A Aplicação Do Guia PMBoK Em Gerenciamento De Projetos Da Tecnologia Da Informação

Resumo

Este artigo evidencia os diversos benefícios e ganhos ao se implementar o modelo

teórico do Project Management Body of Knowledge – PMBoK, de autoria do Instituto

de Gestão de Projetos PMI (Project Management Institute) em projetos de Tecnologia da

Informação. Projetos deste ramo apresentam diversas peculiaridades, principalmente no que

diz respeito à comunicação, que deve ser feita da melhor maneira possível entre a área técnica

e a gestão. A abordagem terá como base projetos desenvolvidos em uma média empresa do

setor de Tecnologia da Informação.

Palavras chave: Gerenciamento de Projetos, Tecnologia da Informação, Guia PMBoK, PMP,

PMI.

Abstract

This article demonstrates the many benefits and gains when implementing the

model of the Project Management Body of Knowledge - PMBoK, authored by the Project

Management Institute (PMI) in information technology projects. Projects of this branch have

several peculiarities, especially with regard to communication, which must be done in the best

possible way between the technical and management areas. The approach will be based on

projects developed in an average company in the information technology sector.

Keywords: Project Management, Information Technology, PMBOK Guide, PMP, PMI.

1 Introdução

Nos dias atuais observa-se que é uma tendência natural a necessidade de comunicação

de maneira cada vez mais rápida, seja entre as pessoas, seja no mundo corporativo. Empresas

disputam informações privilegiadas sobre o mercado, numa tentativa desesperada de

dar um passo além de seus concorrentes e assim conseguir maior poder de mercado. É

imprescindível que a informação correta esteja no local correto e em tempo hábil. O processo

de comunicação deve ocorrer com o menor grau de interferências e ruído possível, a fim de

que tudo que seja transmitido pelo emissor seja recebido pelo receptor da maneira como foi

enviada e com o menor grau possível de distorções.

Em projetos de Tecnologia da Informação (T.I.), o nível de detalhamento técnico é

relativamente alto, o que pode tornar extremamente difícil a comunicação entre o pessoal da

área técnica e o corpo de gerenciamento do projeto. Os gerentes de projetos de T.I. devem

utilizar-se de modelos teóricos de gerenciamento já consolidados em projetos envolvendo

outras áreas do conhecimento.

Temos atualmente diversos modelos de gerenciamento de projetos que podem

ser seguidos, porém o mais conhecido e utilizado é o Guia Project Management Body

of Knowledge – PMBoK. Ainda assim existem empresas que adotam outros modelos de

gerenciamento, de acordo com suas necessidades e particularidades.

Para Carvalho et al. (2003) as organizações possuem à sua disposição modelos,

alguns mais voltados à organização, como é o caso do CMM – Capability Maturity Model,

outros mais genéricos, com a aplicação das boas praticas, como é o caso do guia Project

Management Body of Knowledge – PMBoK. Neste artigo serão apresentadas as boas práticas

de gerenciamento descritas no guia PMBoK, passando pelos diversos tipos de processos,

como gerenciamento do tempo, custo, escopo, comunicação etc.

2 Projetos

Segundo o guia PMBoK, um projeto é um conjunto de forças e empenhos que tem por

objetivo desenvolver um novo produto, serviço eu efeito específico.

Todo projeto tem um início e fim bem definidos, ou seja, tem duração limitada,

entretanto esta duração não tem um prazo específico, assim o projeto pode ser de curto, médio

ou longo prazo. O início do projeto dá-se quando surge a necessidade de criação do novo

elemento (produto, serviço etc.). A partir deste momento são desenvolvidas todas as ações

necessárias ao atingimento do objetivo do projeto, sendo que seu fim é caracterizado pela

realização dos mesmos. Entretanto, embora seja menos comum, um projeto pode ter como

fim a constatação da impossibilidade de realização de suas metas e objetivos inicialmente

estabelecidos.

