Seguridade dos Dados dos Clientes Dentro de um Escritório Contábil

1. Introdução

Este trabalho tem o intuito de apresentar duas soluções a problemas apresentados por uma empresa que presta serviços contábeis, tais problemas estão na gestão dos dados pessoais de seus clientes.

Atualmente a empresa é composta por mais de 200 colaboradores alocados em diferentes aéreas como por exemplo a área financeira, administrativa, comercial, contábil e fiscal além de toda parte operacional (Front Office). Também contam com um parceiro voltado apenas para a gestão do software usado para a contabilização, mas não possuem um terceiro voltado especialmente ao controle e supervisão dos dados de seus clientes.

Hoje a sede da empresa fica localizada em São Paulo, na região da Avenida Oscar Freire, mas as áreas financeiras e contábeis ficam localizadas em um outro bairro, ou seja, nem todos os departamentos desta organização se encontra no mesmo local, causando assim uma maior dificuldade na comunicação da organização como um todo.

Analisando todos os aspectos positivos e negativos desta empresa, montaremos ao longo deste projeto algumas soluções possíveis para minimizar estas falhas, possibilitando assim uma maior eficiência na prestação de seus serviços de consultoria contábil.

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1. Informações da Empresa

A empresa escolhida é um escritório de contabilidade de médio porte, com mais de 200 colaboradores e em atividade por mais de 20 anos. A alta diretoria é composta por apenas familiares e nem todos os departamentos da empresa ficam no mesmo local, causando assim problemas no seu desempenho.

    2.1         Problemas Organizacionais

O grande problema apresentado por esta empresa não está em como ela presta o serviço, mas sim como ela gerencia os dados de seus clientes, destacamos abaixo alguns tópicos que resultaram no desenrolar destes problemas, eles são:

• Falta de comunicação entre os departamentos:

Atualmente os departamentos do escritório estão alocados em diferentes locais, apesar de serem essenciais para o desenrolar de suas atividades foi decidido que a divisão deles aumentaria a segurança entre os mesmos. Porém, isso só trouxe a falta de comunicação e principalmente na defasagem de interação entre os colaboradores e, pior que isso, houveram diversos problemas na gerência de informações de alguns clientes.

• Profissionais capacitados na área de TI:

Devemos destacar também a falta de profissionais de TI voltados especificamente na gestão destas informações, hoje a organização tem parceiros voltados para a manutenção do software usado para a contabilização, mas não propriamente ao servidor da empresa. Ou seja, a meio que uma negligencia com a área de TI que nos tempos de hoje é mais do que fundamental para o desenvolvimento de qualquer empresa.

• Inexistência de um software especializado:

Apesar das adversidades apresentadas acima o principal problema está na falta de                                        um software voltado para a gestão dos dados e para a proteção dos mesmos.

• Falta de uma intranet:

Além de todos os problemas apresentados, há também a falta de uma intranet que posso compartilhar dados dos departamentos, possibilitando que cada colaborador conheça um pouco sobre cada aérea do escritório, com isso, também não há nenhum tipo de chat entre os funcionários, eles utilizam apenas o e-mail, que não é uma ferramenta especifica para isso.

1. Proposta de Solução “A”

Analisando os pontos negativos e positivos, além das possibilidades de infraestrutura e condições financeiras, montamos dois planos de ação para minimizar os pontos negativos da corporação, desenvolvemos as ideias abaixo.

    3.1 Proposta de melhoria

A base da primeira proposta é composta pela junção de todos os departamentos e consequentemente de todos os colaboradores da companhia, assim aumentando o dinamismo e a comunicação interna. Também vemos a necessidade da contratação de um terceiro que gerencie todo o sistema de informações e a aplicação de melhorias.

    3.2 Análise “A” – 5W1H

• O que?

Deverá ser realocado os departamentos para a sede, juntando assim todos os colaboradores em um mesmo local. Além de estabelecer uma parceria com um terceirizado especializado em suporte de TI, afim de estabelecer uma maior gestão dos dados digitais de nossos gestores e informações internas.

• Onde?

Com a mudança de alguns colaboradores surge a necessidade de uma mudança de baias e principalmente no layout da sede que irá receber mais colaboradores. Consequentemente pelo fato de nós esvaziarmos nossa segunda filial o custo vindo do aluguel diminuiria, assim trazendo mais que apenas uma melhoria organizacional.

• Quando?

Como toda a mudança é necessariamente operacional, vemos que esse processo deve levar no máximo três meses para sua aplicação por completo.

• Quem?

A mudança dos colaboradores seria responsabilidade da diretoria administrativa junto com a contratação do terceiro voltado a manutenção dos dados.

• Como?

Faríamos o deslocamento dos imobilizados com a ajuda de uma transportadora e o novo layout organizacional do escritório seria responsabilidade da diretoria administrativa. Além disso, é dever deles também a contratação do parceiro voltado a manutenção dos sistemas internos.

• Porque?

Hoje os principais problemas encontrados estão na má alocados de seus colaboradores, que consequentemente causa uma falta de comunicação e dinamismo entre os departamentos. Também vimos que não há uma negligencia com os servidores e com a seguridade dos dados que estão na rede.

Foi em cima dessas analises que desenvolvemos essa primeira solução, tais ideias foram feitas nos problemas operacionais e que demandam pouco tempo e capital necessário para sua realização, ou seja, essa primeira alternativa de melhoria é a mais barata e a mais rápida.

Lógico que apesar de ser a solução mais em conta, não é necessariamente uma ideia menos eficaz, mas apenas a mais econômica e com efeitos mais relevantes a curto prazo. É de extrema importância ressaltar que esta alternativa, é momentânea, pois quando houver uma maior interação com os departamentos e com a contratação de um terceiro, será necessário a implementação de uma intranet da empresa, para um bom compartilhamento dos dados dentro do escritório, além disso é essencial a criação de um departamento voltado a segurança e manutenção dos sistemas informatizados.