Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamento de Gerenciamento de Projetos	Módulo: 6
Aluno: Matrícula:	Turma: 2
Tarefa: Análise do evento da empresa CCC
Características do projeto
OO objetivo da atividade individual é o estudo de caso da empresa CCC, uma empresa que atua no ramo brasileiro de atacado de roupas a mais de 50 anos, precisou de pouco tempo para tornar-se uma empresa de referência no mercado de roupas no Brasil, estando espalhada em todo território nacional. EDevido ao seu grande investimento em divulgação da empresa, e buscando cada vez mais estar em evidência no mercado e exposição da marca, a empresa decidiu investir em uma empresa de Marketing para promover um grande evento musical, com grandes nomes de bandas de Rock dos anos 80. O conceito de um projeto baseia-se em um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço (no caso da atividade individual trata-se de um serviço). Um projeto tem um inicio e um fim bem definido, ou seja, um objetivo claro que quando é realizado caracteriza o final do projeto.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
As fases do projeto também conhecido como ciclo de vida dos projetos, são denomidas em 4 tópicos, sendo eles Iniciar o projeto, Organização e preparação, Execução e Encerramento do projeto, segue abaixo as fases de gerenciamento que serão executados. FASE DE INICIAR O PROJETO (Envolve os primeiros passos do projeto, a definição de questões fundamentais para a realização de qualquer plano.).  - ABERTURA DO PROJETO: 1º Identificação do serviço e local a ser executado: Evento musical com grandes nomes de bandas de Rock dos anos 80, que será feito em Porto Alegre; 2ºDefinição do prazo:  Data do show será na virada de ano (31/12/2020); 3ºDefinição do gerente do projeto: Será a empresa DT Produções; 4ºEstimativa de custos: A empresa CCC será a principal fornecedora dos recursos, e terá apoio das empresas de Fast Food, servindo a praça de alimentação. - IDENTIFICAÇÃO DAS PARTES INTERESSADAS:  1º Responsáveis da empresa CCC; 2º Responsáveis da empresa DT Produções; 3º Empresas de Fast Food; 4º Bandas de Rock dos anos 80 (Guns N’ Roses, Titãs, U2, AC/DC, BON JOVI entre outras); 5º Publico alvo. FASE DE ORGANIZAÇÃO E PREPARAÇÃO (A fase de organização e preparação do projeto envolve a montagem da equipe e o planejamento da sua jornada de trabalho, orientada para o atingimento dos objetivos mapeados na Fase de iniciar o projeto) - ESCOPO: 1º Planejar o Gerenciamento do escopo; 2º Definição do escopo: Melhor local para relização do show na cidade de PORTO ALEGRE – RS; Quantidade de pessoas que poderão assistir o show, sem que comprometa a intregridade física dos mesmos; Tempo de duração do evento; Empresa responsável pela limpeza do evento (antes, durante e depois); Definição de empresa responsável pela montagem do palco; Seguranças de palco; Melhor forma de divulgação da marca CCC, distribuição de copos personalizados, sorteios de camisetas e etc; Contato com bandas de rock dos anos 80; - CRONOGRAMA: 1º Definir as atividades: Listar em tópicos dos atividades citadas no escopo e priorizar e dar prazos para entrega; 2º Estimar as durações das atividades: Definir horário de inicio do evento, tempo de duração das apresentações das bandas, tempo de divulgação da marca; - CUSTOS: 1º Estimar os custos: Prever todos os gastos com as empresas terceirizadas do evento (Segurança, limpeza, montagem e desmontagem do palco, infraestrutura entre outras), contrato do show com as bandas, tentar possíveis parceriais para viabilizar os custos; 2º Determinar o orçamento: Orçar com diferentes empresas terceirizadas para prestação de serviços, produtores das bandas e etc; - COMUNICAÇÕES: 1º Planejar o gerenciamento das comunicações: Definir quem será o gerente do projeto, para que ele faça o contato com a DT Produções, para alinhar ponto importantes do evento, - AQUISIÇÕES: 1º Planejar o gerenciamento de aquisições: Aluguel do local de evento, será possível fazer um rateio com as empresas de Fast Food; Empresas prestadora de serviço de segurança, limpeza e infraestrutura; Cachê das bandas, ver se consegue patrocinadores parceiros da empresa CCC; Divulgação do evento em redes