3 Projetos na área de Tecnologia da Informação

A área da Tecnologia da Informação é uma das que mais vem crescendo nos dias

atuais. Impulsionada principalmente por grandes investimentos, a T.I. é hoje responsável pelo

desenvolvimento da maior parte das novas tecnologias, como pode ser observado na área de

telefonia móvel, computação etc.

Os projetos que envolvem Tecnologia da Informação geralmente apresentam uma

alta carga técnica em seu conteúdo, necessitando de pessoal qualificado e bem treinando na

área. O principal problema acontece no momento do gerenciamento do projeto, pois muitas

vezes o gerente não possui o conhecimento técnico necessário ao bom entendimento técnico

do projeto. O técnico por sua vez comumente ao apresenta bons conhecimentos no que diz

respeito ao gerenciamento do projeto. Este impasse deve ser resolvido através da utilização

de ferramentas do gerenciamento de projetos que permitam com que as atividades sejam

desempenhadas de maneira padronizada, com o mínimo possível de ruídos. Um projeto bem

gerenciado é aquele que cumpre seus objetivos da maneira mais eficiente possível, ou seja,

dentro do que foi estipulado em termos de recursos, tempo, recursos humanos etc.

A aplicação da metodologia do PMBoK permite com que estes objetivos sejam

alcançados, uma vez que as diversas etapas do projeto são padronizadas, minimizando o

gerenciamento amador, ou seja, aquele executado meramente com base na experiência do

gerente.

4 O guia PMBOK e o gerenciamento de projetos

O guia PMBOK é mundialmente reconhecido como uma norma eficiente no

gerenciamento de projetos e que se utiliza das melhores práticas no assunto, através da

experiência de diversos profissionais e estudiosos do ramo. Tal guia tem por objetivo

utilizar-se de uma metodologia de gerenciamento de projetos onde sejam aplicadas técnicas,

ferramentas, habilidades e processos genéricos em praticamente qualquer tipo de projeto, a

fim de maximizar sua possibilidade de sucesso.

É utilizada uma linguagem universal, permitindo com que todos aqueles que de

alguma forma estejam ligados ao projeto possam se comunicar da forma mais eficiente

possível, minimizando as interferências e ruídos, que podem comprometer o bom andamento

do projeto e o atingimento de seu objetivo inicial. Durante o gerenciamento de projetos,

são utilizados 42 processos, que podem ser divididos em cinco grupos, a saber: iniciação,

planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Deve-se ater também

para os conflitos que podem surgir durante o projeto, principalmente em relação à qualidade,

tempo, escopo, custo, entre outros.

Segundo o guia PMBOK, deve-se buscar a harmonização destes elementos através de

uma analise profunda dos requisitos e necessidades reais do projeto, evitando o sacrifício total

de um em relação aos outros.

Devido ao grande número partes interessadas no projeto (stakeholders) o

gerenciamento do mesmo e conseqüente seu plano de realização devem ser dinâmicos,

alterando-se na medida do necessário. É uma solução que permite uma relação iterativa entre

as diversas forças que têm capacidade de influenciar no projeto. A equipe responsável pelo

gerenciamento, ou seu gerente, devem ter a capacidade de ponderar as diferentes condutas

e ações possíveis, de modo a selecionar um conjunto que permita com que o projeto de

desenvolva dentro do prazo e de seus objetivos.

Entidades que realizam diversos projetos simultaneamente comumente apresentam

um escritório de projetos, onde são centralizadas diversas atividades relacionadas ao

gerenciamento de projetos, o guia PMBoK define este escritório como Project Management

Office), PMO. Ao escritório de projetos são estabelecidas funções de suporte ao

gerenciamento dos diversos projetos em desenvolvimento, entretanto é possível que a gestão

de um projeto ocorra diretamente através do PMO.

O guia PMBoK destaca as principais funções do escritório de projetos, dentre elas

o gerenciamento de recursos comuns a vários projetos, treinamento e supervisão da equipe,

realização de auditorias, criação de padrões e procedimentos específicos baseados nas

melhores práticas etc., merecendo destaque o fato de a lista apresentada ser meramente

exemplificativa, ou seja, é possível que o PMO desenvolva outras atividades além das

explicitadas. O guia é flexível quanto ao assunto, permitindo com que haja adaptação destas

funções de acordo com as necessidades do caso concreto.

O PMO apresenta uma função que tende ao segmento estratégico, pois abrange

mais de um projeto, é função predominantemente organizacional, ao passo que o gerente de

projetos tem um foco local, preocupando-se com um projeto em específico.

4.1 Aspectos ambientais da empresa

Segundo o guia PMBoK os aspectos ambientais da empresa são os diversos elementos

que podem afetar o andamento dos projetos, sejam aqueles internos ou externos. O guia

oferece alguns exemplos de fatores ambientais, entre os quais temos: condições de mercado,

cultura organizacional, tipo de comunicação utilizada na empresa, infra-estrutura, entre

outros.

4.2 Áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos

O guia PMBoK propõe 9 áreas de conhecimento em gerenciamento em gerenciamento

de projetos, a saber: gerenciamento de integração do escopo, do escopo do projeto, do tempo,

do custo, da qualidade, dos recursos humanos, das comunicações, dos riscos, e das aquisições.

O gerenciamento de integração, segundo o guia PMBoK, é responsável por

harmonizar, combinar e coordenar os diversos processos e atividades dos grupos de processos

do projeto. A esta área estão incumbidas as tarefas de conciliar os diversos interesses

conflitantes que podem existir durante a execução de um projeto. Toda sobreposição de

interesses deve ser gerenciada, de modo a evitar que os recursos sejam mau dimensionados,

comprometendo o sucesso do projeto. Na área de integração tem-se o termo de abertura do

projeto, que é composto pelo documento que formalmente autoriza o início do projeto.

O gerenciamento do escopo visa analisar se o projeto abrange os elementos

necessários e suficientes para que o projeto seja concluído com sucesso, abstendo-se de

elementos desnecessários à conclusão do projeto. No gerenciamento do escopo tem-se a

criação da estrutura analítica de projeto (EAP), que consiste basicamente da divisão das

tarefas do projeto em tarefas elementares, de modo a facilitar a execução e entrega das

mesmas.

Em relação ao tempo o gerenciamento visa monitorar o projeto, através de processos

específicos, como seqüenciamento das atividades, estimativas de recursos, cronogramas e

atividades de controle, de modo que o projeto seja concluído no prazo previsto.

No que diz respeito ao gerenciamento de custos, o guia PMBoK orienta para a

execução de atividades de estimativa e controle de custos, através de técnicas e procedimentos

específicos, de acordo com o projeto. Geralmente os custos reais de um projeto tendem a

extrapolar em diferentes graus os custos inicialmente previstos, seja por fatores internos, seja

por fatores externos, como os stakeholders. Deste modo um gerenciamento de custos eficiente

deve permitir com que o projeto seja finalizado dentro do prazo, com o atingimento dos

objetivos e dentro do custo previsto.

O guia PMBoK orienta que um projeto eficiente deve utilizar-se de processos que

contribuam de forma efetiva para com o atingimento dos objetivos, satisfazendo os requisitos

de melhoria contínua e qualidade. O gerenciamento da qualidade inclui atividades como o

planejamento da qualidade, que determina quais serão os padrões de qualidade utilizados

no projeto; garantia da qualidade, onde serão realizadas inspeções de modo a assegurar a

qualidade definida e o controle da qualidade, onde serão monitoradas as diversas medidas

relacionadas à qualidade.

O gerenciamento dos recursos humanos é responsável pela coordenação e formação

de uma equipe de projeto. Aos membros desta equipe são distribuídas as diversas

responsabilidades pela execução das atividades componentes do projeto. Nesta área a equipe

de projetos é mobilizada, desenvolvida e gerenciada, de modo a contribuir para a realização

dos objetivos do projeto.

