meios disponíveis em certo espaço e tempo.

Toda empresa precisa controlar seus custos e incrementar suas receitas, para isso é que são estabelecidos os orçamentos, que devem cobrir todas as áreas da empresa. Esse controle de custos e projeção das vendas é mais importante ainda e necessário num cenário de alta competitividade como o dos dias atuais, pois através deles se pode detectar desde pequenos desperdícios até grandes desvios. Por sua importância, esta é uma atividade ligada diretamente à diretoria executiva das empresas. Cabe a ela estabelecer as políticas gerais e tomar as decisões para o planejamento, a preparação, elaboração e controle do orçamento da organização, inclusive estabelecer o período e sua abrangência. Período e abrangência que podem variar de empresa para empresa, dependendo de suas táticas e estratégias empresariais, do seu tipo de atividade, de sua grandeza e ambição de crescimento, de ser uma empresa produtora rural, industrial ou prestadora de serviços.

É necessário, ainda, que se estabeleçam quais relatórios o sistema de orçamento deve emitir, pois é a sua utilização efetiva que proporcionará aos administradores meios para melhor controlar os resultados e desempenhos dos diversos departamentos e gerências e, principalmente, dos seus resultados financeiros, de forma a adequar a organização ao mercado que em atua.

A preparação dos orçamentos tem como objetivo a projeção de receitas, custos e resultados, conforme objetivos previamente definidos, geralmente elaborados com base em períodos anteriores, projetando esse comportamento para períodos futuros, fazendo enquadramento de receitas e custos, de forma a aperfeiçoar os resultados. Essa metodologia faz com que as decisões para os próximos períodos sejam tomadas com mais segurança, principalmente aquelas que envolvam novos investimentos, objetivos empresariais, políticas de produção, níveis de estoques e vendas.

O preparo de um orçamento tanto pode ser entendido como um processo contábil, como um processo de administração. Do ponto de vista contábil as cifras do orçamento são estimativas do que acontecerá no futuro, ao contrário dos dados históricos que representam o que aconteceu no passado. Já do ponto de vista administrativo, o processo de orçamento está intimamente associado à operação da empresa.

Há algumas regras básicas que devem ser observadas na preparação dos orçamentos:

• Os orçamentos podem ser anuais ou não, isso depende muito do tipo de empresa e de suas características e necessidades. O período de tempo coberto por um orçamento deve estar relacionado com a necessidade e a possibilidade de uma ação administrativa eficiente. Um intervalo útil de tempo para um orçamento é, via de regra, de um ano, dividido em subperíodos mensais, usando-se estes últimos como data básica para comparação dos resultados reais com os valores orçados.

• Os valores planejados no orçamentos são metas que devem se equiparar ao desempenho real.

• As metas incluídas no orçamento devem ser atingíveis, não sendo tão elevadas que causam frustração significativas quando não atingidas, nem tão baixas que estimulem a complacência e, consequentemente, a falta de empenho nas vendas e na contenção de custos, por exemplo.

A preparação do orçamento exige uma série de subdivisões (além dos sub-orçamentos departamentais), quase considerados orçamentos em si mesmo. Assim, podem-se ter vários orçamentos por atividades, por áreas e/ou funções:

• Orçamento de vendas.

• Orçamento de produção e serviço.

• Orçamento de matéria-prima.

• Orçamento de mão-de-obra direta e indireta.

• Orçamento de custos diretos e indiretos.

• Orçamento de despesas comerciais e administrativas.

• Orçamento de investimentos.

• Orçamento de caixa.

• Orçamento do resultado.

• Orçamento/Balanço projetado.

Quando da preparação do orçamento geral a empresa, se elabora um cronograma, onde são especificadas as datas e a ordem em que os orçamentos setoriais devem ser concluídos e a época em que cada um deverá ser ajustado com novos elementos. Em geral, a cronologia dos passos do processo de orçamento é fixada por diretrizes que preveem a coordenação dos orçamentos departamentais, sua revisão geral e aprovação. A “Comissão de Orçamento” pode, a partir dai revisar os diversos orçamentos (como por exemplo, um plano de investimentos), fazer uma analise estratégica e prever eventuais mudanças. A área financeira deve acompanhar o andamento das atividades orçamentais e controlar o cumprimento dos cronogramas.

O orçamento flexível identifica como e em que medida cada item de despesa de um departamento é influenciado pelo volume de produção e trabalho realizado nesse departamento; de que modo cada item de despesa deve variar com as alterações de volume, produção ou atividade. São valores de diversas despesas a diferentes volumes e não um volume específico ou fixo. O orçamento flexível expressa a relação entre o custo e o volume, a curto prazo. O seu ponto chave é a flexibilidade na sua técnica, que fornece uma base dinâmica de comparação, que destacam as variações favoráveis e, também, as desfavoráveis. No último caso nada indica que o orçamento seja ineficiente, pois há influências internas e externas, que atuarão de alguma maneira nas variações.

Para se elaborar um orçamento flexível é preciso ter receitas e despesas em montantes estabelecidos, porém de forma a aceitar um certo grau de flexibilidade, em relação a outros fatores – fatores esses que podem ser estranhos ao departamento a que os valores estejam alocados e, até mesmo, à empresa. Essa é uma instrumentação flexível, pois é um grupo de vários orçamentos,