A Auditoria Operacioanl

1) As folhas de pagamento de Companhia de Construções Kelly são preparadas pelos apontadores, nos canteiros de obras, e então encaminhadas ao escritório central, para preparo dos cheques. Como os operários de construção não gostam de esperar pelo pagamento, o escritório central prepara as folhas o mais rápido possível. O malote, com as folhas e os respectivos numerários, é encaminhado para os apontadores que efetuam o pagamento para cerca de 1.500 homens, em 30 locais diferentes. O gerente geral da empresa acha que as folhas de pagamento têm aumentado, sem um correspondente aumento da quantidade de serviço feito, mas ele não tem tempo nem conhecimento técnico para descobrir exatamente o que está errado.

Embasado no estudo de caso responda as questões que seguem:

a) Mediante o conceito de auditoria operacional é possível você como auditor interno auxiliar esta empresa? (2,0 pontos)

Sim. Através da coleta de informações, análise da produção, avaliação e controle do serviço feito. E acompanhamento permanente da evolução patrimonial, abrangendo a situação econômica e financeira da empresa.

b) De acordo com os conceitos dos três Es: Economia, Eficiência e Eficácia, descreva uma solução de ação econômica, outra ação eficiente e uma outra de ação eficaz a ser tomada pela empresa em estudo. (3,0 pontos)

Ação Econômica: Criar e implementar uma planilha de controle, conciliando os serviços prestados com a folha de pagamento. E assim conferir com os dados do apontador, efetuando os pagamentos corretamente e reduzindo os custos.

Ação Eficiente: Definir os níveis máximos de produção na obra para que a os recursos humanos sejam realocados corretamente aumentando a produtividade com qualidade.

Ação Eficaz: Após analisar os resultados obtidos com essas implementações, verificar se o processo está de acordo com os objetivos propostos pela empresa e fazer o permanente acompanhamento buscando o melhor custo benefício.

2) Você foi contratado como auditor operacional para executar a auditoria no setor da área financeira.

Durante a execução dos exames de auditoria, você solicitou os relatórios de contas a pagar e a receber da empresa. O responsável pelo departamento informou que os controles eram efetuados em um sistema instalado no computador do departamento, e imprimiu um relatório para que você analisasse. Ao analisar o relatório, observou que a empresa possuía muitas contas a receber em aberto, e que estas contas estavam vencidas há mais de 60 dias. Você questionou o responsável pelo controle de contas a receber, e este informou, que fazia aproximadamente 30 dias que ele não conseguia atualizar as baixas no sistema, pois estava sobrecarregado de serviço. O outro relatório fornecido foi o de contas a pagar. Analisando o relatório, você observou que ele não tinha muitas contas em aberto, mas três fornecedores lhe chamaram a atenção, pois estavam atrasados há mais de 120 dias. Circularizando (enviando cartas) os fornecedores, você pode verificar que dois deles já estavam quitados. Apenas um deles estava realmente atrasado, mas o responsável não soube explicar o motivo exato do atraso, apenas informou que deveria ter sido esquecimento. Além dos pontos observados, ao analisar a documentação do departamento, foi observado que a maioria dos documentos que deveriam ser pagos pela empresa, estavam acompanhados de cópias de cheques. Porém foi notado que havia várias cópias que estavam sem o efetivo documento que justificasse a emissão do cheque.

Pede-se:

a) Identifique as fragilidades de controles