O PMBoK também orienta em relação a importância de se gerenciar as comunicações

em um projeto. Todas as atividades realizadas pelos mais diversos membros da equipe

necessitam de uma comunicação adequada para que as tarefas realizadas se harmonizem de

modo a gerar resultados para o projeto. O projeto gera diversas informações, que devem ser

coletadas, armazenadas, distribuídas e recuperadas, quando necessário. Nesta área tem-se a

identificação de todas as partes interessadas no projeto.

Todo projeto apresenta riscos em sua execução, assim o Project Management Institute

incluiu no guia o gerenciamento de riscos, que consiste em identificar, monitorar e controlar

os riscos inerentes aos projeto. Este gerenciamento tem por objetivo maximizar os eventos

positivos e minimizar os eventos negativos no projeto.

Em relação ao gerenciamento de aquisições o guia PMBoK trata da criação de

processos de aquisições. Este gerenciamento inclui: planejamento, realização , administração

e encerramento das aquisições.

5 Os benefícios do PMBoK

Todas as práticas descritas anteriormente no citado guia podem ajudar diversas

empresas que se utilizam de projetos a melhorar a sua gestão, principalmente através da

aplicação de uma metodologia de gerenciamento.

É comum que projetos sejam gerenciados de acordo com a experiência própria de cada

gestor, ou seja, cada um acaba desenvolvendo sua própria maneira de gerenciá-los, entretanto

é importante que se utilize de uma forma ‘’padrão’’ de gestão, com a aplicação das melhores

práticas em gerenciamento de projetos, a fim de reduzir desperdícios, atrasos e rendimento.

O guia PMBoK oferece uma linha mestra sobre o gerenciamento de projetos em suas

diversas facetas, permitindo com que o gestão aplique técnicas de gestão comprovadamente

eficientes e eficazes do ponto do vista operacional.

Temas como gerenciamento de tempo, custo, escopo e integração fazem parte do

citado guia, em diversos níveis de detalhamento, fazendo com que o executor possa adaptá-

los às diversas peculiaridades de sua empresa, moldando-os de acordo com o necessário,

sempre buscando máxima eficiência e aproveitamento dos recursos disponíveis para cada

projeto. Este guia explica e exemplifica o funcionamento de cada área de subárea de um

projeto, fazendo com que o leitor possa desenvolver e aplicar técnicas padrão em diversos

projetos que realiza. Com a aplicação desta metodologia de gestão, o gestor começa

sistematizar suas atividades, buscando resultados cada vez mais específicos e concretos,

deixando em segundo plano a intuição e experiência e passando a ser mais racional do ponto

de vista gerencial.

A experiência é muito importante e oferece diversos subsídios para que o gerente de

projetos possa desempenhar suas atividades com clareza e objetividade, porém é necessário

que haja uma estruturação teórica de todo este conhecimento, utilizando-se de lições

aprendidas em projetos passados, conhecimentos adquiridos, etc., e isso é o que propõe o

guia PMBoK. Este guia tem por objetivo oferecer conhecimento sobre o gerenciamento de

diversos tipos de projetos, independentemente de seu escopo, duração ou resultado.

Atualmente, devido à forte concorrência vivenciada pelas empresas, é necessário que

a tomada de decisões seja cada vez mais rápida, consequentemente a pressão por prazos e

metas também aumenta de maneira diretamente proporcional, fazendo com que os gerentes de

projetos tenham que canalizar todos os esforços e recursos disponíveis para entregá-los dentro

do prazo e com as características exigidas pelos clientes.

Empresas que aplicam o gerenciamento de informações e projetos tem maior

capacidade de tomada de decisão, adaptando-se mais rapidamente às mudanças exigidas pelo

mercado, aumentando deste modo sua vantagem competitiva frente aos seus concorrentes

(JUGDEV e MULLER, 1999).