sociais, flyer, banners e etc. - RISCOS: 1º Identificar os riscos: Procurar fazer cobertura no local do evento para evitar possível chuva e afastamento do publico alvo, super lotação no evento trazendo riscos a integridade física do publico, o não interesse do publico em bandas dos anos 80; 2º Planejar as respostas aos riscos; EXECUÇÃO (A fase de execução do trabalho contempla, essencialmente, a construção dos entregáveis e o controle do escopo, custos, qualidade, riscos e alterações no projeto. Ao passo que cada entregável é construído, uma série de processos de monitoramento e controle são ativados para garantir a assertividade do produto do projeto) - PRÉ-EVENTO: 1º Fechar o contrato com as empresas terceirizadas (Segurança, limpeza e infraestrutura); 2º Contratação de PJ’s para atuar na parte organizacional dos shows; 3º Fechamento de contrato com as bandas; 4º Fechamento com as empresas de fast food; 5º Contato full time com a empresa DT Produções; 6º Fechamento de serviços com empresas de Silk Screen para a confecção das camisetas e acessórios para a divulgação da empresa CCC; 7º Controle do Planejado X Realizado – Base Line. - EVENTO: 1º Gerenciamento das empresas terceirizadas e dos PJ’s das partes organizacionais; 2º Monitorar e controlar os serviços fornecidos ao publico; 3º “Gerenciamento de Problemas” ver se há necessidade de replanejar possível erro no escopo, implementando ações corretivas para manter a BASE LINE conforme programado. ENCERRAMENTO (O objetivo desta fase é a entrega do produto final ao cliente, com a consolidação da documentação do projeto, desmobilização da equipe de trabalho e encerramento dos contratos com Fornecedores) 1° Verificação da satisfação do público alvo; 2° Medição de aproveitadmento de quão “lucrativo” foi o evento para a empresa CCC; 3° Avaliar o BASE-LINE Planejado x Executado; 4° Lições aprendidas, audição dos pontos positivos e negativos; 5° Levantamento de custo total do projeto; 6° Pagamento dos custos para manter uma boa impressão sobre a empresa.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
CConforme visto em “sala de aula” e segundo o PMBOK, vimos que temos 3 tipos de estruturas organizacionais, FUNCIONAL, MATRICIAL e PROJETIZADA. Um breve descrição do que se trata cada uma delas: FUNCIONAL: Onde a empresa é organizada por funções e cada colaborador tem um chefe imediato, seja ele um coordenador, supervisor, gerente, etc. e não tem indícios de gerenciamento de projetos. Na Funcional, o GP terá mais dificuldade em engajar a equipe do projeto porque cada membro da equipe reporta diretamente para um gerente funcional MATRICIAL: Onde a empresa é organizada tanto por funções quanto por projetos, e onde cada colaborador pode responder tanto para um chefe funcional, quanto para um ou mais gerentes de projetos. Apesar de ser um tipo de estrutura mais recente, várias organizações funcionais tem migrado para esse tipo de estrutura. Esse modelo pode ser classificado em três níveis: Fraca (o gerente funcional tem mais influência do que o gerente de projetos), Balanceada (O gerente funcional e o gerente de projetos estão no mesmo nível de influência) e Forte (O gerente de projeto tem maior influência do que o gerente funcional). PROJETIZADA: Nesse tipo de organização, cada colaborador está alocado em um ou mais projetos e respondem ao próprio gerente do projeto. Na projetizada, o Gerente de Projetos tem total autoridade. No nosso caso a Empresa CCC ela trata-se de uma estrutura FUNCIONAL, devido a necessidade de contratar um empresa para fazer o gerenciamento do projeto (Evento), com isso podemos ver que eles não tem um setor responsável para realizar o evento na empresa CCC. Já a empresa DT Produções percebe-se que o foco da empresa é voltato totalmente para a realização de serviços desse tipo do evento, e para cada caso eles desenvolvem um projeto diferente. Com isso a empresa DT Produções apresenta uma estrutura PROJETIZADA.
Referências bibliográficas
https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/standard-for-project-management-exposure-draft E-book FGV, Fundamentos em Gerenciamento de Projetos, Autores: FABRA, MARCANTONIO...

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