A GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

UNIVERSIDADE ESTADUAL DO MARANHÃO

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS- CCSA

CURSO DE FORMAÇÃO DE OFICIAIS- CFO PMMA

INFORMÁTICA APLICADA

GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

AMARILDO ESTRELA PAIXÃO JÚNIOR DANILO SILVA NOGUEIRA JONATAS DOS SANTOS RIBEIRO LUCAS JHONATA RIBEIRO MAIA RAFAEL BRENHA DOS SANTOS ALVES

São Luís 2017

AMARILDO ESTRELA PAIXÃO JÚNIOR DANILO SILVA NOGUEIRA JONATAS DOS SANTOS RIBEIRO LUCAS JHONATA RIBEIRO MAIA RAFAEL BRENHA DOS SANTOS ALVES

GED- GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS

Trabalho apresentado ao curso de Formação de Oficiais da Policia Militar do Maranhão da Universidade Estadual do Maranhão, exigências para a obtenção da 3° nota na disciplina de Informática Aplicada.

São Luís 2017

 

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO 3

2. DOCUMENTOS 4

3. GESTÃO DE DOCUMENTOS 5

4. GESTÃO ELETRÕNICA DE DOCUMENTOS 7

4.1 IMPLANTAÇÃO 7

4.2 AS PRINCIPAIS TECNOLOGIAS UTILIZADAS PELO GED 10

5. PONTOS FAVORAVEIS À IMPLANTAÇÃO 14

6. CONCLUSÃO 16

REFEÊNCIAS 17

São Luís 2017

1. INTRODUÇÃO

Atualmente, as organizações têm investido com intensidade em projetos que objetivam a criação o controle e a disponibilização adequada da informação no ambiente de trabalho devido a evolução do número de fonte de dados e a dificuldade de recuperação de documentos.

No passado, toda a documentação manipulada nas organizações era em papel. Mesmo estes papeis sendo armazenados em locais e condições ambientais adequadas à conservação, tinha-se a dificuldade de pesquisa desses documentos quando havia necessidade, pelo fato desses arquivos se encontrarem com inúmeras paginas, podendo chegar a umas 10 mil. Era comum os colaboradores perderem até cinco dias para recuperar um documento armazenado em uma empresa de guarda, pois não havia nenhum critério de indexação e armazenamento(KOCH,1998; TERRA, 2001).

Desta maneira, as empresas exerçam atividades constantes tem problemas com a complexidade na organização e no acesso a seus documentos, muitas vezes esses problemas servem como impasse para o bom funcionamento dos processos empresariais e acaba refletindo de forma negativa no serviço prestado aos clientes, gerando uma imagem ruim da organização.

Segundo Barreto 2004, é possível perceber a inexistência de padronização para a criação de documentos, cópias múltiplas de um mesmo documento e controle deste, operando em sistemas ultrapassados e pouco adequados, além de mão de obra sem qualificação em procedimentos com foco na gerência da informação. Isso deixa claro que é de bastante importância sistematizar a gestão documental.

Diante disso, o uso da microinformática e das redes locais veio para revolucionar toda a forma de pensar no mundo corporativo, buscando o melhoramento do sistema e armazenamento das informações. É a chamada “Era do conhecimento”, onde o acesso a informação está mais rápido e exige tanto da sociedade, quanto das organizações uma reação de mesma intensidade.

2. DOCUMENTOS

Segundo Yeo(2007, p.315), definições são mal vistas por filósofos e teóricos da cultura, que não acreditam mais na capacidade de uma língua “[...]” prover um meio confiável de capturar a identidade ou significado de coisas que encontramos no mundo. Essas dúvidas referem-se a o comprometimento sobre o significado de um termo ou na concepção da certeza da verdade ou da mentira, aferidas por meio da lógica e de observações empíricas. Por essa razão Yeo considera o compartilhamento de significados, principalmente entre as comunidades profissionais, uma ação autentica.

Todavia, documentos não são somente representados em papel ou qualquer meio físico, mas também imagens e sons, tanto em meio convencional quanto eletrônico. Nessa perspectiva, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2011) define documento eletrônico como “um documento codificado em forma analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de um equipamento eletrônico.” É importante frisar que todo documento digital é eletrônico, mas, nem todo documento eletrônico é digital, tendo como exemplo uma fita cassete que embora seja documento eletrônico não é um documento digital.

Outro conceito importante é o de documento arquivístico. A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2011) trata o conceito como ”documento produzido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer