A Gestão do Tempo

GESTÃO DO TEMPO

INTRODUÇÃO

O QUE É O TEMPO?

• O TEMPO É UM BEM INELÁSTICO
• É UM BEM SOCIALIZADO
• VIVEMOS COMO SE O TEMPO NÃO TIVESSE LIMITES
• TODOS NÓS TEMOS 24 HORAS PARA GASTAR

ANTIGAMENTE, QUANTO MAIS RICA, MENOS A PESSOA TRABALHAVA. PODIA SE DEDICAR A SI, À FAMÍLIA E AOS AMIGOS. HOJE, QUANTO MAIS RICO, MAIS O HOMEM TRABALHA. E NÃO TEM TEMPO PARA SI PRÓPRIO, PARA A FAMÍLIA E MUITO MENOS PARA OS AMIGOS.                            

O QUE É LUXO HOJE?

NO PASSADO, LUXO PODIA SER DINHEIRO, OS CARROS DE MUITAS CILINDRADAS OU OS BARCOS. HOJE AS COISAS RARAS SÃO SOBRETUDO O TEMPO, O ESPAÇO, O SILÊNCIO, A AUTONOMIA E A SEGURANÇA.  ESSES SÃO OS GRANDES LUXOS PARA O SÉCULO 21.

GESTÃO DO TEMPO

Quantas vezes ouvimos as pessoas dizerem que um dia deveria ter 48 horas? Não podemos alterar o número de horas que um dia tem, mas podemos interferir na gestão do nosso tempo.

• PLANEJAR A MELHOR FORMA DE GERIR O TEMPO

• TEMPO GASTO COM CADA TAREFA (LER E-MAILS, REUNIÕES, REALIZAR FAVORES AOS COLEGAS)

• QUANDO SE ESTÁ MAIS DISPOSTO PARA PRODUZIR (RITMO DE TRABALHO)

• ESTABELECER UMA HIERARQUIA DE TAREFAS

PLANEJAMENTO

Gastar o tempo de forma útil

“Dizem que tempo é dinheiro. Mas, ao contrário do dinheiro, você não pode colocá-lo num banco...”

• POR QUE O PLANEJAMENTO MUITAS VEZES É IGNORADO?

• CULTURA EMPRESARIAL - O PLANEJAMENTO É, MUITAS VEZES, CONSIDERADO UMA PERDA DE TEMPO. ELE EXIGE TEMPO E DINHEIRO.

• ESTRUTURA DE RECOMPENSA DENTRO DA EMPRESA - A BOA EXECUÇÃO DE UMA TAREFA NÃO É RECOMPENSADA, MAS O INSUCESSO É PUNIDO. CONDUZ AS PESSOAS A PREFERIREM NÃO FAZER ALGO A TENTAR FAZÊ-LA COM O RISCO DE FALHAR.

• COMBATE AOS "INCÊNDIOS" - AS EMPRESAS SE CONCENTRAM MAIS EM CONCERTAR OS PROBLEMAS DO QUE CRIAR UM PLANEJAMENTO PARA EVITÁ-LOS

• FATORES INDIVIDUAIS - RESISTÊNCIA A MUDANÇAS NO MÉTODO DE TRABALHO

“A PROGRAMAÇÃO DE APENAS 70% / 80% DO DIA COSTUMA SER UMA DAS CARACTERÍSTICAS DE EXECUTIVOS EFICAZES”

HIERARQUIA DE TAREFAS

• TAREFAS A

• IMPORTANTES E URGENTES / ATENÇÃO E EXECUÇÃO IMEDIATA.
• TAREFAS DE PRIORIDADE TOTAL.
• OCORRE COM MENOR FREQUENCIA.

• TAREFAS B

• IMPORTANTES E NÃO SÃO URGENTES.
• PODEM SER EXECUTADAS A QUALQUER HORA DO DIA.
• OCORREM COM MAIOR FREQUENCIA.

• TAREFAS C

• TAREFAS DE ROTINA
• NÃO SÃO IMPORTANTES E NÃO SÃO URGENTES.
• MÍNIMO DE CONCENTRAÇÃO
• PODEM SER REALIZADAS POR ULTIMO.

RITMO DE TRABALHO

Cada pessoa tem o seu próprio relógio biológico que ajuda a definir o seu ritmo de trabalho

• PESSOAS MADRUGADORAS

• MAIOR DISPOSIÇÃO PELA MANHÃ
• MAIS ENERGIA E ENTUSIASMO
• PERIODO DE MAIOR EFICIENCIA E PRODUTIVIDADE.
• DEVE-SE APROVEITAR NESSE HORARIO PARA REALIZAR REUNIÕES E TAREFAS MAIS COMPLEXAS

• PESSOAS NOCTÍVAGAS

• PREFERENCIA PELA NOITE, PELA VIDA NOTURNA.
• INDISPOSIÇÃO MATUTINA
• PRECISA DE ESTÍMULO EXTRA (CAFÉ)

• REALIZAR REUNIÕES E TAREFAS MAIS COMPLEXAS SOMENTE NO FIM DA MANHÃ OU DEIXAR PARA A TARDE.

