Boas Práticas para Gerenciar Equipes Virtuais Baseado em Boas Práticas já Consolidadas nas fases de Requisitos do Projeto

Boas Práticas para Gerenciar Equipes Virtuais Baseado em Boas Práticas já Consolidadas nas fases de Requisitos do Projeto

Maíra Paschoalino Fernandes Bahia1, Maria Lencastre Pinheiro de Menezes Cruz2

1Aluna de Mestrado da Universidade de Pernambuco (UPE). Ano de Ingresso 2015. Época prevista para a conclusão: 2016

2Professora da disciplina Engenharia de Software do Mestrado em Eng. Da Computação da Universidade de Pernambuco (UPE) –  Recife – PE – Brasil

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Resumo. Este trabalho propõe um estudo de caso onde, através das áreas de conhecimento do PMI – Project Management Institute® –, sejam identificados gargalos e dificuldades encontradas em projetos com equipes virtuais e fisicamente separadas a fim de propor boas práticas e melhores ferramentas e técnicas para que estes sejam desenvolvidos com eficiência e eficácia nas diferentes fases da engenharia de requisitos, atendendo a necessidade atual de um mercado cada vez mais competitivo. O trabalho com equipes virtuais vem sendo cada vez mais frequente e desafiador para os gerentes de projetos. Por isso, ao final deste trabalho, espera-se que esta pesquisa seja utilizada como um guia para facilitar a sua gestão e controle e garantir melhor qualidade quando ao processo de escrita dos requerimentos.

Palavras-chave. Equipe virtual. Requerimento. Engenharia de Requisitos. Gerenciamento de projeto. Pesquisa. Ferramentas e técnicas, Processos.

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1. Caracterização do Problema

A O trabalho com equipes virtuais vem sendo cada vez mais exigido por um mercado competitivo que busca resultados imediatos, porém com alto grau de qualidade e baixo custo. Por isso reunir em um projeto, profissionais capacitados e com competência e conhecimento diversificados, garantir a qualidade, mas principalmente reduzir ao máximo os custos, se tornou um desafio maior.

Diante disto, equipes virtuais que se espalham em muitos casos por diversos cantos do planeta vêm atraindo os gerentes de projeto que buscam aumento de produtividade, flexibilidade e diversidade de conhecimento e habilidades. Por outro lado, esta estratégia em se trabalhar com equipes alocadas em diferentes lugares vem se tornando um dos maiores desafios enfrentados, como garantir a passagem de conhecimento e principalmente estabelecer um plano claro de comunicação. Quando descemos no nível de requisitos, a comunicação se torna fundamental para garantir a qualidade do produto, evitando ambiguidade, mantendo a clareza e completude assim como permitir rastreabilidade. Segundo Klaus Pohl, quanto maior a semelhança entre as origem culturais e educacionais, suas áreas de especialização e suas rotinas, melhor será a troca de informação entre os membros da equipe.

Por isso este trabalho pretende identificar algumas das melhores práticas discutidas no guia de boas práticas de projeto – PMBOK® –, que podem ser aplicadas neste contexto de equipes virtuais confrontadas com um estudo de caso previamente realizado com diversos profissionais com experiência em projetos que apresentaram suas opiniões e sugestões sobre este modelo de trabalho, com um foco nas fases da engenharia de requisitos no projeto. No processo de desenvolvimento de software, a engenharia de requisitos destaca-se como um ponto fundamental para o sucesso dos projetos. Estudos mostram que os maiores problemas no desenvolvimento de software são relacionados com requisitos [STA95]. Diferenças culturais como atitude em relação à hierarquia, riscos e valores culturais podem ampliar a possibilidade de conflitos. Sem o conhecimento presencial do ambiente onde o software será inserido, a compreensão das razões e expectativas motivadoras do software por parte da equipe de desenvolvimento é reduzida [DAM02].

1. Fundamentação Teórica

Esta seção tem o objetivo de apresentar alguns conceitos importantes sobre gerenciamento de projetos e equipes virtuais, que serão base inicial de conhecimento para definição de quais ferramentas e técnicas devem ser aplicadas no trabalho com equipes fisicamente separadas.

1. Gerenciamento de projetos

A realização de projetos está presente em quase todas as áreas como na construção civil, no desenvolvimento de softwares, em reformas políticas e até mesmo em projetos pessoais, como no planejamento de uma viagem de férias, realização de celebrações de casamento, aniversário, entre tantas outras. Enfim, tudo aquilo que demanda do ser humano eficiência, organização e planejamento para alcançar objetivos específicos, pode ser considerado projeto (FGV, 2014).

Foi visando a necessidade de se construir um “manual” de boas práticas que surgiu o instituto de gerenciamento de projetos – PMI (Project Management Institute). Vários estudiosos e profissionais voluntários de diversas áreas se uniram para compartilhar e coletar experiências e disponibiliza-las em um livro chamado de PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou guia de conhecimento para o gerenciamento de projetos.  O PMBOK não é uma metodologia, mas uma coleção de ferramentas e técnicas que aplicadas de acordo com a natureza e propósito de cada projeto, aumentam a probabilidade de se obter êxito, mantendo os principais pilares com o máximo de aproveitamento, como a garantia de que as atividades sejam realizadas no tempo certo e de acordo com o orçamento, reduzindo custos, utilizando os recursos de forma eficaz e agregando valor ao negócio.

O guia é baseado em várias áreas e processos que organizam o trabalho a ser realizado durante o projeto. Os processos se relacionam e interagem segundo uma lógica definida para a condução do trabalho, realizada através de entradas, ferramentas e técnicas e saídas (PMI, 2008). Contudo, para facilitar o entendimento e estruturar o guia de tal forma que qualquer pessoa possa aplicar toda ou parte das práticas sugeridas de acordo com a realidade de cada projeto, este foi organizado em áreas de conhecimento que percorrem algumas ou todas as fases do projeto ou grupos de processos.

1. Equipes Virtuais

O processo de globalização impulsionou o crescimento e expansão geográfica de muitas empresas, o que impossibilitou muitas vezes que um projeto pudesse se executado em um único lugar, dando espaço cada vez mais a equipes total ou parcialmente virtuais. Além disto, o avanço da tecnologia possibilitou uma comunicação eficaz, rompendo os limites territoriais e de tempo dentro de um projeto (POLETE; MURITIBA; DOMINGUES, 2012).

O termo equipe virtual se refere ao modelo de equipe composta por pessoas com um objetivo comum que trabalharam de forma independente e fisicamente separada, através de fronteiras espaciais, temporais e organizacionais, utilizando tecnologia para se comunicar (LIPNACK; STAMPS, 2000). Os objetivos do trabalho em equipes virtuais são basicamente os mesmos que de uma equipe administrada localmente, como a necessidade de ser ter metas bem definidas, de se manter uma comunicação eficaz e garantir o comprometimento de todos os envolvidos. Entre as vantagens de se trabalhar em projeto com equipes virtuais, estão a redução dos custos, o aumento da competitividade, motivação da equipe, redução do turn over , acesso a um conjunto de habilidades mais diversificado, mão de obra qualificada, flexibilidade organizacional e de horários, aumento da produtividade, entre outros (TOLEDO; LOURDES, 2006). Em contrapartida o trabalho de um gerente de projeto para alcançar os seus objetivos numa estrutura fisicamente separada é bem mais desafiador, principalmente no que se refere à conquista da confiança, reconhecimento da liderança e principalmente realização de uma comunicação efetiva das partes interessadas.