Probabilidade E Estatistica

Avaliação a Distância (AD)

Sistemas Integrados de Gestão

Estudo de Caso*

O método utilizado para o trabalho é o estudo de caso, que se caracteriza pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos de maneira que permita a investigação de seu amplo e detalhado conhecimento. (YIN, 2005)

A coleta dos dados foi realizada através da verificação de documentos da empresa, e de informações adquiridas junto ao gerente de custos e ao Coordenador de TI, abordando a investigação dos critérios utilizados para a análise de investimentos. As questões são elaboradas com base na literatura existente na área visando responder aos objetivos da pesquisa. Foram realizadas visitas e observações do processo e dos projetos de expansão.

A unidade de pesquisa é um Grupo Industrial de porte médio, atuante nas áreas de papel, madeira, reflorestamento e agricultura, situada no município de Guarapuava-Paraná, e aqui denominado como Alfa.

Como a maioria das empresas, a Alfa não possui um projeto formal de Análise de Investimentos na área de TI. No entanto, as decisões são tomadas com base na experiência e na intuição do coordenador, que verificou a necessidade de que houvesse a substituição do sistema ERP da empresa, bem como nas necessidades dos vários setores. Um dos critérios utilizados para constatar essa necessidade foi a comparação com os gastos anuais de manutenção dos sistemas anteriormente utilizados. Outra grande necessidade verificada é a de que haja a maior integração do grupo industrial, que hoje possui um tipo de sistema para cada unidade de negócio, dificultando a tomada de decisões.

Para esse estudo considerou-se a análise do caso descrita sob três perspectivas: análise do processo de escolha do sistema, análise de custos e por fim, análise dos benefícios já visualizados em dois anos de implantação.

1- Análise do Investimento

Para a escolha do sistema considerado mais adequado, não foram utilizadas as técnicas tradicionais de análise de investimentos existentes, devido às limitações dessas quando se refere a investimentos em TI. O método adotado foi o Information Economics que, segundo Graeml (2003) consiste nas seguintes etapas para o processo decisório:

- os usuários-chave dos departamentos da empresa listam os benefícios tangíveis e intangíveis que esperam do investimento;

- levando em conta os benefícios esperados pelo departamento, o departamento de informática faz uma análise das alternativas existentes;

- uma equipe avalia os benefícios e os riscos envolvidos nas alternativas sugeridas pelo departamento de informática, comparando-as e decidindo por uma delas.

Segundo Graeml (2003, p.114) "esses procedimentos valorizam os usuários do sistema, que têm voz ativa na decisão do investimento, o que ajuda a garantir, ainda, maior comprometimento, melhor aceitação e menor resistência a implantação das soluções propostas." De acordo com essa metodologia, foram percorridos os seguintes passos:

a) Lista de Benefícios esperados: os usuários-chave dos departamentos da empresa com interesse no projeto listaram os benefícios tangíveis e intangíveis que esperam do investimento. Essa lista está relacionada com objetivos estratégicos e leva em consideração fatores que contribuam para o crescimento da organização.

* Integrar todas as áreas da empresa;

* Disponibilizar informações gerenciais;

* Maior segurança;

* Menos erros;

* Maior e melhor controle sobre as operações;

* Tomadas de decisões financeiras superiores;

* Relacionamento com clientes - CRM;

* Negócios via Internet - e-business.

b) Balanço Técnico: no segundo passo, foi elaborado um balanço técnico das alternativas existentes no mercado, um longo estudo realizado pela equipe de informática na busca por um sistema adequado para a empresa, priorizando que as decisões se baseiem primordialmente nos requisitos do negócio e não em questões técnicas. Nessas condições foram analisadas algumas propostas de sistemas consideradas viáveis, dentre essas, algumas se destacam na avaliação da equipe. As três alternativas escolhidas e seus respectivos "orçamentos" se encontram na tabela 2.

Com base na tabela de gastos necessários e considerando que todos os sistemas atenderiam a necessidade da empresa, optou-se pela alternativa que apresenta um investimento menor, no caso, foi escolhido o sistema A3.

c) Avaliação dos usuários-chave: Uma equipe de usuários-chave avalia os benefícios e os riscos envolvidos na alternativa sugerida pelo departamento de informática, comparando-a com as demais alternativas e decidindo por uma delas. No caso acima, os usuários chave acompanharam a decisão da equipe de informática, também optando pela alternativa A3.

2- Análise dos Custos

Após dois anos de implantação, foi levantada uma planilha de custos, a fim de visualizar todos os gastos incorridos. O resultado está evidenciado na tabela 3:

Se compararmos a Tabela 3 com a tabela de estimativas de gastos (Tabela 2) apresentava uma estimativa bem inferior. Isso se deve principalmente aos custos de