• ALIMENTAÇÃO

• ALMOÇAR COMIDAS LEVES

TEMPO GASTO

• REUNIÕES

• QUANDO FOR REALMENTE NECESSÁRIO
• AVISAR COM ANTECEDENCIA
• INTRODUZIR INTERVALOS REGULARES
• APENAS PESSOAS ESSENCIAIS
• TODOS DEVEM APRTICIPAR ORGANIZADAMENTE
• POUCAS INTERRUPÇÕES E DISTRAÇÕES

• ORGANIZAÇÃO

• JOGAR FORA DOCUMENTOS INÚTEIS
• USAR SISTEMA DE ARQUIVO DE DOCUMENTOS
• COLOCAR EM CIMA DA MESA SOMENTE O NECESSARIO
• CONSTRUIR UMA AGENDA E UTILIZAR REGISTROS DIÁRIOS

• TECNOLOGIA - UTILIZAR A FAVOR E NÃO CONTRA

• E-MAIL, INTERNET
• TELEFONE, FAX

• SITUAÇÕES INESPERADAS

• VISITAS NÃO PROGRAMADAS
• SOLICITAÇÃO DE UM FAVOR NO MEIO DE UMA ATIVIDADE

• ATITUDES

• APRENDER A DIZER NÃO
• NÃO DEIXAR ACUMULAR SERVIÇOS
• UTILIZAR COMO INSTRUMENTO DE DIFERENCIAL COMPETITIVO
• NÃO LEVAR TRABALHO PARA CASA
• BUSCAR A CAUSA DO PROBLEMA; TRATAR APENAS OS EFEITOS É SOLUÇÃO PARA CURTO PRAZO
• PRIORIZAR OS AMIGOS E A FAMÍLIA
• USAR O TEMPO COMO INSTRUMENTO PARA MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA

“NÃO DEIXE PRA AMANHA O QUE PODE SER FEITO HOJE”

PROCRASTINAÇÃO

É O ATO DE ADIAR ALGUMA TAREFA OU ATIVIDADEPRO DIA SEGUINTE

• POSSÍVEIS RAZÕES DA PROCRASTINAÇÃO

• MEDO DO SUCESSO;
• NÃO SABER DIZER NÃO E ACUMULAR MUITAS ATIVIDADES;
• MEDO DE FALHAR;
• FALTA DE PLANEJAMENTO DO TEMPO RESULTANDO NO ACÚMULO DE ATIVIDADES;
• MEDO DO DESCONHECIDO;
• FALTA DE MOTIVAÇÃO;
• BAIXA AUTO-ESTIMA;
• ESTRESSE OU CANSAÇO OCUPACIONAL;
• SENSAÇÃO DE INJUSTIÇA;
• EXCESSO DE PERFECCIONISMO;
• SENSAÇÃO DE IMOBILIDADE FÍSICA E MENTAL

SER “KAIROS” OU “CHRONOS”

PALAVRAS GREGAS LIGADAS AO TIPO DE APROVEITAMENTO DO TEMPO

• KAIROS - ANTIGA PALAVRA GREGA QUE SIGNIFICA O "O MOMENTO CERTO" OU "OPORTUNO", UTILIZADA PARA DESCREVER A FORMA QUALITATIVA DO TEMPO.

• VALORES E QUALIDADE NO USO DO TEMPO

• TEMPO É ALGO PARA SER EXPERIMENTADO, E A ESSÊNCIA DO KAIROS É O QUE SE OBTÉM DESSE TEMPO.

• CHRONOS - ANTIGA PALAVRA GREGA QUE SIGNIFICA A CRONOLOGIA EM SÍ, HORAS, MINTOS E SEGUNDOS.

• TEM A VER COM HORÁRIOS, ATRASOS, PRAZOS E DURAÇÃO DE EVENTOS E ATIVIDADES
• PREOCUPADO COM QUANTIDADE, ISTO É, O QUANTO SE GASTOU E O QUANTO RESTA DESSE MESMO TEMPO

CONTO

Um consultor, especialista em gestão do tempo, está apresentando numa conferência e tira debaixo da mesa um frasco grande de boca larga. Colocou-o em cima da mesa, junto a uma bandeja com pedras do tamanho de um punho, e perguntou:

-"Quantas pedras pensam que cabem neste frasco?”.