Gestão de Projetos como Aprimoramento da Terceirização

Gestão de Projetos como Aprimoramento da Terceirização.        

S034-Gerência de Projetos de Software

Marcos Lourival Magalhães.

Introdução:

O que é terceirizar?

Em seu conceito básico terceirizar é transferir para terceiros atividades que não fazem parte do negócio principal da empresa e podem ser de dois tipos basicamente: por serviços e por projetos que serão explicados posteriormente.

Sob a ótica da tecnologia da informação terceirizar é confiar a responsabilidade pelas operações e ou desenvolvimento de sistemas de informação da empresa, no todo ou em parte a outra companhia.

Mas com as tecnologias modernas de desenvolvimento em informática e com uma estrutura de gerenciamento de projetos bem desenvolvida é possível obter sucesso em projetos que incluam terceirização de partes dos mesmos.

Introdução continuação:

Existem hoje em dia dois tipos básicos de terceirização em TI:

Por Serviços– Onde a mão de obra é gerenciada pelo locador e os serviços são pagos por hora trabalhada. (outsourcing)

Por Projeto– Onde a empresa estabelece prazos recursos e custos para o desenvolvimento projeto o pagamento é estabelecido por um cronograma atrelado a entregas parciais dos produtos ou serviços.

Existem motivações obvias para que a terceirização seja vista como uma opção pelas empresas de TI principalmente no que se refere a custos, mas uma série de cuidados devem ser tomados se esta opção for escolhida pois a competência da empresa escolhida assim como uma gerencia eficaz do projeto por parte da contratante evitando que esta terceirização não se torne um fator comprometedor para o sucesso do projeto.

Vantagens Teóricas da Terceirização nos Sistemas de Informação:        

-- Redução de custos: geralmente em função da economia de escala e nem sempre em termos absolutos, às vezes há até um aumento nas despesas, mas concorrentemente há liberação de valiosos recursos internos, que poderão ser direcionados para projetos mais importantes.

-- Concentração de atividades: direcionamento do corpo funcional para o principal negócio da empresa.

-- Competência: se a empresa terceirizada for bem escolhida pode-se ter a possibilidade de dispor de especialistas em determinado assunto apenas pelo tempo necessário para o trabalho.

-- Economia de mão de obra: através da redução ou extinção do departamento de sistemas de informação.

-- Eliminação de atividades de rotina: tais como digitação de documentos.

-- Incentivos fiscais: reduções na carga tributária.

Vantagens na Terceirização Explanação:

Acredita-se que a redução de custo é importante mas não é o principal motivo para que as empresas busquem na terceirização a solução para seus problemas em TI. Na realidade as empresas buscam realmente é o controle da situação, podendo ter mais influência nas decisões de como será o sistema e exigindo mais em termos de prazo e qualidade.

O objetivo mesmo é conseguir em curto prazo sistemas de informação que funcionem e poder contar com um maior ‘expertise’, levando em conta a preocupação com a excelência dos sistemas de informação e, acima de tudo, uma busca incessante de aderência e focalização da informática às prioridades do negócio.

Desvantagens Teóricas da Terceirização nos Sistemas de Informação:

-- Síndrome da injeção de recursos: como é impossível prever todas as necessidades futuras, é quase certo que o cliente irá precisar de serviços não especificados no contrato original, e a reação da empresa contratada é exigir mais recursos para cobrir os custos destes serviços adicionais. Outras despesas imprevistas tais como necessidade de atualizar equipamentos, atualizar programas, gerenciar sistemas, podem trazer aumento significativo de custo ao serviço inicialmente contratado.

-- Problemas de rescisão de contratos: relacionados à multas e outras penalidades, estes podem ser evitados com cláusulas justas para ambas as partes, viáveis e contratos de curto prazo.

-- Perda de controle: quando a operação é executada por terceiros a operação pode facilmente perder o controle do modo como são feitas as coisas. O controle da qualidade geral continua ser feito pelo cliente que deve ter sob suas rédeas as estratégias de longo prazo. Deve-se manter uma boa linha de comunicação com a empresa terceira, que deve estar sempre voltada para atender aos interesses do cliente, que deve ter sob suas rédeas as estratégias de longo prazo. Deve-se manter uma boa linha de comunicação com a empresa terceira que deve sempre estar voltada para atender os interesses do cliente.

