A Gestão de Tempo

Atena – Desenvolvendo Talentos	TERMO DE ABERTURA
Projeto: Integra	Revisão:
Responsável:

1. Introdução

1.1 Justificativa

Após o enfrentamento da grave crise econômica financeira no final de 2008, a empresa reiniciou suas operações em 2009, modificado sua configuração organizacional de familiara para empresa SA de capital fechado, onde a equipe de gestão foi formada por profissionais oriundos do mercado egressos de outras empresas.

Juntamente com o reinício das operações, foi lançado um programa de reestruturação operacional e administrativamente a empresa buscou o estabelecimento de processo de gestão mais eficaz e eficiente, além de realizar importantes investimentos em tecnologia da informação.

Esse conjunto de ações estruturantes foi definido visando obtenção de patamares sustentáveis de lucratividade, alinhadas com as melhores práticas de gestão adotadas pelo mercado brasileiro,

Entretanto, ao longo do processo de reestruturação a área de recursos humanos identificou situações que podem levar a empresa a obter baixo desempenho e resultados aquém à expectativa. Essas situações ou problemas são: desalinhamento estratégico, comunicação ineficinte nas áreas e entre as áreas, falta de clareza em relação ao espectro de atuação de cada área, priorização dos interesses individuais das áreas/departamentos em detrimento da prespectiva global da organização.

1.2 Objetivos do Projeto

Desenvolver e  implantar um programa de integração customizado (sob medida) na empresa, além de definir formalmente papéis e responsabilidades de 100% das equipes com a geração de documentos que serão aprovados pelos responsáveis de cada área e/ou departamento, e ainda estabelecer e implantar a matriz de comunicação que cubra 100% das interfaces entre as áreas e/ou departamentos.

1.3 Premissas

• Após a aprovação do projeto, considerar um prazo de 2(duas) a 4(quatro) semanas para mobilização da equipe.
• Projeto limitado a 100 profisionais: 5 diretores,10 superintendentes, 30 gerentes, 55 supervisores e coordenadores.
• As equipes que terão os papéis e responsabilidades documentatos, bem como a matriz de comunicação estabelecidade referem-se a: 61 lojas localizadas no estado do Rio de Janeiro, 1 operação de venda pela internet e 1 operação de venda telefônica ambas localizadas na região metropolidada do Rio de Janeiro.
• As atividades relacionadas com o diagnóstico, correrão na sede da contratante que fica na cidade do Rio de Janeiro e toda a infraestrutura necessária será disponibilizada pela contratante, considerando inclusive videoconferência com as filiais.
• Os funcionários da contratante terão 40% do tempo disponível para o projeto na fase de diagnóstico.
• Os funcionários da contratante terão 50% do tempo disponível para o projeto na fase de treinamento presencial.
• Todo material será gerado apenas no idioma português e não conterão recursos para profissionais com necessidades especiais.
• Todos os documentos enviados para aprovação da contratante, deverão ter a devolutiva com a aprovação ou a reprovação justificada em no máximo 2 dias úteis.
• Todas as despesas com transporte, estadia e alimentação de funcionários da contratante para atender solicitações do projeto, serão 100% custeadas pela contratante.

1.4 Restrições

• A duração máxima do projeto deve ser 10 meses, para estar alinhado com o objetivo estratégico da empresa e não comprometer entregas futuras.
• Os convites de reunião (para os casos em que se aplique) deverão enviado com 3 dias de antedecência aos diretores e gerentes, devido a restrição dos gestores da contratante.
• O horário de trabalho da contratante é de 09:00 às 18:00 de segunda a sexta, exceto feriados oficiais.
• Os eventos relacionados com a integração in-company deverão ocorrer considerando a seguinte distribuição geográfica: 50% na região metropolitana, 25% no norte-fluminense, 25% no sul-fluminense.
• As atividades de treinamento e integração não podem ocorrer nos meses de setembro e outubro, pois é o período de aprovação de orçamento do ano subsequente.

2 – Escopo

2.1 Descrição Geral

Diagnóstico: Através de um encontro de ideias será realizado um diagnóstico dos GAPs existentes, realizando uma análise dos dados coletados para gerar um relatório de diagnóstico.

Treinamento: Realizar um treinamento nos novos padrões desenvolvidos, de forma presencial. No EAD(estudo a distância) teremos todo o material do treinamento presencial para consulta e algumas vídeo aulas dos conteúdos mais importantes.

Desenvolvimento de Padrões: Criar padrões que possam representar uma matriz de responsabilidade para demonstrar a forma de trabalho integrada entre as diversas áreas para facilitar a comunicação e a integração.

Integração: Será realizado um plano de ação para que aconteça uma integração interna(dentro de cada departamento) e externa (entre os departamentos da organização).

2.2 Exclusões do Escopo

Este projeto não irá desenvolver a ferramenta de EAD.

2.3 Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

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2.4 Dicionário da EAP

Tabela descrevendo os pacotes de trabalho e, se necessário, informando os documentos de detalhamento ou especificação necessários para o entendimento do que precisa ser feito para a realização/execução dos pacotes. Os documentos de especificação devem descrever também os critérios e os métodos de aceite do pacote de trabalho, além de eventuais premissas e restrições consideradas e/ou existentes.

Código da EAP	Nome da Entrega/Pacote	Descrição Sumarizada	Documentos Complementares
	Integra	Projeto de integração de padrões de trabalho entre os departamentos da organização
	Diagnóstico	Através de um encontro de ideias será realizado um diagnóstico dos GAPs existentes, realizando uma análise dos dados coletados para gerar um relatório de diagnóstico
	Encontro de ideias	Realizar encontro de ideias com os representantes dos principais departamentos da organização para coletar informações para o relatório de diagnostico.
	Análise de dados	Realizar uma análise dos dados coletados nos encontros de ideias para gerar o relatório de diagnostico.
	Relatório de diagnóstico	Relatório que irá representas das informações coletadas e analisadas no Encontro de ideias.
	Treinamento	Realizar um treinamento nos novos padrões desenvolvidos, de forma presencial. No EAD(estudo a distância) teremos todo o material do treinamento presencial para consulta e algumas vídeo aulas dos conteúdos mais importantes.
	Presencial	Encontros presenciais para treinar os pontos focais dos principais departamentos da organização.
	Conteúdo de EAD	Disponibilizar todo o conteúdo das aulas presenciais e alguns vídeos dos itens mais importantes.
	Fechamento	Divulgar o alcance do treinamento, quais pontos focais foram treinados, quais departamentos foram treinados.
	Desenvolvimento de Padrões	Criar padrões que possam representar uma matriz de responsabilidade para demonstrar a forma de trabalho integrada entre as diversas áreas para facilitar a comunicação e a integração.
	Matriz de responsabilidade	Representação das responsabilidades pela forma de trabalho
	Matriz de interface	Representar as várias interfaces existentes entre os departamentos da organização para facilitar o entendimento e a comunicação
	Inrtegração	Será realizado um plano de ação para que aconteça uma integração interna(dentro de cada departamento) e externa (entre os departamentos da organização).
	In Company	Dentro de cada departamento da organização.
	Externa	Dentro da organização e com seus fornecedores externos.

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