Segundo Alvarenga (2005) as empresas que se utilizam das técnicas e metodologias

previstas no guia PMBoK apresentam um grande ganho frente às suas concorrentes,

principalmente no que diz respeito ao segmento de desenvolvimento de softwares, como é o

caso da empresa em questão no presente artigo.

Para Kerzner (2003) diversos são os ganhos experimentados pelas empresas que

adotam o gerenciamento de projetos em suas atividades. Segundo o autor, pode-se notar

desde a diferenciação em seu mercado de atuação, passando por melhoria em seu processo de

qualidade, à redução de seus custos.

6 A empresa

O presente artigo tomou por base projetos de tecnologia da informação de uma média

empresa do setor de desenvolvimento de software para as áreas publica e privada da região de

Campinas SP.

Nesta organização são desenvolvidos diversos tipos de projetos relacionados à área de

informática, e os mesmos têm como principais clientes grandes empresas do setor de telefonia

móvel e fixa, bem como grandes bancos e empresas de entretenimento. Neste contexto

é natural que as pressões por prazos e custos reduzidos sejam um grande diferencial no

momento da escolha do desenvolvedor do projeto, assim é preciso que haja uma metodologia

de gerenciamento compatível com estas necessidades, a fim de propiciar à empresa maior

capacidade competitiva de mercado frente a seus concorrentes. Entretanto na empresa

em questão a questão do gerenciamento de projetos fica aquém do esperado, tornando-se

secundária frente à importância dada à experiência dos membros da equipe de gerenciamento.

Valoriza-se em maior grau a experiência do gerente de projetos, ou seja, geralmente a

quantidade de projetos que o mesmo já executou e não é dada a devida importância a maneira

como deve ocorrer este gerenciamento. Praticamente não há menção ao guia PMBoK, nem

tampouco mão de obra qualificada na certificação correspondente. Assim é natural que

haja diversos pontos de melhoria no que diz respeito à forma de gerenciamento implantada

atualmente na organização.

7 Metodologia

O presente artigo utilizou-se de dados reais de uma média empresa do setor de

desenvolvimento de softwares, na área da tecnologia da informação, para demonstrar os

potenciais ganhos ao se implementar a metodologia de gerenciamento de projetos descrita no

guia PMBoK, do instituto PMI. Buscou-se analisar quais tipos de ganhos seriam obtidos pela

empresa e se os mesmos poderiam por si mesmos gerar algum tipo de vantagem competitiva

para a empresa em analise, gerando assim uma base de comparação entre o investimento

necessário e os resultados esperados.

Discutiu-se também os potenciais ganhos obtidos com a referida implementação do

guia e as necessidades específicas de mercado da organização.

8 Resultados

O guia PMBoK, como dito anteriormente, é composto de diversas técnicas

relacionadas ao gerenciamento de projetos que podem ser aplicadas a quaisquer tipos de

empresas no intuito de homogeneizar a maneira como ocorre a gestão nos diversos tipos

de projetos executados ao longo do tempo. A correta aplicação do guia permitiria com que

houvesse uma harmonização na maneira de gerenciar os projetos, independentemente do

gerente, ou seja, a definição de uma metodologia de gestão capaz de padronizar o andamento

do projeto, de acordo com suas necessidades, diminuindo assim a condução do projeto através

da intuição e experiência, sem bases sólidas de aprendizado.

A implantação da metodologia PMBoK, com o conseqüente treinamento dos gerentes

e membros do projeto e incentivo às certificações afins têm a capacidade de contribuir para

a redução dos custos dos projetos como um todo, melhoria da comunicação entre os diversos

stakeholders, maior fidelidade do tempo gasto para a execução em relação ao planejado, entre

outros ganhos. Estes ganhos e melhorias tendem a prestigiar a competitividade da empresa,

aumentando sua participação de mercado, além de contribuir para sua boa imagem em relação

aos potenciais clientes.

