Ciclo PDCA

A Importância da Ferramenta de Qualidade e do Método PDCA

A importância da aplicação das ferramentas da qualidade e que ela direciona as técnicas que utilizamos para mensurar, definir e analisar, e ao mesmo tempo ela ajuda a propor soluções para os problemas que interferem no bom desempenho dos processos ou melhoria na tomada de decisões. E dentro da aplicação e uso existem ferramentas adequadas para estudar determinados problemas. Dentro destas ferramentas o foco é o ciclo PDCA.

Numa primeira etapa será abordado o PDCA de manutenção, melhoria, e o de solução de problemas representado em etapas, utilizado para os estudos de processos críticos com problemas. Concluindo a parte teórica, são apresentadas as ferramentas da qualidade que são técnicas de tratamento das informações necessárias para a coleta, o processamento e a disposição clara das informações relacionadas ao processo em estudo e são fundamentais para a implantação do método PDCA de gerenciamento de processos.

O Método PDCA na Gestão de Processos

Método é “uma palavra de origem grega composta pela palavra meta, que significa “alem de”, e pela palavra hodos, que significa caminho”. Portanto método significa “caminho para se chegar a um ponto alem do caminho.

A preocupação com o uso de métodos sejam eles quantitativos ou qualitativos, pode ser observada em diversos estudos, por exemplo, eles constituem uma ferramenta para agrupar resultados e obter-se uma melhor compreensão geral acerca de um fenômeno que foi analisado.

O método PDCA é utilizado pelas organizações para gerenciar os seus processos internos de forma a garantir o alcance de metas estabelecidas, tomando as informações como fator de direcionamento das decisões.

A representação do PDCA fica assim:

• PLAN (planejamento) em que se definem as metas ideais (itens de controle) do processo analisado, estabelecendo-se os métodos para a sua consecução.

• DO (execução) sendo necessários a educação e o treinamento das pessoas envolvidas, com a execução efetiva das ações planeja das paralelamente, as informações geradas no processo são registradas.

• CHECK (verificação) e tem por objetivo comparar a execução (a partir dos dados registrados) com o planejamento. Aqui se pode notar se os resultados propostos inicialmente foram ou não alcançados.

• ACTION implica em ações corretivas; nesta fase, a partir dos resultados alcançados, tem-se dois caminhos distintos a seguir: se a verificação mostrou que não foi possível atingir os resultados propostos, deve-se partir para o estudo de ações corretivas e a seguir retomar o método PDCA; porém se os resultados propostos foram atingidos, deve-se então padronizar o processo, assegurando assim sua continuidade. O método PDCA pode ser usado com duas finalidades diversas.

Método PDCA para Manter e Melhorar Resultados

“O ciclo PDCA de controle pode ser utilizado para manutenção do nível de controle, quando o processo é repetitivo e o plano (P) consta de uma meta que é uma faixa aceitável de valores e de um método que corresponde aos Procedimentos Padrão de Operação”. Também utilizado nas melhorias do nível de controle. Neste caso, o processo não é repetitivo e o plano consta de uma meta que é um valor definido e de um método, que compreende aqueles procedimentos próprios necessários para se atingir uma meta. Pode-se perceber que o PDCA poderá ser utilizado para manter o resultado atingido ou na busca de um resultado melhor.

PDCA de Solução de Problemas: MASP

Metodologia de Análise e Solução de Problemas - MASP é o PDCA em oito etapas;

• PLAN (planejamento) inclui quatro etapas, sendo elas a “identificação do problema”, a “observação do problema”, a “análise das causas” e a “elaboração do plano de ação”;

• DO (executar) está a quinta etapa que é a execução do plano de ação;

• CHECK (verificação) está a sexta etapa onde se verifica se o bloqueio foi efetivo, ou seja, se a causa do problema foi bloqueada; em caso negativo, retorna-se à etapa da “observação”.

• ACTION (atuar corretivamente) estão a sétima e a oitava etapas: a “padronização”, que vai prevenir contra o reaparecimento do problema e a “conclusão”, onde é recapitulado todo o processo de solução do problema para melhorias no futuro.

Ferramentas da Qualidade na Gestão de Processos

Para gerenciar os processos e, sobretudo, tomar decisões com maior precisão, se faz necessário trabalhar com base em fatos e dados, ou seja, informações geradas no processo, buscando e interpretando corretamente as informações disponíveis como forma de eliminar o erro.

Para tanto, existem técnicas importantes e eficazes, denominadas de ferramentas da qualidade, capazes de propiciar a coleta, o processamento e a disposição clara das informações disponíveis, ou dados relacionados aos processos gerenciados dentro das organizações.

Tais ferramentas da qualidade passam a ser de grande utilidade no momento em que as pessoas que compõem a organização começam a dominar e praticar o método PDCA de gerenciamento de processos, com a necessidade de trabalhar e dominar as técnicas de tratamento das informações, denominadas ferramentas da qualidade. Segue exemplos:

 DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO DE ISHIKAWA:

Criada e desenvolvida por Kaoru Ishikawa, esta ferramenta - denominada também de Diagrama de Espinha de Peixe. É uma técnica simples e eficaz na enumeração das possíveis causas de um determinado problema.

As causas são agrupadas em famílias para facilitar sua análise, sendo relacionadas com o efeito causado de forma visual e clara.

 ESTRATIFICAÇÃO:

A estratificação é uma técnica utilizada para subdividir ou estratificar o problema em estudo em partes menores, facilitando sua investigação e análise para posterior busca de solução, não havendo um único modelo padrão.

 GRÁFICO DE PARETO:

O Gráfico de Pareto serve para apontar quantitativamente as causas mais significativas, em sua ordem decrescente, identificada.

 OS 5W E 2 H

A ferramenta da qualidade a ser utilizada chama-se “5W e 2H”, que funciona como um plano de ação simplificado: é uma ferramenta poderosa, que está à disposição de todos os colaboradores da organização.

 FOLHA DE VERIFICAÇÃO.

Definido o plano de ação (5W e 1H), e implantadas as medidas, o próximo passo é monitorar o processo, registrando dados (coletando informações) na folha de verificação, seu modelo é livre, devendo, porém ser simples, de fácil manuseio e capaz de comparar o efetivo e planejado. Esta ferramenta, além de favorecer o monitoramento, auxilia a avaliar a eficácia das ações corretivas adotadas.

Conclusão

É possível concluir que com aplicação e uso das ferramentas adequadas para os processos e serviços facilitam o dia a dia nas empresas, gerando confiabilidade e um grau de acerto aceitável nos processos e torna a empresa mais competitiva dentro do mercado. E o ciclo PDCA deixa clara a importância de mensurar e acompanhar o processo por inteiro.