Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo: 6
Aluno: Israel Buzetti Sobrinho	Turma: 5
Tarefa: Estudo de caso da empresa CCC
Características do projeto
A empresa CCC que atua no ramos de atacado de roupas adquiriu a DT Produções, uma produtora de eventos, para ser sua executora do programa de marketing cultural da marca, visto que essa é uma tendencia do mercado e varias empresas do mesmo segmento tem atuado nesse setor para obter vantagem competitiva junto ao seu público alvo. Aproveitando o know-how da equipe da DT Produções, a CCC pretende promover um grande evento musical em Porto Alegre no Centro de Eventos FIERGS. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, mas a maior parte dos recursos do evento serão fornecidos pela própria CCC. O evento promovido pela CCC tem varias caracteristicas que o tornam um projeto, abaixo esses pontos serão demonstrados teoricamente e associados as condições fornecidas. Segundo o PMBOK®, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, dessa forma é necessário evidenciar três características no evento da CCC/DT Produções: Sigularidade – Segundo PMBOK®, cada projeto é único, por isso para ser considerado projeto tem que existir algo que o diferencie dos outros para torna-lo único. Temporariedade – Os projetos devem ter duração finita, mesmo que leve anos até a conclusão um projeto precisa ter um fim. Progressividade – O projeto deve ser entregue em fases progressivas até sua conclusão. No trecho abaixo fica evidente a Singularidade e a Temporariedade deste projeto: “Aproveitando desde já o know-how da equipe da DT Produções, o plano atual da CCC é promover um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano”. Como eventos são caracterizados como acontecimentos especiais (rituais, apresentações ou celebrações) e que possuem determinado objetivo (cultural, social ou empresarial), portanto devem ser planejados, organizados, coordenados e controlados (ALLEN et al., 2003, BRITO;FONTES, 2002), por si só já dão evidencia de Progressividade do evento promovido pela CCC.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
O ciclo de vida do projeto, segundo o guia PMBOK®, é uma série de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término. As fases são necessariamente sequenciais e são determinadas pela necessidade de gerenciamento e controle, ou seja, descrevem o que precisa ser feito no projeto. De acordo com MEREDITH e MANTEL (2012), projetos passam por diversos estágios desde a sua origem até a sua conclusão. Esses estágios são definidos como sendo ciclo de vida do projeto. Dessa forma é preciso enteder que o ciclo de vida de um projeto é representado por diversas fases, que variam de acordo com o tamanho e complexidade do projeto. De acordo com BRUM (2018), podemos ilustrar um sistema sequencial e iterativo que promove um curso abrangente de ação, bem como uma abordagem dinâmica da mudança de natureza dos eventos. Portanto, é realizado através de cinco processos, conforme segue: Iniciação - É a fase em que uma pesquisa é conduzida e que o conceito do evento é definido e validado. É também a fase quando o escopo e o contexto do mesmo são definidos, metas e objetivos traçados e o compromisso de recursos é estabelecido. Planejamento - Fase em que os requisitos e especificações para o projeto do evento são determinados, especificando as atividades que irão ocorrer, os esforços e recursos necessários e as premissas, contextos ou decisões que afetam as decisões a serem tomadas. Implementação - É a fase em que todos os bens e serviços são contratados e coordenados, sincronizando todos os requisitos operacionais e logísticos de um projeto de evento. Operação do Evento - Consiste em um momento que vai além da execução. É uma fase distinta porque apresenta uma abordagem dinâmica e necessária para o início da produção. Embora as fases acima referidas possibilitem a decisão de go / no-go, uma vez iniciado o evento a única possibilidade de não ir é o encerramento do mesmo (ou elementos específicos e as atividades incluídas). Encerramento - É a fase de desmantelamento, em que a produção do evento é encerrada e desmontada, e as obrigações contratuais estão concluídas. Esta fase inclui também o recolhimento de feedbacks e a revisão de ações, atividades e decisões. Essas informações são então avaliadas para determinar medidas (por exemplo, retorno sobre investimento) ou a classificação estabelecida pelos critérios (por exemplo, as críticas de desempenho). Revelam ainda os impactos (por exemplo, econômica, ambiental, social e cultural), e registro das lições aprendidas que irão facilitar a efetiva transferência de conhecimentos para o próximo