A GESTÃO DE INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS

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Disciplina: Gestão de Informações e Documentos / Professoras: Mabel Cristina / Areta Lins  / Cristiana Teixeira /  Simone Sabino

TÉCNICO EM SECRETARIADO

APOSTILA DE GID

GESTÃO DE INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS

ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO

CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO

Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois grupos:

Quanto ao gênero

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:

• textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
• cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
• Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
• Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de iamgem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.
• Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros  fotográficos.
• Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
• Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.

Quanto à natureza do assunto

Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:

1. Ostensivo 
2. Sigiloso  (ultra-secreto,        Secreto,  Confidencial  e  Reservado)

ARQUIVO

CONCEITO DE ARQUIVO

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros

Segundo a Lei nº 8159^[1],  consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

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FINALIDADE DOS ARQUIVOS

• servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base do conhecimento da História.

FUNÇÃO

• guarda e conservação dos documentos, visando a sua utilização.

IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza.

Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

Estrutura Básica Necessária:

Para poder desempenhar satisfatoriamente as suas funções, o arquivo necessita de uma estrutura básica que pode ser composto dos seguintes elementos:

•  Recursos Humanos
•  Instalações Físicas
•  Recursos Materiais

Recursos Humanos

A responsabilidade da execução das operações de arquivo deve ser confiada a pessoal competente e responsável para executar as operações de:

a) Selecionar documentos.

b) Registrar documentos.

c) Estabelecer o método de classificação adequado.

d) Ordenar documentos.

e) Arquivar documentos de acordo com o método adotado.

f) Conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado.

g) Localizar documentos.

h) Controlar a saída de documentos do arquivo.

i) Transferir e descartar documentos.