METODOLOGIA DE ASSESSORIA DO ESCRITÓRIO DE QUALIDADE

METODOLOGIA DE ACESSORIA DO ESCRITÓRIO DE QUALIDADE

BAIRRAL

2018

1. INTRODUÇÃO

Planejamento, organização, direção e controle são as premissas da ciência administrativa, representam o processo lógico e funcional que gerencia uma organização para determinado objetivo institucional (CHIAVENATO, 2009). Toda organização precisa se posicionar estrategicamente para um determinado propósito, mesmo em organizações sem fins lucrativos a competitividade relacionada a produtividade, qualidade e excelência deve ser estimulada.

Este documento propõe o relato da construção e execução da metodologia utilizada pelo escritório de Qualidade do Bairral.

1. DIGNÓSTICO SITUACIONAL

Para esta fase de conhecimento dos fatores e atores que permeiam o ambiente institucional permitirá análises estratégicas para verificação de novos rumos de planejamentos estratégicos.

A metodologia utilizada será a Aplicação de Análise SWOT, que permitirá a avaliação do ambiente interno, que identificará as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

1. ANALISES DE PROPÓSITOS ORGANIZACIONAIS

Para a elaboração do planejamento estratégico, será analisado os elementos do propósito organizacional, a saber: valores, missão e visão. O objetivo desta fase é promover uma profunda reflexão de quem é a organização, quais são os valores inegociáveis, quais os horizontes futuros desejados e como a instituição deve ser e agir para atingi-los. Para cada área de atuação será implementado a política de atuação.

A metodologia utilizada será através de “Coleção de Objetivos”, segue:

• Objetivos estratégicos: metas globais e amplas da organização que devem estar diretamente relacionadas a missão da instituição. Ou seja, a cada Objetivo Estratégico alcançado, a empresa deve caminhar para mais perto de alcançar sua visão.
• Objetivos Táticos: abrangem cada unidade específica da instituição. São geralmente objetivos divisionais ou departamentais relacionados com as áreas de produção, finanças, marketing e de recursos humanos da organização.
• Objetivos Operacionais: são específicos e voltados para a execução das operações da instituição, e referem-se geralmente a cada tarefa ou operação especificamente. Devem ser criados em formato de projetos ou planos de ação, como subdivisões dos Objetivos Táticos. Ou seja, são as ações que precisarão ser feitas para garantir que os objetivos táticos sejam alcançados.
• Orçamento Empresarial: após elencar todos os objetivos, definindo visão, missão e valores, o próximo passo é transformar todo o planejamento estratégico em números (metas e indicadores)

1. LEVANTAMENTO DE INDICADORES

O BSC - Balanced Scorecard: indicadores e perspectivas, é um sistema de gerenciamento e alinhamento da estratégia em todos os níveis da organização, que vão organizar as estratégias e mostrar o plano de ação correto a seguir.

Dentre os indicadores do BSC, vamos atear aos dois mais importantes, os indicadores de resultado e os indicadores de tendência.

• Indicadores de resultado: também conhecidos de “out comes”, indicadores resultantes ou indicadores de ocorrência, são genéricos. Usados para medir os resultados alcançados pelas ações que já forma efetivadas.
• Indicadores de tendência: também conhecidos como “drives”, indicadores direcionadores ou vetores de desempenho, são específicos. Empregados para medir as ações que promovem ou levam aos resultados medidos pelos indicadores de resultados.

As formas dos indicadores do BSC são:

• Indicadores quantitativos: representados por números absolutos ou índices.
• Indicadores qualitativos: representam conceitos e, por isso, podem ser binários.

O objetivo dos indicadores para o BSC é facilitar o acompanhamento das ações e iniciativas definidas pela instituição de forma prática e objetiva, principalmente o desempenho estratégico da organização. Para isso, os indicadores têm algumas características, como:

• Comunicação estratégica: forma correta de como quer ser medido ou é ambíguo (duplo sentido).
• Confiabilidade e repetição constante das medições: são medidos de forma correta e sempre da mesma forma, evitando variações, para que os dados sejam confiáveis e úteis para a instituição.
• Atualização frequente das medições: definir uma prioridade adequada para as medições, de forma a se saber qual foi a melhora ou piora em determinados períodos (análise crítica).
• Metas de longo prazo: os indicadores são estratégicos, eles realmente levarão a melhorias significativas de desempenho.
• Custo e Benefício de manter o indicador: é preciso saber que o benefício supera o custo devido a confiabilidade na medição pelo BSC.

1. MACRO PROCESSO

SIPOC

1. PLANO DE AÇÃO – CICLO PDCA

O PDCA É uma ferramenta gerencial de tomada de decisões para garantir o alcance das metas necessárias para o funcionamento das organizações. É de fundamental importância para a análise e melhoria dos processos organizacionais e para a eficácia do trabalho em equipe. O PDCA pode ser utilizado em qualquer organização, inclusive as de saúde, na realização de toda e qualquer atividade da organização, sendo ideal que todos os membros saibam utilizá-la. Para cada uma das fases, existe uma série de atividades que devem ser realizadas de maneira cíclica e ininterrupta, facilitando a execução, além de dar agilidade e evitar desperdício de tempo, promovendo a melhoria sistemática na organização. Cada letra do ciclo corresponde a um termo que se traduz da seguinte forma:

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