evento do projeto. Na fase Iniciação temos os processos: Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto Identificar Partes Interessadas Coletar Requisitos Definir o Escopo Na fase Planejamento para esse evento podemos ter os processos: Planejar o Gerenciamento do Escopo Planejar o Gerenciamento do Cronograma Definir as Atividades Sequenciar as Atividades Estimar a duração das Atividades Desenvolver o Cronograma Planejar o Gerenciamento de Custos Estimar Custos Determinar Orçamento Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto Estimar os Recursos das Atividades Planejar o Gerenciamento das Comunicações Planejar o Gerenciamento das Aquisições Planejar o Gerenciamento dos Riscos Identificar os Riscos Realizar a Análise Qualitativa dos Riscos Realizar a Análise Quantitativas dos Riscos Planejar as Respostas aos Riscos Na fase Implementação podemos ter os processos: Adquirir Rercursos Desenvolver a Equipe Gerenciar a Equipe Gerenciar a Qualidade Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto Conduzir as Aquisições Controlar o Escopo Controlar os Custos Controlar os Recursos Controlar as Aquisições Na fase Operação do Evento podemos ter processos: Controlar o Cronograma Controlar a Qualidade Na fase Encerramento temos os processos: Encerrar o Projeto ou Fase
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
São apresentadas três estruturas principais no Guia PMBOK® onde se enquadram as organizações: Funcional, Projetizada e Matricial, abaixo segue um resumo de cada uma das estruturas Segundo MONTES (2018, pg 1): Estrutura Organizacional Funcional Onde a empresa é organizada por funções e cada colaborador tem um chefe imediato, seja ele um coordenador, supervisor, gerente, etc. dependendo do nível hierárquico. Na Funcional, o GP terá mais dificuldade em engajar a equipe do projeto porque cada membro da equipe reporta diretamente para um gerente funcional. Por esse motivo, o GP deve buscar o engajamento dos gerentes funcionais no seu projeto, principalmente, aqueles que possuem parte da sua equipe trabalhando no projeto. Essa ainda é a estrutura mais adotada pelas organizações e também a mais antiga estabelecida. Empresas que fabricam e vendem produtos, principalmente, matérias primas ou produtos com poucas variações, normalmente, possuem menor necessidade de projetos, e portanto, mais provável selecionarem a estrutura funcional. Estrutura Organizacional Projetizada Onde a empresa é organizada por projetos, muito comum em empresas como consultorias e empresas de engenharia que tem como o negócio principal, os projetos (Quanto maior a necessidade de projetos, mais provável a estrutura projetizada). Nesse tipo de organização, cada colaborador está alocado em um ou mais projetos e respondem ao próprio gerente do projeto. Na projetizada, o GP tem autoridade, o que facilita o engajamento da sua equipe. Estrutura Organizacional Matricial Onde a empresa é organizada tanto por funções quanto por projetos, e onde cada colaborador pode responder tanto para um chefe funcional, quanto para um ou mais gerentes de projetos. Apesar de ser um tipo de estrutura mais recente, várias organizações funcionais tem migrado para esse tipo de estrutura. Ela pode ser classificada em: Fraca; Moderada; Ou forte. dependendo da força que o gerente de projetos tem na organização. No caso das empresas CCC e DT Produções, a DT Produções segue claramente uma estrutura projetizada devido a seu nicho de atuação, já que cada evento organizado é um projeto. Já a CCC é uma empresa familiar com algumas décadas de existencia, então ela certamente segue uma estrutura Funcional, todavia é natural que ela migre para uma estrutura Matricial caso a nova empresa adquirida se funda a empresa existente no futuro.
Referências bibliográficas
ALLEN, J. et al. Organização e Gestão de Eventos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003. BRITO, J.; FONTES, N. Estratégias para eventos: Uma ótica do Marketing e do Turismo. São Paulo: Editora Aleph, 2006. BRUM, LUIZ AUGUSTO. Ciclo de Vida dos Eventos. Linkedin. 2018. https://www.linkedin.com/pulse/ciclo-de-vida-dos-eventos-luiz-augusto-brum. (Acessado em 22/08/2019). MEDITH, J. R.; MANTEL, Samuel J. Project Management: a Managerial Approach. 8. Ed. Nova York: John Wiley & Sons, 2012. MONTES, Eduardo. Estrutura organizacional. Escritório de Projetos. 2018. https://escritoriodeprojetos.com.br/estrutura-organizacional (acessado em 23/08/2019). PMI - PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guia PMBOK®: Um Guia para o Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos, Sexta edição, Pennsylvania: PMI, 2017.

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