Implantação de Escrito de Projetos

12/04/2019		COMMBOX -IMPLANTAÇÃO PMO

Contextualização Organizacional[pic 1]

Fundada em 2005, a Commbox Tecnologia é especializada na fabricação e desenvolvimento de hardware e software para o segmento de segurança eletrônica corporativa. Focada em Controle de Acesso, Alarme e Automação, suas soluções baseadas em tecnologias IP atendem aos mais variados mercados. O elevado grau tecnológico dos seus produtos e notável experiência em ambientes corporativos conferem à Commbox uma posição diferenciada junto ao mercado. Desenvolvimento, Integração e Inovação: esse é o nosso negócio.

Organograma Institucional

[pic 2]

Premissas Básicas

- A decisão da criação do PMO deve partir da diretoria.

- Conscientizar os colaboradores para aderir ao PMO.

- Definir um responsável para gestão e implantação do PMO.

- Definir equipe e papéis que farão parte do time do PMO.

- Definir as metodologias que serão utilizadas.

- Conduzir um controle de backlog, no qual toda semana serão revisadas as demandas do backlog, com o critério principal sendo retorno financeiro de cada projeto.

Restrições

- As áreas podem não aderir a implantação do PMO, devido a transparência das responsabilidades de cada um.

- Pouco investimento.

- Equipe pequena para conduzir a implantação do PMO.

- Equipe não possuir o conhecimento necessário para a implantação de um PMO.

Missão

Introduzir um novo conceito de segurança, transformando a maneira como empresas de diversos portes atuam na área de Controle de Acesso, Alarme e Automação. Atender com excelência às demandas de nossos clientes maximizando o investimento, entregando alto desempenho, confiabilidade e facilidade de uso.

Visão

Ser a primeira escolha para usuários e profissionais de segurança para suas necessidades de projetos. Ser reconhecida nacionalmente dentro de 5 anos como a melhor solução para integradores e distribuidores pela qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Objetivo do Documento

O objetivo do plano de projeto é apresentar como o fluxo de interações irá prosseguir durante a criação do projeto de maneira completa, com o máximo de clareza e fundamentação.

Este documento servirá de referência básica para novas implantações na empresa Commbox Tecnologia.

Objetivo do Escritório de Projetos

Implantar o PMO nessa empresa seria uma maneira de organizar e priorizar os projetos que entram pela equipe Comercial e Diretoria, pois atualmente não possui uma estrutura de governança para o gerenciamento de programas e projetos.

EAP Plano de Implantação

[pic 3]

Dicionário da EAP

1. Diagnóstico
Definição de patrocinador	Definir quem será o patrocinador da implantação do PMO. Importante que seja alguém influente na empresa ou membro da diretoria.
Entendimento	Realizar reunião de alinhamento sobre a necessidade de criação de um PMO na empresa e de que forma isso irá agregar ao negócio.
Avaliação de maturidade	Avaliar com o patrocinador e membros da equipe de implantação do PMO, a maturidade da empresa para essa implantação. Avaliar perfil das áreas e gestores envolvidos/afetados.
Recomendações	Avaliar recomendações da diretoria ou áreas afetadas para implantação do PMO
Planos de ação	Sugerir planos de ação necessários para implantação do PMO
Go/No Go	Definir se a partir do diagnóstico inicial elaborado será startado a implantação do PMO na empresa.
2. Análise
Definição de key user	Definir com o patrocinador quem serão os usuários chaves para implantação do PMO. Importante nomear um gerente de projeto que possa coordenar com os demais integrantes das ações a serem realizadas para implantação.
Modelagem	Definir a metodologia utilizada para implantação do PMO. Será utilizada metodologia Ágil, tradicional ou hibrido.
Análise de Gaps	Mapear possíveis "Gaps/falhas" que podem ocorrer durante a implantação do PMO, que podem afetar o andamento do mesmo
Go/No Go	Definir se a partir do diagnóstico inicial e análise complementar elaborada, será startado a implantação do PMO na empresa.
3. Estabelecimento
3.1 Framewok de processos
Politicas	Definir as políticas da implantação do PMO, tais como: alçadas decisórias, orçamento, qualidade, atendimento.
Papeis e responsabilidades	Após definidos quem serão os Key user, desdobrar papeis e responsabilidades de cada membro.
Processos/templates/checklists	Elaborar os templates que serão utilizados para comunicação do projeto, bem como checklist das informações/dados necessários, pessoas que devem receber e de que forma
Indicadores de desempenho	Definir quais serão os indicadores de desempenho. Exemplo: % de pessoas treinadas para as metodologias
3.2 Ferramentas
Avaliação de necessidades	Avaliar necessidades da equipe de implantação do PMO. Exemplo: Treinamentos, consultoria.
Cotações e aquisições	Avaliar necessidades de compras, aquisições, mudanças, alterações. Pode ser necessário comprar mobiliário, computadores, projetores. Pode ser necessário providenciar a mudança de pessoas, equipes, realocação.
Implantação	Definir a data de implantação do PMO.
3.3 Piloto
Definir projeto piloto	Relacionar os projetos em andamento na empresa e definir com o apoio do patrocinador e equipe um projeto piloto. Importante que esse projeto piloto, não seja tão longo, mas que seja um projeto estratégico para empresa, para que tenham todas as fases de um projeto.
Treinar a equipe nos processos	Elaborar cronograma de treinamento das equipes envolvidas com projetos na empresa
Avaliar resultados	Avaliar os resultados do projeto utilizado como piloto na implantação do PMO, identificando oportunidades de melhoria, o que deu certo, o que deu errado.
Go/No Go	A partir dos resultados do piloto, definir se será implantado PMO na empresa.
3.4 Avaliação
Avaliação de key user	Realizar avaliação dos membros das equipes de implantação do PMO bem como da equipe do piloto, a fim de identificar se as metodologias e processos foram aplicadas.
Avaliação do patrocinador	Avaliar como foi o papel do patrocinador no processo de Implantação do PMO, bem como definir parcerias, padrinhos.
Avaliação de maturidade	Realizar análise de maturidade dos membros das equipes de implantação do PMO, bem como da equipe do piloto. Comparar os resultados de maturidade com o inicio do projeto de implantação. Importante também realizar essa análise com as demais áreas, que foram treinadas sobre metodologias de projetos.
PDCA	Realizar PDCA de todo o processo de implantação do PMO
Go/No Go	A partir da avaliação final, determinar com o patrocinador, diretoria, GP e membros, se será implantado PMO na empresa.
4. Institucionalização
Treinamento da equipe	Através do levantamento dos projetos em andamento na empresa, elaborar cronograma de treinamentos com membros de cada projeto afim de multiplicar as metodologias, templates, indicadores, etc.
Estabelecer indicadores	Estabelecer os indicadores de desempenho macro dos projetos da empresa, auxiliar nos planos de ação.
PDCA	O ciclo é contínuo, ou seja, os processos, metodologias e indicadores implantados devem ser constantes revisitados para que atendam as expectativas e objetivos da empresa.

...