-- Burocracia: os atrasos e despesas decorrentes da burocracia não são eliminados através da terceirização de sistemas de informação. A burocracia pode continuar a existir e ser usada em favor da empresa contratada, como instrumento de proteção dos seus lucros.

-- Experiências perdidas: A dispensa de funcionários experientes pode trazer um prejuízo real para a empresa, limitando a sua capacidade de assumir no futuro as atividades que foram terceirizadas.

-- Conflitos de interesse: a contratante objetiva expandir seus negócios e a contratada, aumentar seus lucros. Geralmente elas se comportam como parceiras, entretanto quando estes interesses entram em conflito, suas prioridades se tornam divergentes.

Outros Problemas a Serem Considerados na Terceirização:

-- A obsolescência das decisões: devido à complexidade técnica envolvida e o grande dinamismo inerente à área, capaz de inverter rapidamente as relações entre vantagens e desvantagens.

-- Adoção de direcionamento estratégico alheio: quanto mais a empresa terceiriza sua área de informática, e progressivamente se desfaz de seu corpo técnico qualificado, mais ela tende a ficar à mercê de seus parceiros nas decisões realmente estratégicas, aquelas que refletirão em seu desempenho em longo prazo. A empresa pode perder seus referenciais e a capacidade de argumentação para questionar as propostas de seu parceiro.

-- Dilema entre dependência e diversidade excessiva: contratam-se várias atividades de um único parceiro, haverá então facilidade de integração dos diversos serviços, mas aumentará a sua dependência em relação ao contratado. Por outro lado, se se pulveriza a atividade, pode haver problemas de gerenciamento e integração destes diversos contratados.

-- Problemas de interface: Ao terceirizar a empresa pode abrir mão de alguns padrões, o que torna mais difícil a conciliação e definição de responsabilidade pela interface entre sistemas diferenciados.

-- Dificuldade de retomada: Quando alguma coisa sai errado no processo de terceirização, a situação é complexa pois a empresa geralmente não tem equipe própria para assumir o trabalho terceirizado e é impossível formar outra em curto prazo, ou mesmo contratar outro parceiro que tenha condições de assumi-la.

Requisitos Relevantes para Confiar Serviços de TI. a Terceiros:

-- Existência de um planejamento estratégico da informação.

-- Definição dos padrões a serem adotados na empresa.

-- Adoção de uma política de informação.

-- Confiança na empresa escolhida para exercer a terceirização, baseada em análise de dados concretos.

Gerência de Projetos e sua Importância na Terceirização bem Sucedida Conclusão:

Atuação da gerência de projeto:

-- Integração do projeto

-- Escopo do projeto

-- Tempo do projeto

-- Custo do projeto

-- Qualidade do projeto

-- Recursos humanos do projeto

-- Comunicações do projeto

-- Riscos do projeto

-- Suprimento do projeto

É importante ressaltar que as ferramentas computacionais de acompanhamento de projeto devem ser utilizadas para viabilizar um controle mais efetivo dos processos.

Baseado nas premissas de que o projeto foi elaborado de forma minuciosa e atende à todos os requisitos das boas práticas já vistas em nosso curso podemos concluir que com este projeto se tornará bem mais fácil de se alcançar os resultados esperados mesmo utilizando-se de parceiros terceirizados.

 

Referências do Artigo Original e Autores:

Artigo Publicado em 2003

http://repositorio.ucb.br/jspui/handle/123456789/90

Autores:

Amélia de Lima Guedes

Economista pela UNB(1997)

Curso de extensão em projetos e análise pela UNB(1976)

Especialização em gestão de sistemas de informação pela TWA-Conhecer e em auditoria pela FGV-DF

Mestrado em gestão do conhecimento e tecnologia da informação na UCB(2005)

Atuando principalmente nos seguintes temas: Auditoria da Informação, Informação estratégica, Metodologia de Auditoria.

Renato da Veiga Guadagnin

Eng. Mecânico pela UFRJ(1969)

Mestre em análise de sistemas e aplicações pelo INPE(1972)

Doutor em ciências administrativas pela Escola Superior de Ciências Administrativas de Speyer Alemanha(1984)

Consultor ad-hoc do CNPq em projetos de processamento de imagens e sistemas de informações.

Áreas de Interesse: gerência de projetos, processamento de imagens, reconhecimento de padrões, sistemas de informação, metodologia científica aplicada à tecnologia da informação, gestão do conhecimento.

...