PLANO DE AUDITORIA

PLANO DE AUDITORIA

Ao Sistema de Faturação

1. Período, local e data

Período da auditoria: 24/09/2018 à 30/10/2018

Local: Departamento de Vendas da espiga de ouro

Data: 10/09/2018

1. Objectivo e Âmbito/Escopo da auditoria

O objectivo da presente acção de auditoria é, avaliar a conformidade da implementação do sistema de facturação

Constituem objectivos específicos:

- Avaliar o nível de cumprimento dos requisitos da(s) norma(s) de referência

legais e regulamentos aplicáveis;

- Avaliar se o sistema está efectivamente implementado e mantido.

- Avaliar se o sistema é eficaz e se conduz ao cumprimento dos objectivos e ao alcance da(s) política(s) da Organização.

- Avaliar o nível de cumprimento das medidas de segurança do sistema.

- Rever os resultados da auditoria anterior.

A presente acção de auditoria tem como  Âmbito/Escopo,  a avaliação da conformidade do ambiente geral do local onde o sistema se encontra a operar, assim como do sistema de faturação e a infraestrutura tecnológica.

1. Tempo e duração da auditoria, agenda de reuniões de abertura e encerramento

36 (trinta e seis) dias

Data da Reunião de abertura: 24/09/2018

Data da Reunião de encerramento: 30/10/2018

1. Documento/Recursos de referência

Manual de procedimentos            

Sistema de Faturação da espiga do ouro

1. Período de acesso ao sistema e de retenção de documentos

15 (quinze) dias.

1. Metodologia e logística da auditoria

A acção de Auditoria será conduzida do seguinte modo:

Realização de Reunião de Abertura, Reuniões regulares com os auditados, e Reunião de Fecho.

Serão realizadas entrevistas aos Gestores de Topo bem como, por amostragem das diferentes áreas, sectores, locais e níveis organizacionais/ hierárquicos,  outros colaboradores; serão ainda, analisados os procedimentos, documentos e registos; será feita a observação/ simulação de actividades/ processos; e serão avaliados os recursos informáticos e infra-estruturas. Será feito o exame ao sistema de vendas por meio de testes.

1. Formato, estrutura, data de emissão e distribuição de relatório

A estrutura da auditoria a ser realizada, será de perguntas e respostas em relação a conformidade dos processos e do sistema em relação as regras e procedimentos.

A emissão e distribuição do relatório será no dia 30/10/2018.

1. Equipe auditoria

NOME	Iniciais	Cargo
Yamina Ibrahim Ismael	YI	Auditora Principal
Muhammad Tahzib Lakha	ML	Auditor
Mustakim Yussuf	MY	Auditor
Aisha Salim Mahomed	AM	Auditora

1. Agenda da auditoria

Data/horário	Actividades/áreas prioritárias
24/09/18 08h00min	Reunião de abertura com a participação de todos os membros da auditoria, para traçar metas e metodologias de trabalho.
24/09/18 10h00min	Início da Auditoria / Verificação de Conformidades, estrutura e logística da acção e recolha de documentos.
30/10/18 17h00min	Reunião de encerramento e discussão dos resultados com membros da auditoria. Apresentação do Relatório preliminar.
03/05/10 09h00min	Apresentação do relatório final.
Representante do auditado Isaque Ibrahimo	Assinatura	Data 10/09/2018
Auditor Líder da equipa Yamina Ibrahimo	Assinatura	Data 10/09/2018

Confidencialidade:

A Entidade auditora  assegura a confidencialidade de todo o Processo de Auditoria, incluindo qualquer documentação que lhe seja entregue ou  que  seja  consultada  pelos auditores,  bem  como  qualquer  outro  tipo  de  informaçao  obtida,  incluindo  qualquer  solicitação  que  a Organização  entenda  por  bem  referir.  

Nota 1: Durante  a  Auditoria,  a  Organização  deve  assegurar  a  disponibilidade  para  a  Auditoria  dos  Responsáveis  dos  Processos, Actividades ou Funções a auditar, sem prejuízo de outros Colaboradores cuja presença na Organização considere relevante/ necessária  

Nota 2: O Plano poderá sofrer alterações na sua duração tendo em conta ajustes que possam vir a ser necessários como resultado de deslocações que venham a ocorrer durante a auditoria.