Com o incentivo a utilização da metodologia de gestão de projetos em questão a

organização tenderá a criar ao longo do tempo um amplo conhecimento de técnicas de gestão,

o que fará com que suas atividades se tornem mais rotineiras e técnicas, ao mesmo tempo

em que podem ser adaptadas a quaisquer tipos de projetos. O uso constante das ferramentas

de gerenciamento torna o trabalho mais profissional e padronizado, melhorando os aspectos

relacionados à comunicação, não somente interna, mas também externa, ou seja, com os

diversos stakeholders em questão.

Em relação aos custos ocorre a redução gradual, principalmente devido à redução de

gastos com multas referentes aos atrasos, além da diminuição de tentativas fracassadas de

determinada atividade, o que impacta diretamente na reputação e custo final do projeto ao

cliente, evitando deste modo prejuízos e inconvenientes para a organização como um todo.

9 Discussão

Apesar dos ganhos esperados, para contribuir de forma mais significativa para o

potencial ganho real em termos de qualidade e quantidade dos serviços prestados, é necessária

a criação de mecanismos de reciclagem e manutenção dos conhecimentos e aprendizados

adquiridos com a implantação dos conceitos do guia PMBoK. Sem estes mecanismos

poderiam ocorrer ganhos de curto e médio prazo sem continuidade ao longo do tempo, o que

seria extremamente prejudicial para a imagem a organização.

Os ganhos mencionados são potenciais, principalmente devido à maneira como a alta

administração, responsável pela condução dos negócios da empresa, lidará com a questão,

priorizando-a ou não, o que impactará diretamente no sucesso do projeto de implementação

da metodologia PMBoK na organização.

10 Conclusão

O guia PMBoK apresenta diversas técnicas e procedimentos relacionados ao

gerenciamento de projetos que se utilizados de maneira correta e com o apoio da alta

administração tem a capacidade de melhorar de forma significativa o desempenho da

organização. Esses ganhos podem ser observados em todas as áreas de gerenciamentos

descritas no PMBoK, como comunicação, tempo, escopo, riscos, entre outros, porém sua

manutenção está diretamente relacionada a uma política de reciclagem e consolidação dos

conhecimentos aprendidos e implementados, para que não se percam ao longo de tempo,

gerando um retrocesso no que diz respeito a gestão dos projetos.

A correta priorização e manutenção das técnicas e procedimentos citados,

principalmente com o apoio da alta administração, farão certamente com que a empresa atinja

grande parte dos potenciais ganhos e destaque-se frente às suas concorrentes, prestigiando

sua imagem e satisfação por parte de seus clientes, possibilitando desta maneira aumento de

competitividade e ganhos de mercado.

Referências

ALVARENGA, Alain Porto. Gerência de projetos aplicada a TI: uma analise organizacional.

Revista eletrônica do Instituto de Educação Tecnológica (IETE). Disponível em: http://

www.techoje.com.br/materiais_tec/gestaodeprojetos/. Acesso em: 19 jul. 2013.

CARVALHO, M.M; LAURINDO, F.J.B.; PESSÔA, M.S.P. Information Technology

Project Management to achieve efficiency in Brazilian Companies. In: KAMEL, Sherif.

(Org.). Managing Globally with Information Technology.Hershey, p. 260-271, 2003.

JUGDEV, Kam; MULLER, Ralf. Calibrating estimation tools for software development.

Project Management Journal. Vol. 36. Iss. 4, p. 19, 13 pgs. Sylva, NC, USA: Jun. 1999.

Disponível em: http://www.proquest.umi.com>. Acesso em: 18 jul. 2013.

KERZNER, Harold. Project management: a systems approach to planning, scheduling,

and controlling. 8. ed. New York: John Wiley & Sons Inc, 2003.

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (guia PMBoK). 4ª edição.

Pennsylvania, EUA: PMI, 2009.