ANDO PROJETOS UTILIZANDO AS PRÁTICAS DO GUIA PMBOK

GERENCIANDO PROJETOS UTILIZANDO AS PRÁTICAS DO GUIA PMBOK

Ana Cristina Zanetti*, Ednei Ernesto Consiglio*, Oscar Sante Ruggiero*, Paulo Sergio Tio*, Wagner Faquim*, João Carlos Boyadjian**

* Aluno do curso de pós-graduação em “Aperfeiçoamento em Gestão de Projetos utilizando as práticas do PMBOK” (FATEC-SP – CPLAN). Ana Cristina Zanetti, e-mail:[e-mail]

** Professor coordenador do Curso de Pós-Graduação “Aperfeiçoamento em Gestão de Projetos utilizando as práticas do PMBOK” (FATEC-SP – CPLAN), PMP- Project Management Professional, MBA em Gestão de Projetos.

e-mail: [e-mail]

Resumo

Este trabalho tem como objetivo expor as melhores práticas em Gerenciamento de Projetos com base no guia PMBOK [1]. Como exemplo, mostrando que o Gerenciamento de Projetos pode ser aplicado a várias áreas, será utilizado o trabalho realizado durante o curso de aperfeiçoamento em Gestão de Projetos – concluído em dezembro de 2005, na Faculdade de Tecnologia de São Paulo - FATEC-SP. O Projeto Utilizado foi a “Montagem de uma Peça Teatral”

Introdução

Atualmente muitas empresas estão adotando a estrutura de projetos nos mais diversos setores como opção estratégica. Nesse contexto conhecer as habilidades, ferramentas e técnicas utilizadas para o Gerenciamento de Projetos e como aplicá-las é fundamental para atingir com sucesso os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de prazos e custos.

Conceitualmente, um Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, que possui um início e fim com datas definidas [1].

Gerenciar Projetos é aplicar os conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender os seus requisitos. O gerenciamento de projeto é realizado através da aplicação e da integração dos seguintes processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento, que interagem entre si devido à existência e necessidade de uma elaboração progressiva durante todo o ciclo de vida do projeto.

É responsabilidade do gerente de projetos é garantir que o projeto atinja os objetivos propostos [1].

Iniciação

Referência capítulo 4 do PMBOK [1]

O projeto tem seu inicio caracterizado com a necessidade do cliente sendo formalizada através de um documento chamado “Termo de Abertura do Projeto” (Project Charter). Este documento autoriza o início do projeto notificando a todos os envolvidos sua existência; também permite definir a autoridade do Gerente de Projetos dentro da estrutura organizacional, garantindo o apoio de todos os setores da empresa. A emissão deste documento geralmente é feita pelo patrocinador do projeto (Sponsor).

Gerenciamento de Escopo do Projeto

Referência capítulo 5 do PMBOK [1]

O escopo do projeto é caracterizado pelo trabalho que deve ser realizado, e somente ele, para se obter um produto ou serviço com determinadas características e recursos.

Os processos envolvidos neste gerenciamento são responsáveis por definir como o escopo será definido, verificado, aprovado e controlado; desenvolver a declaração de escopo detalhada do projeto; e criar a Estrutura Analítica do Projeto - EAP (figura 1). A EAP demonstra a declaração de entregas do projeto (deliverables) em partes cada vez menores. Essa divisão deve ser feita até que seja atingido o nível de detalhe que se pretende gerenciar. Com a EAP, projetos de qualquer tamanho são divididos até os níveis mais adequados ao gerenciamento das atividades.

Projetos que ficam mudando o escopo durante sua execução têm dificuldades em cumprir o cronograma e estouram o orçamento. Por isso é fundamental a criação de um processo de Controle de Mudanças.

A figura 2 apresenta a EAP utilizada no Plano de Projeto da Montagem da Peça Teatral.

FIGURA 2. EAP DO PROJETO DE MONTAGEM DA PEÇA TEATRAL.

Gerenciamento de Tempo do Projeto

Referência capítulo 6 do PMBOK [1]

O Gerenciamento do Tempo visa assegurar que o projeto termine no prazo determinado. Definição das atividadesSequênciamentodas atividadesEstimativa de RecursosGerenciamento deTempo do ProjetoFIGURA 3.PROCESSOS DO GERENCIAMENTO DE TEMPO DO PROJETO –PMBOK[1]Estimativa de duraçãoDesenvolvimentocronogramaControlecronograma

Os processos envolvidos neste gerenciamento são responsáveis por definir as atividades que produzem as entregas do projeto; identificar as interdependências das atividades; estimar os recursos e durações de cada atividade; desenvolver e controlar o cronograma (figura 3).

Para estimar as durações das atividades é importante consultar e envolver as pessoas que irão executar o trabalho. Além de garantir maior precisão, pois os envolvidos são os que melhor sabem quanto tempo precisarão para realizar a tarefa, também garante o comprometimento com o prazo para a execução das mesmas. As experiências anteriores tanto do gerente como dos envolvidos são muito importantes para esta estimativa.

Além de definir as tarefas, é necessário que se estabeleça a interdependência entre elas, e o responsável por executá-las.

A figura 4 apresenta uma amostra da lista de atividades utilizadas no projeto de Montagem da Peça Teatral, identificando os responsáveis e a interdependência entre elas. WBS Nome_da_tarefa Dur diasInício Término Predec Recursos 1.5 Cenário 54 Qua 15/06/05 Ter 30/08/05 1.5.1 Projeto 8,5Qua 15/06/05 Seg 27/06/05 1.5.1.1Reunião com diretor para análise e estudo Preliminar 1 Qua 15/06/05 Qui 16/06/05 42TI+7 dias Diretor[0,4];Cenógrafo 1.5.1.2Ante-Projeto 5 Qui 16/06/05 Qui 23/06/05 54 Cenógrafo 1.5.1.3Projeto Final 2 Qui 23/06/05 Seg 27/06/05 55 Cenógrafo 1.5.1.4Lista de materiais e objetos a serem utilizados 0,5Seg 27/06/05 Seg 27/06/05 56 Cenógrafo 1.5.2 Aquisição 25 Ter 28/06/05 Seg 01/08/05 1.5.2.1Compra de Materiais (Para os cenários a serem confeccionados). 10 Ter 28/06/05 Seg 11/07/05 57 Cenógrafo 1.5.2.2Compra e/ou Aluguel (Para objetos/vasos/tecidos/etc.). 10 Ter 12/07/05 Seg 25/07/05 59 Cenógrafo 1.5.2.3Contratação do serviço mão-de-obra 5 Ter 26/07/05 Seg 01/08/05 60 Cenógrafo[0,5];Produtor[0,2]1.5.3 Confecção e Montagem20,5Ter 02/08/05 Ter 30/08/05 1.5.3.1Construção