A INTEGRAÇÃO DE PROCESSOS E MELHORIA NA QUALIDADE DO GASTO PÚBLICO

1. PLANEJAMENTO INTEGRADO DE COMPRAS

        INTEGRAÇÃO DE PROCESSOS E MELHORIA NA QUALIDADE DO GASTO PÚBLICO

CONCEIÇÃO, Dionisio^[1]

FAEL. [e-mail]

Me. ZANETTI, Elizabeth²

FAEL. Faculdade Educacional da Lapa

RESUMO

Este artigo tem o objetivo de, através da exposição do objeto de estudo pertinente ao tema proposto, demonstrar os resultados de uma avaliação dos processos internos de compras e dos processos internos de planejamento do Instituto Federal da Bahia – Campus Salvador. Neste artigo são apontadas algumas das oportunidades, ameaças, pontos fortes e pontos fracos existentes na estrutura atual deste processo. Além de, ao final, propor novos fluxos processuais considerando as questões levantadas ao longo do artigo cientifico bem como disponibilizar fluxogramas de processos que diminuam os custos inerentes às atividades executadas pela instituição.  Para tanto, foram utilizados subsídios teóricos para abordar conceitos importantes para a pesquisa e, dentro dos conceitos analisados, desenvolveu-se a pesquisa de campo com a feitura de coleta de dados referente aos processos de compras, planejamento, almoxarifado de materiais, depósito de permanentes e pregão eletrônico, tal coleta ocorreu com a realização de entrevistas com clientes internos e servidores públicos com mais de vinte anos de experiência, locados nos setores citados anteriormente. Com base nas informações provenientes dos dados coletados, no levantamento realizado através da construção do fluxograma dos processos pré-existentes e nas entrevistas realizadas, foi possível analisar os atuais processos de compras e planejamento, oportunizando a realização das devidas ponderações necessárias a fim de demostrar os riscos da manutenção do processo nos moldes atuais, bem como, sinalizando os as possibilidades de melhoria na qualidade destes trâmites e os impactos advindos da implantação das melhorias propostas.

PALAVRAS-CHAVE: Compras, Processos, Gestão Pública

INTRODUÇÃO

Por Administração Pública pode-se tomar os órgãos que a compõem, bem como, as atividades advindas destas, onde, ambas, dependem de amparo legal com os devidos processos administrativos burocráticos, definidos em lei, para o seu pleno funcionamento. Contudo, diferente do que se pensa, existe uma margem de adaptação dentro de cada processo, cabendo, é claro, tais adaptações à cada momento histórico e instituição na qual tais processos precisam ser aplicados. Ora, esta margem de aplicação não se trata de lacuna legal, nem, tão pouco, de falhas no sistema. Estas possibilidades de atuação variadas se devem às diversas situações que o nosso país continental pode apresentar para o gestor público, os recursos limitados aos quais o mesmo poderá recorrer e ás limitações técnicas que este acaba tendo que resolver no seu labor diário de concretização da lei e das ações de prestações obrigacionais da administração pública.

Tais possibilidades de variação do processo podem ser notadas, também, dentro de Instituições que, mesmo sendo únicas, possuem, cada unidade, suas próprias características e dificuldades. Este fato é observado, também, no Instituto Federal da Bahia-Campus Salvador, que é o maior Campus do Instituto com, aproximadamente, cinco mil alunos e oitocentos funcionários, entre professores, técnicos e terceirizados. O Campus ministra serviços educacionais em níveis médio, técnico, superior e de especialização, possuindo um alto nível de complexidade, necessitando, para seu funcionamento, de uma gama de produtos e serviços que variam desde material básico de escritório até a compra de equipamentos de laboratório de alta tecnologia, operando, anualmente, com orçamento próximo aos 20 milhões de reais.

Partindo destes pressupostos aponto como questão central deste estudo a necessidade de revisão dos processos defasados de planejamento e compras do Instituto Federal da Bahia-Campus Salvador pois estes geram prejuízos com a indisponibilidade de recursos físicos, humanos e materiais bem como com a alocação de recursos humanos valiosos na realização de atividades improdutivas. O objetivo deste trabalho de pesquisa é, justamente, realizar a avaliação dos processos internos de compras e planejamento do Instituto Federal da Bahia – Campus Salvador e, a partir da análise e constituição de processos atuais, apresentar nova proposta de processo aperfeiçoada com fluxograma de operações a fim de diminuir os custos com atividade-meio e melhorar a alocação dos recursos para a atividade-fim impactando diretamente na melhoria da qualidade do gasto público e, obviamente, na diminuição do disperdicio ora avistado.

A elaboração do presente artigo cientifico ocorreu mediante a realização de levantamento bibliográfico, pesquisa documental, pesquisa de campo e, por fim, com realização de entrevistas com profissionais que atuam na área de planejamento e na área de compras do Instituto Federal da Bahia-Campus Salvador. Para tanto, foi feita busca no histórico de licitações e de solicitações, bem como foi feita a análise das solicitações constantes no sistema de planejamento.

O artigo está estruturado em quatro capítulos, no primeiro foi apresentada a revisão da literatura o que conduz à questão da investigação, no segundo é apresentado o mapeamento de processos em conjunto com o fluxograma demonstrando a situação existente, no terceiro as propostas de melhoria são apresentadas e no quarto capitulo é feita a conclusão na qual inclui-se as limitações e linhas futuras de investigação que este estudo proporcionou.

1. ADMINISTRAÇÃO, PLANEJAMENTO E GESTÃO DA QUALIDADE

        O desenvolvimento das questões relacionadas com a qualidade ocorreu de modo gradativo a partir da revolução industrial até os dias atuais. Segundo GARVIN (1992) existiram 4 eras da qualidade, são elas: Era da Inspeção, Era do Controle Estatístico de Qualidade, Era da Garantia da Qualidade e Era da Gestão da Qualidade Total.

        “1ª Era, Ada Inspeção,remonta ao inicio das atividades produtivas organizadas, no fim do sec. XVIII e inicio do sec. XIX, estas eram realizadas em pequena escala por artesãos em oficinas que eram responsáveis pela produção e pela qualidade e esta era entendida como a manutenção da uniformidade dos produtos.