Checklist

Elemento de Avaliação	Constatação	Efeitos	Recomendações	Pontuação
Ambiente Geral
Higiene e Limpeza
Avaliar o Estado de Limpeza da sala de trabalho onde se encontra instalado o sistema
Avaliar a existência e adequação de utensílios para o condicionamento de lixo
Avaliar a frequência de limpeza
Avaliar a existência da  mapa de controlo de limpeza
Arrumação
Avaliar o estado geral da sala
Avaliar a disposição e arrumação da sala
Avaliar a disposição do imobiliário em relação as janelas, acessos e corredores de circulação
Avaliar a arrumação dos instrumentos antigos e recentes
Ventilação
Qualidade do imobiliário
Avaliar o material e resistência do mobiliário
Avaliar a qualidade do imobiliário em termos engonómicos
Iluminação
Avaliar a existência de iluminação natural
Avaliar a qualidade de iluminação artificial
Avaliar a existência de gerador para casos de corte de energia
Avaliar a existência de painel solar
Ventilação
Avaliar a existência de ventilação artificial e natural
Avaliar a existência de AC
...
Dispositivos de Combate ao incéndio
Avaliar a existência e funcionamento de extintores ou bocas de incendio.
Avaliar os prazos e a frequência de manutenção dos extintores
Avaliar a colocação dos extintores de incendio
Avaliar a adequação dos institores
Sistema de Facturação
Acesso de sistema
Avaliar se o sistema requer o uso de username e password
Avaliar se o sistema obriga a actualizar o password no primeiro acesso
Avaliar se o sistema usa password colectivo ou indivudual
Avaliar se o sistema abandona a arca do trabalhador depois de x tempo
Avaliar se o sistema mantem clientes avaliar áreas se trabalho do mesmo uso
Avaliar se o sistema obriga a actualizar o password periodicamente
Qualidade do password
Avaliar se o sistema aceita password fáceis
Avaliar se sistema obriga o uso se password complexos
Registo de clientes
Avaliar se o código dos clientes e gerado automaticamente se introduzido pelo utilizador
Registar clientes sem indicações
Registar mesmo cliente múltiplas vezes
Registar clientes sem nuit
Registo De Produtos
Registo de Fornecedores
Registo de compras
Emissão da factura
Avaliar se o numero de factura é gerado pelo sistema ou introduzido pelo utilizador
Avaliar se a data de factura é definida automaticamente assumindo a data de computador ou se é introduzida pelo utilizador
Avaliar se o sistema aceita emitir factura sem data
Avaliar a emissão de factura com data anterior
Avaliar a emissão de factura com data posterior
Emitir factura sem especificar cliente
Emitir factura sem produtos/linhas de factura
Emitir facturas com quantidades nulas
Emitir facturas com quantidades zeros
Emitir facturas com quantidades negativas
Emitir facturas com o mesmo produto sem mais do que uma linha
Emitir facturas com características especiais (*?,-)
Avaliar se o sistema permite exportar informações se colocar para a factura
3.Foco no atendimento e serviços: olhar do cliente
3.1.Tem facilidade de acesso a loja? (estacionamento, rampas, escadas, barreiras...)
3.2.Como está a apresentação visual externa? (fachada, paredes, pintura, calçada, plantas...)
4. Interior do estabelecimento
4.1.Como está a ambiência?
4.2.Como está a iluminação?
4.3.Como está a exposição dos produtos / disposição no estabelecimento?
4.4.Como é o Lay out da loja?
4.5.Como está a comunicação interna?
4.6.Como está a limpeza das instalações?
5. Condições de Compra
5.1.Possui variedade na forma de pagamento? (facilidades, opções...)
5.2.Utiliza de bonificação?
5.3.Possui programa de fidelização?
6. Pós-Venda
6.1.Tem cadastro completo?
6.2.Possui meios de obter a avaliação dos serviços?
7. Relacionamento
7.1.Possui meios para ouvir a voz do cliente?
7.2.A presteza no atendimento ao cliente é percebida?
7.3.As pessoas de atendimento são corteses?
8. Tecnologia
8.1. todos processos são conhecidos
8.2. A loja esta informatizada

...