O ciclo da administração de materiais

1. A administração de materiais

Administração de Materiais engloba a sequência de operações que tem início na identificação do fornecedor, na compra do bem ou serviço, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento (armazenagem), em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final.

2. O ciclo da administração de materiais

As necessidades dos clientes internos e externos devem ser analisadas para que a empresa avalie se poderá atender a demanda a partir do estoque existente ou terá de realizar a reposição através de compra. A administração de matérias tem impacto direto na lucratividade da empresa e na qualidade dos produtos, e sempre que possível, o sistema just in time deverá ser adotado a fim de reduzir estoques sem deixar o cliente insatisfeito.

Armazenamento de materiais: consiste em armazenar adequadamente os materiais para que seja possível sua rápida recuperação e manutenção dos níveis de qualidade a fim de facilitar a entrega.

Logística de distribuição: visa à entrega dos materiais no ponto certo, com o menor custo e prazo.

a. Organização da área de materiais

As atividades da área de matérias devem ser integradas, portanto, todas as decisões devem ser concentradas em um único órgão. As principais atribuições são: compra, programação da produção, armazenamento e logística.

Em empresas de pequeno ou médio porte, essas atribuições podem se concentrar a um único órgão de administração ou gestão de materiais. Já nas empresas de grande porte, podem existir vários órgãos envolvidos com a administração de materiais, contudo, esses órgãos devem possuir uma rede de comunicação entre si. É desejável que o órgão esteja subordinado à diretoria da fábrica e/ou à diretoria de operações. É desaconselhável que os órgãos responsáveis pelos materiais sejam subordinados às áreas financeiras da empresa, pois isso pode alterar o equilíbrio das decisões, que devem sempre observar não só os aspectos financeiros, mas também a satisfação do cliente.

b. Análise das necessidades dos clientes

O processo de reposição do material tem início com uma demanda de um cliente. Através dessa demanda, deverá ser verificado se o estoque existente atende a demanda, ou deverá ser comprada/fabricado o material necessário.

c. Reposição de materiais

A reposição de materiais é feita pelo órgão de compras através dos processos de:

Seleção de fornecedores: identifica os possíveis fornecedores, agrupa os itens que serão supridos pelo mesmo fornecedor, avalia as condições de qualidade, financeira e confiabilidade do fornecedor, prazo de entrega. É imprescindível que o fornecedor seja cadastrado na empresa.

Pedido de compra: O pedido de compra é a formalização da compra junto ao fornecedor. Esse pedido tem a mesma força de um contrato e poderá ser utilizado para possíveis problemas legais no futuro. Todo pedido deve ser numerado para que os processos de rastreamento possam ser executados adequadamente. É importante sempre mantes contato com os clientes a fim de posicioná-los quanto ao andamento do pedido.

O pedido de compra deverá conter:

* Dados da empresa;

* Dados do material;

* Dados da embalagem;

* Dados de qualidade (certificado, normas);

* Condições de pagamento;

* Condições de fornecimento (horário de entrega, seguro...).

d. Recebimento de materiais

O recebimento tem início quando o material chega às dependências da empresa. Em geral, ele é feito pelo órgão de armazenamento.

Procedimentos para o recebimento de materiais: o órgão encarregado deverá verificar o pedido de compra que originou a entrega e conferir a qualidade, preço e outros elementos relevantes da nota fiscal que acompanha o material. É de extrema importância verificar a qualidade da embalagem observando se existem avarias que possam ter danificado o material.

Divergências no recebimento: Eventuais divergências necessitam da intervenção do órgão de compra ou do cliente do material. Divergências fiscais: com relação às divergências na nota fiscal, essa poderá ser corrigida através da carta de correção que podem ser emitidas após o recebimento da mercadoria. Outras divergências podem ser resolvidas através do contado direto com o fornecedor.

Uma vez recebido o material, este deve ser contabilizado no estoque da empresa, ou no caso de materiais não estocáveis, entregue diretamente ao cliente.

Área de recebimento: A área de recebimento deve existir na empresa para que os materiais recebidos sejam colocados, inspecionados e identificados como aprovados, em processo de inspeção ou reprovados.

e. Armazenamento de materiais

O armazenamento de materiais é necessário para reduzir custos de produção e fretes e para garantir um melhor atendimento aos clientes.

Objetivos de um bom armazenamento: Um bom armazenamento permite o correto funcionamento do sistema PEPS. A área do armazenamento não deve interferir na qualidade dos materiais, portanto é necessário que essa área seja limpa, sem goteiras e outros problemas que possam danificar o estoque.

A estocagem deve ser planejada para não alterar as características dos materiais e deixa-los visíveis de forma clara a fim de identifica-los rapidamente sempre que necessário. Um bom armazenamento diminui o espaço alocado e consequentemente os custos relacionados a ela.

A equipe: Não existe um modelo correto de almoxarifado, porém o conceito geral é utilizar sempre o menor número de pessoas possível, que contenham um bom grau de instrução e que possam desenvolver diferentes funções de maneira adequada.

Equipamento de movimentação de materiais: Os equipamentos utilizados devem ser simples, flexíveis e de baixo custo. É conveniente analisar a possibilidade de terceirização do serviço (pessoal e equipamentos) para que a empresa não arque com problemas de paralisação por falta de peças.

Equipamentos de estocagem de materiais: Devem ser utilizados os seguintes