Contrato de Suprimento em ERP SAP

Recebimento de Matéria prima

ÍNDICE

1        Objetivo        

2        Cenário        

2.1        Descrição do cenário        

2.2        Benefícios        

2.3        Mapa do cenário        

2.4        Processo descritivo        

2.4.1        Processo item 1        

2.4.2        Processos item 2        

2.4.3        Sobre as Regras de Validação        

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1. Objetivo

Ter domínio nos Contratos da Companhia desde a solicitação de validação até o seu encerramento, bem como acompanhar o pagamento aos prestadores de serviço, de acordo com o objeto do Contrato.

1. Cenário

1. Descrição do cenário

Contratos da Companhia

1. Benefícios

- Total controle dos Contratos;

- Melhor eficiência no retorno da validação;

- Acompanhamento direto quanto a execução das cláusulas Contratuais;

1. Mapa do cenário

Hoje, não existe um programa específico para acompanhamento dos Contratos na Companhia. Os mesmo são solicitados através do programa Helpdesck e após a validação, não há como prevê o retorno dos contratos físicos ao Departamento Juridico nem a sua plena execução nas cláusulas especificas.

1. Processo descritivo

1. Processo item 1

SOLICITAÇÃO DE VALIDAÇÃO

Filial abre pedido de validação de contrato preenchendo todas as informações pertinentes no programa de Contratos do SAP, bem como anexando o contrato modelo padrão devidamente preenchido.

 Nas informações para preenchimento deve conter:

1. Nome do Contrato (Ex. Contrato de locação de imóvel comercial; Contrato de prestação de serviço para pintura)
2. Objeto do Contrato (deverá conter espaço para redigir);
3. Nome do Prestador de serviço (Fornecedor);
4. Data inicial e final do Contrato;
5. Valor do Contrato;
6. Nº de parcelas que será realizado o pagamento;
7. Conta que será realizado o pagamento (Nome, agencia, conta);
8. Se haverá trabalhadores terceirizados trabalhando dentro da Companhia (em caso positivo deverá ser cobrado mensalmente o recolhimento previdenciário e comprovante de pagamento dos trabalhadores terceirizados);
9. Se será apresentado alguma garantia (ex. caução em valor no caso de contrato de locação);

TRAMITE ENTRE O SOLICITANTE E ATENDENTE

Deverá haver um “ambiente” onde o solicitante e o atendente possam trocar informações a respeito da confecção e validação do contrato.

Essas informações, uma vez encaminhadas não poderão ser alteradas.

CONTRATO VALIDADO

Após análise do contrato, o Departamento Juridico responderá a solicitação anexando em PDF o contrato validado.

Posteriormente, para dar continuidade no processo o solicitante deverá anexar o contrato validado com as devidas assinaturas dos prestadores de serviço, para que o Departamento Jurídico possa liberar ao Departamento Financeiro o pagamento da primeiro parcela.

RETORNO DO CONTRATO FISICO

Após 20 (vinte) dias da validação do Contrato, caso o Departamento Jurídico não tenha recebido o contrato físico com as devidas assinaturas, será encaminhado um workflow aos atendentes informando a pendencia especifica. Esse workflow deverá ser enviado semanalmente até o Departamento Juridico dar baixa no programa SAP a pendencia de retorno, o que acontecerá apenas no recebimento do contrato físico.

CONTROLE NA EXECUÇÃO DAS CLÁUSULAS CONTRATUAIS

Em caso de trabalhadores terceirizados realizando serviço dentro da Companhia (Item preenchido na abertura do contrato), deverá ser analisado mensalmente, no ato da conferencia da NF para liberação de pagamento se foi anexado o comprovante de pagamento e recolhimento previdenciário do mês antecedente ao pagamento.

Esse comprovante (pagamento e recolhimento previdenciário) deverá ser inserido mensalmente pela filial através do responsável pela solicitação de pagamento.

Todas as vezes que a filial for lançar uma NF para pagamento e no cadastro tiver preenchido o ícone de “trabalhadores terceirizados dentro da Companhia” o sistema irá solicitar a apresentação dos documentos exigidos no Contrato (comprovante de pagamento e recolhimento previdenciário)

Caso não seja localizado o documento específico, o pagamento será bloqueado até que o mesmo seja inserido.

Em caso de bloqueio por falta de comprovação de documentação o Departamento Financeiro e Juridico receberá automaticamente um workflow informando o ocorrido.

ADITIVO, DISTRATO E DEMAIS DOCUMENTOS

Dentro da pasta de contrato cadastrado deverá conter também informações quanto a confecção de aditivos, distrato e demais documentos, que deverão sempre ser inserido no cadastro já aberto. Ou seja, não poderá ser aberto um novo cadastro para aditivo ou distrato referente ao Contrato específico.

VIGÊNCIA DO CONTRATO