A Análise do caso “O Mundo dos Projetos” e Aplicação do Project Model Canvas

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Avaliação de Aprendizagem

1. Disciplina:

Gerenciamento de Projetos

1. Título da atividade:

Análise do caso “O Mundo dos Projetos” e Aplicação do Project Model Canvas

1. Autor:

Gianfranco Muncinelli

1. Conteúdos relacionados:

• Processos de Gerenciamento de Processos
• Áreas de gerenciamento de processos
• Project Model Canvas
• Termo de Abertura de Projeto

1. Objetivo:

•        Identificar as características básicas de um projeto.

•        Compreender a lógica das fases de um projeto

•        Compreender o impacto da estrutura organizacional e seus diversos tipos na organização e gerenciamento dos projetos

•        Reconhecer os elementos de referência para elaboração de um projeto

•        Compreender a estrutura e constituintes do Termo de Abertura (TAP)

•        Compreender Project Model Canvas para estruturação de projetos:

1. Tipo de Avaliação:
   (X) Atividade individual

(   ) Atividade em equipe ou mista

1. Contextualização:

O Project Model Canvas é sem dúvida a maior revolução no mundo da gestão de projetos dos últimos tempos. Ele é ideal para ambientes que querem aprimorar sua capacidade de planejamento, mas que se caracterizam por inovação, alta dinâmica dos negócios e simultaneidade de projetos (tocados em paralelo), aos quais soluções rígidas e engessadas não se aplicam.

Esses blocos de perguntas da metodologia PM Canvas  são formados pelos elementos fundamentais do plano, os quais compõem o modelo mental que permite visualizar todos os componentes e suas dependências em uma única página.

É recomendável que o PM Canvas seja construído sobre uma única folha de formato A1 e notas autoadesivas, os famosos post-its. Tal metodologia permite que o modelo seja modificado quantas vezes for necessário.

Lembre-se, o plano é um artefato em constante evolução! No início do projeto, as incertezas são grandes e a imprevisibilidade é dominante. Durante o decorrer do projeto, mais informações são disponibilizadas e de forma mais precisa, assim o plano deve evoluir paralelamente.

O texto “Mundo dos Projetos” foi trabalhado em aula. Vou colocá-lo na seqüência, para facilitar sua releitura.

O MUNDO DOS PROJETOS

Era uma vez o Juca, ele trabalha na área de T.I. de uma grande empresa de transportes. Em um belo dia, finalmente recebeu uma notícia há muito tempo esperada: ele viria a ser gerente de projetos, e seu primeiro grande desafio seria o projeto do aplicativo de frotas da sua empresa. Era um projeto que iria mitigar desperdícios de tempo e dinheiro, melhorando execução de trajeto, economizando combustível, monitorando a performance e o estilo de direção dos motoristas, melhorando a manutenção dos veículos, garantindo o tempo de entrega das cargas aos clientes, enfim, trazendo dinheiro e assegurando a perenidade da empresa. Em sua cabeça era tudo muito lógico, pois ele gostava muito de carros e caminhões, e isso combinava bem com seu trabalho técnico na área de tecnologia.

O chefe do Juca, Ricardo, foi realmente explícito quando lhe chamou em sua sala e disse por várias vezes que era um projeto muito importante: “resolverá problemas e trará dinheiro” – resumiu o diretor. Ele continuou: “... acionistas ficarão felizes e a imagem do setor ficará em evidência”. Ricardo recomendou que o Juca se movimentasse com celeridade para ter resultados rápidos e já pediu um relatório de ganhos estimados. A próxima reunião do board estava próxima e ele tinha intenção de apresentar este relatório. Avisou que o Juca poderia colocar no relatório quais os recursos necessários para o projeto, “use quem precisar...”, esta frase ecoou positivamente entre as quatro paredes.

O Juca começou a rabiscar quais seriam estas necessidades, principalmente de gente: mais alguém da TI, um especialista da logística, alguém da oficina, alguém de treinamento, alguém do financeiro, pessoas das áreas que utilizavam os veículos e até um estagiário. Já montou uma lista de atividades e responsabilidades para cada um, com uma breve descrição destas atividades – para evitar transtornos!!!!

Nem tudo correu conforme os rabiscos... As coisas complicaram quando as áreas da empresa não aderiram ao chamado do gerente do projeto. Pessoas não enviaram os relatórios solicitados, Juca passou por espera demasiada antes de entrevistas de levantamento de requisitos, teve recados não respondidos, telefonemas encaminhados, e-mails sem resposta,.... A resistência encontrada foi tanta que ele chegou a ouvir frases como: “Na nossa empresa as coisas sempre foram feitas com Excel, por qual motivo estamos duvidando da expertise dos nossos motoristas?”, “Não deveria ser alguém da logística cuidando deste assunto? Acredito que eles conhecem mais sobre isso”.

Em algum momento desse processo Juca marcou uma reunião com os principais envolvidos, para fazer a abertura do projeto. Apenas do estagiário e do colega da TI foram. Os outros stakeholders estavam com o tempo voltado para outras atividades, segundo os heads das áreas.

Para resumir a história, o chefe do Juca lhe deu um feedback que recebera diversas reclamações de praticamente todas as áreas envolvidas, que reclamaram de diversos fatores, incluindo falta de profissionalismo do Juca, falta de planejamento e até de falta de conhecimento técnico.

Resultado: projeto arquivado temporariamente e o nosso Juca acusado de desorganizado e de incompetente para tocar um projeto deste nível. O que acontecerá com ele???

Referências para consulta^[1]:

• Canvas:         http://pmcanvas.com.br/
• Apostila do Módulo

AS ÁREAS DE CONHECIMENTO NA GESTÃO DE PROJETOS E SEUS PROCESSOS

Um resumo das áreas a serem utilizadas no trabalho;

1.        Gerenciamento de Escopo: Esta área descreve os processos envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo o trabalho necessário e apenas o trabalho necessário, para que seja concluído com sucesso. Existem três processos de planejamento (três primeiros) e dois processos de controle e monitoramento (dois últimos). Os processos de planejamento criam um plano para o gerenciamento de escopo. Os processos de controle e monitoramento controlam se que o escopo está sendo cumprido conforme foi definido nos processos de planejamento e a verificação confirma com o cliente que está tudo correto.