Avaliação da Potencialidade de Redução de Estoques no Governo Federal

Avaliação da Potencialidade de Redução de Estoques no Governo Federal

Autoria: Francisco Glauber Lima Mota, Anardino José Cancio

Resumo O artigo apresenta uma pesquisa na área de administração de estoques públicos, realizada em dados extraídos do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI. O objetivo central é avaliar a potencialidade de redução de estoques na Administração Pública Federal. O estudo foi realizado com base em equações definidas na literatura especializada e traduzidas em norma da ex-Secretaria de Administração da Presidência da República (Instrução Normativa nº 205/88) que é específica para a área de estoques, orientando a utilização de fórmulas matemáticas para definição de níveis unitários de estoque. Essas regras matemáticas, adaptadas a valores financeiros foram aplicadas aos dados concretos obtidos no SIAFI. A metodologia permitiu comprovar a existência de excesso de estoques tais como os de materiais de consumo considerados como bens comuns, no Setor Público Federal, em percentual médio superior a 80%, no período correspondente aos anos de 1999 a 2003. Finaliza-se apresentando uma contribuição com duas propostas estruturadas para implementação de técnicas de redução de estoques com base na filosofia do Just-in-Time.

1. INTRODUÇÃO 1.1 Contextualização do Problema Sempre foi alvo de muitas críticas o grande volume de recursos financeiros aplicado pelos órgãos e entidades públicas em estoques. O assunto continua sendo muito discutido no meio contábil da Administração Pública, como que a exigir dos profissionais da área de controle de material e patrimônio o desenvolvimento de estudos empíricos com vistas à identificação de melhores políticas a serem aplicadas aos estoques que possibilitem a redução dos níveis de estoques atuais e, consequentemente, do consumo de recursos públicos. Há diversos motivos levantados para justificar tal procedimento. Argumenta-se que a necessidade de manutenção de alto volume de estoques nos almoxarifados é devido à instabilidade de recursos financeiros e créditos orçamentários disponíveis. Alega-se também que os riscos de atrasos nas entregas e oscilações na demanda exigem a manutenção de altos estoques, dentre outras razões. Supõe-se, portanto, que os órgãos da Administração Pública mantêm grandes volumes de materiais de consumo estocados em função das diversas restrições de ordem orçamentária e financeira a que estão submetidos, bem como em função do demorado e burocrático processo de aquisição de bens, que exige a realização, na maioria dos casos, de licitação para a realização de compras de bens e serviços, conforme exigido pela legislação pertinente. Acredita-se que esses fatores impõem a necessidade dos órgãos públicos estocarem material ao final de cada exercício financeiro, além do necessário, visando prevenirem-se para a falta de estoques decorrentes de contratempos na aprovação do orçamento, na liberação de recursos financeiros ou nos procedimentos de licitação.

1.2 Objetivos e Relevância do Estudo O presente trabalho tem o intuito de retomar a discussão sobre o problema de administração de estoques públicos, enfocando metodologias que permitam identificar a potencialidade de redução de estoques na Administração Pública. Ao final do artigo, pretende-se, ainda, propor uma estrutura que permita a operacionalização de um sistema, harmonizando a aplicação das principais técnicas de redução de custos de estoques utilizadas na iniciativa privada, tais como: Just-in-Time, com as

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peculiaridades da Administração Pública, estabelecidas por normas legais, de modo a criar um ambiente onde possa prosperar o intento de reduzir estoques e desperdícios. Fundamentalmente, este artigo explora as respostas às seguintes perguntas: Qual o volume de materiais de consumo estocado no setor público? Como é possível reduzir esses estoques? Entende-se que o presente estudo é relevante na medida em que leva ao conhecimento da comunidade acadêmica e ao público interessado dados concretos acerca do volume dos estoques públicos, bem como por permitir o desenvolvimento de propostas com o objetivo de contribuir para a redução de estoques.

1.3 Metodologia e Delimitações da Pesquisa Para a avaliação do potencial de redução de estoques foi necessário fazer levantamentos dos dados referentes ao saldo de final de ano de estoques nos diversos órgãos e entidades públicas que compõem o denominado orçamento fiscal e seguridade social da União, assim como da sua correspondente despesa anual referente à aquisição de estoques. Para tanto, foi consultado o banco de dados referente aos anos de 1998 a 2003 do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI, que representa o instrumento utilizado pela Administração Pública Federal para o controle da gestão orçamentária, financeira e patrimonial dos órgãos e entidades que formam a União. O método de pesquisa utilizado também envolveu pesquisas bibliográficas em livros especializados na área de gestão de estoques, bem como em páginas da rede mundial de computadores. A pesquisa bibliográfica rendeu a identificação da fórmula denominada de “ponto de pedido” que se supõe seja adequada para utilização na tentativa de mensurar o excesso de estoques e sua potencialidade de redução. O desenvolvimento da idéia central enfocou os fatores de ressuprimento disciplinados na Instrução Normativa SEDAP nº205/88 onde constam regras matemáticas a serem utilizadas para definição de níveis de estoques públicos. Essas fórmulas foram aplicadas nos dados concretos obtidos no SIAFI. Em função da diversidade de itens que compõe os estoques da Administração Pública Federal, propõe-se tão-somente formas de reduzir o volume de estoques de materiais de consumo denominados de “bens comuns”, de conformidade com a definição formulada pelo parágrafo único do art. 1º da Lei nº10.520 (BRASIL, 2001): “Consideram-se bens e serviços comuns, para os fins e efeitos desse artigo, aqueles cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais no mercado”.

2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 Revisão da Literatura O excesso de estoques na área pública persiste nos dias atuais, incorporando os aspectos negativos e não se beneficiando integralmente dos aprimoramentos ocorridos