A Especificação de Projeto
Por: matutina • 1/7/2019 • Projeto de pesquisa • 2.907 Palavras (12 Páginas) • 167 Visualizações
Controle de Versões | |||
Versão | Data | Autor | Notas da Revisão |
01 | 26/09/2018 | Iniciação/ Plano de Projeto | |
Sumário
1 Necessidade a ser Atendida pelo Projeto 2
2 Descrição do Escopo do Projeto 3
Necessidade a ser Atendida pelo Projeto
Esse projeto visa automatizar o Processo de Contas a Pagar seguindo um fluxo de aprovação com documentos e tarefas distribuídos digitalmente para os responsáveis.
A implantação do processo permitirá aos gestores acompanhamento em tempo real o andamento dos trabalhos, status de cada documento, trará indicadores para análise da produtividade dos envolvidos e principalmente agilidade na integração entre os setores para cada documento transitado.
A ferramenta também trará agilidade na visualização e análise da documentação, além de mantê-los armazenados junto ao processo de forma segura e centralizada, com recursos que facilitam a busca.
A partir de regras previamente definidas o usuário saberá os documentos obrigatórios a serem anexados junto à Nota Fiscal para cada tipo de serviço, que em conjunto com travas que o sistema fará ao finalizar as tarefas poderá reduzir as devoluções de processos e evitar pagamentos fora dos prazos.
Atualmente para cada documento a ser pago é iniciado um fluxo de aprovação com documentos impressos que transitam até o departamento financeiro. O processo foi mapeado junto às áreas envolvidas e desenhado no BPM do ProcessDoc, permitindo que as solicitações de pagamento sejam feitas digitalmente. Dessa forma a partir do preenchimento de formulários eletrônicos e documentos digitalizados cada processo seguirá o fluxo previamente definido e as solicitações de pagamento passarão a ser distribuídas como tarefas aos responsáveis atribuídos para cada etapa do processo.
Processo Contas a Pagar - Fluxo Resumido do Processo
[pic 1]
Descrição do Escopo do Projeto
Processo de Contas a Pagar
- Etapa: Solicitar Aprovação de Pagamento
Essa é a etapa onde será preenchida a SP (Solicitação de Pagamento), criada de acordo com o modelo existente, com informação sobre o documento a ser pago e anexado todos os documentos necessários.
Cada Tipo de Serviço possui documentos obrigatórios a serem atendidos e esses estarão separados por pastas identificadas pelo nome do documento, como passos a serem executados para finalizar a tarefa.
Para atender a diversidade de documentos por Tipo de Serviços a iniciação de um Caso será feita de acordo com o tipo de documento (a escolher) e os passos de acordo com os tipos de documentos exigidos.
Na finalização dessa etapa o sistema fará uma validação prévia para garantir que os documentos foram anexados nas respectivas pastas. Essa não será uma validação de conteúdo (não impede do solicitante anexar documento errado nas pastas) mas o processo não seguirá sem que hajam documentos em todas as pastas.
Os solicitantes poderão ter acessos para iniciar casos para qualquer tipo de documento ou apenas os que estejam sob sua responsabilidade. Isso será definido nas regras de permissionamento.
Anexos A – Passos da primeira etapa do processo
Preenchimento da SP e pastas para documentos obrigatórios de acordo com o tipo de documento selecionado
[pic 2]
[pic 3]
Anexo B – Iniciar caso
Selecionar de acordo com o tipo de serviço.
[pic 4]
Ao finalizar essa etapa o processo deverá verificar a partir do CNPJ preenchido na SP, se o fornecedor está cadastrado no Tasy. Caso o CNPJ não seja localizado será gerada um tarefa paralela para o setor de cadastro efetuar o cadastro e parametrizar os impostos. Essa integração nâo estará contemplada na POC, porém o fluxo do processo já atenderá essa necessidade, ficando pronto para uso após configuração dos dados para integração com BD.
- Etapa: Conferir Documento
Nessa etapa será feita uma triagem para conferir que os documentos anexos nas pastas estão corretos e evitar que apenas ao fim do fluxo identifiquem-se inconsistências e atraso no pagamento.
Todos as pastas de documentos estarão disponíveis para visualização nessa etapa, independente ao tipo de serviço do documento do caso corrente.
Será disponibilizado um Check List para Conferência com os documentos necessários para cada tipo de serviço para facilitar a localização desses.
Para o conferente será bastante útil a utilização da tela de Comparativa de documento para intercalar a visualização das pastas de documentos sem fechar o eForm do Check List, enquanto vai marcando os documentos conferidos. Vide anexo C.
Se encontrar inconsistências o conferente fará as devidas anotações e ao finalizar a tarefa o caso será devolvido para o solicitante na etapa “Inconsistência na Conferência”.
Estando tudo certo, o caso seguirá para aprovação do Gestor.
Anexo C – formulários e documentos dividem a mesma tela sendo possível navegar entre os documentos e formulários.
[pic 5]
- Etapa: Inconsistência na Conferência
As tarefas dessa etapa serão automaticamente direcionadas para o usuário que iniciou o caso, que será alertado por e-mail a cada nova tarefa recebida.
Esse terá acesso para visualizar o Check List de Conferência e as anotações para fazer as correções solicitadas.
No caso de algum documento não ter sido anexado esse deverá ser anexado na pasta “DOS COMPLEMENTARES” (vide anexo D). A execução nesse passo é opcional para o caso da inconsistência não estar nos anexos e sim no preenchimento do eForm. Por questão de controle e regras do processo, as pastas onde os documentos foram anexados anteriormente estarão disponíveis apenas para consulta e não receberão novos arquivos.
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