A GESTÃO DE RISCOS

UNIVERSIDADE POTIGUAR

MBA EM GESTÃO DE PROJETOS – EAD

Disciplina: Gestão de Riscos em Projetos

Estudo de Caso: Aplicação da Gestão de Riscos na

Organização de uma Festa de Aniversário

Neste case, serão aplicadas técnicas de gerenciamento de riscos em projetos na organização de uma festa de aniversário de colega de trabalho. A festa está prevista para ocorrer em dois meses e para garantir o sucesso do evento será apresentada uma lista de todos os riscos envolvidos no projeto e as formas para minimizar, reduzir ou transferir esses riscos. O orçamento para o evento é de dez mil reais, a festa deve ocorrer no salão de festas localizado no 2º andar de um clube de praia, com capacidade para 100 convidados e Espaço Kids, a temática será de time de futebol e está marcada para o dia da final do campeonato do time de futebol do aniversariante. Para possibilitar a realização do evento foram terceirizados diversos serviços: fotógrafos, fornecimento de salgadinhos e doces, fornecimento do bolo, garçons e supervisores para o Espaço Kids.

Kerzner (2016) define o gerenciamento de riscos como “uma forma organizada de identificar e medir os riscos e de desenvolver, selecionar e gerenciar as opções para o seu controle”, sendo assim, para definir uma estratégia de resposta aos riscos, será utilizado como referência as orientações presentes no Guia PMBOK®. Segundo o PMBOK, existem cinco processos ligados ao gerenciamento de riscos de projetos, são eles: planejamento do gerenciamento dos riscos, identificação dos riscos, análise qualitativa dos riscos, análise quantitativa, planejamento de respostas aos riscos e monitoramento e controle dos riscos. No tange ao planejamento do gerenciamento dos riscos, o organizador do evento será responsável pelo gerenciamento dos riscos, o orçamento para gerenciar e tratar os riscos será oriundo do orçamento alocado para o evento, os riscos serão reavaliados quinzenalmente ou sempre que houver necessidade, passando a ser avaliados diariamente na semana que antecede o evento. Os principais riscos identificados para organização do evento foram: 1) falta de alimentos ou bebidas na festa; 2) não comparecimento dos fotógrafos; 3) recursos alocados foram insuficientes; 4) falha no recebimento dos convites enviados via mensagem de celular; 5) bolo não entregue no dia do evento; 6) docinhos e salgados com sabor ruim; 7) equipe de garçons não comparecer ao evento; 8) equipe do Espaço Kids não comparecer ao evento; 9) data do jogo da final do campeonato é alterada; e 10) Espaço Kids encontra-se fechado devido problemas diversos. A identificação dos riscos, pode ser feita através de reuniões entre o organizador do evento e as partes interessadas (o Aniversariante e o dono do salão de festas) utilizando técnicas como o brainstorming. Após identificados, os riscos deverão ser classificados qualitativamente, de maneira a priorizá-los. Para isso, os riscos receberão uma avaliação que vai de baixa (nunca ocorreu); média, se já ocorreu alguma vez; e alta se ocorre com frequência. Os impactos receberão a mesma classificação com base nas consequências caso venha a ocorrer os riscos. Realizada a avaliação da probabilidade versus impacto, chega-se a seguinte classificação dos riscos: RISCOS ALTOS:1,2,3,4 e 6; RISCOS MÉDIOS: 5,7 e 8; e RISCOS BAIXOS: 9 e 10. Com base nessa classificação os riscos considerados altos são os críticos e devem ter tratamento imediato, os riscos médios devem ser tratados após os riscos altos sofrerem tratamento, e os riscos baixos receberão tratamento caso ocorram, mas serão monitorados durante a preparação do projeto. Os riscos altos, deverão sofrer uma análise quantitativa de maneira a identificar quão mais dispendioso para o projeto da festa de aniversário esses riscos serão caso venham a ocorrer, para isso as probabilidade definidas para cada risco deverá ser multiplicada pelo impacto financeiro que o risco causará a festa se ocorrer, esse é o valor monetário esperado (VME). Após finalizada a etapa de análise dos riscos será definido o tratamento a ser direcionados a eles, neste case serão definidas as respostas para três riscos: 1) falta de alimentos ou bebidas na festa - o tratamento sugerido para mitiga-lo é diversificar os fornecedores não ficando com apenas uma opção de contrato de alimentos e bebidas; 2) não comparecimento dos fotógrafos – para mitigar esse risco, se propõem deixar de sobreaviso amigos mais íntimos ou familiares para registrarem o evento com uso de celulares ou câmeras fotográficas, além disso pode solicitar aos convidados que compartilhem seus registro fotográficos com o organizador do evento; e 3) recursos alocados foram insuficientes – para eliminar esse risco sugere-se orçar todos os custos da festa antes de fechar os contratos, e se necessário, negociar os preços com fornecedores, caso não se possível, sugere-se reduzir o tamanho da festa, retirando alguns itens ou diminuindo a quantidade de convidados, e/ou solicitar mais recursos ao aniversariante.

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