ANÁLISE DO EVENTO CCC NA VISÃO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Há muitos anos, a CCC atua no ramo brasileiro de atacado de roupas. Fundada por uma família de italianos que migraram para o Brasil e aqui se estabeleceram como comerciantes, a empresa, em poucas décadas, tornou-se uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no País.

Em decorrência do maior aproveitamento do marketing cultural como estratégia para a obtenção de vantagem competitiva no mercado, muitas empresas de diferentes setores têm seguido a tendência de associar as suas marcas a eventos culturais, de modo a ganhar destaque.

Nesse cenário, a CCC, que sempre investiu em marketing para manter-se em evidência, criou, no ano passado, um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca. Além disso, adquiriu a DT Produções com o intuito de usá-la como incubadora e executora de eventos.

Aproveitando desde já o know-how da equipe da DT Produções, o plano atual da CCC é promover um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. O local escolhido para sediar o evento foi o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital.

Com base nas informações apresentadas, você irá analisar o evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo aos conceitos desenvolvidos nesta disciplina e aplicá-lo ao mundo dos eventos.

Para elaborar a sua análise, você deverá:

• identificar as características que tornam o evento promovido pela CCC (show em Porto Alegre) um projeto;

• descrever, à luz do conceito de ciclo de vida, as fases do projeto e os possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase e

• definir o tipo de estrutura (matricial, funcional ou projetizada) das empresas CCC e DT Produções, justificando a classificação atribuída a elas

1. Identificar as características que tornam o evento promovido pela CCC (show em Porto Alegre) um projeto

Observando todo o contexto do evento que será promovido pela CCC, é aplicável dizer que se caracteriza como um projeto por apresentar todas as atribuições básicas que o definem como tal como a singularidade, temporariedade e progressividade.

Discorrendo sobre cada atribuição:

Singularidade: o Evento é único, jamais poderá ser repetido com 100% dos fatores envolvidos iguais. Por mais que sejam executadas pelas mesmas pessoas, mas o período seria outro e não é possível realizar o mesmo projeto.

Temporariedade: Todo projeto tem suas etapas temporais definidas com início, meio e Fim. No caso do evento da CCC a partir do momento que definiu realizar o mesmo, já se tem início a fase do projeto, onde já se leva em consideração possíveis datas de finalização, ou seja dia da realização do grade Show dentre as diversas etapas exigidas para se realizar um grande espetáculo como o proposto pela empresa.

Progressividade: É evidente que os projetos devem ter o máximo de controle possível e suas etapas bem elaboradas, planejamento é primordial para ajustar a progressão de cada item necessário para a fiel execução e finalização de um projeto. Dividindo as etapas do projeto temos todo o levantamento de recursos e patrocínios, definição de escopo e atividades, divulgação, comunicação, designer, cronograma, fase de contratação de todos os recursos necessários em todas as etapas dentre outras diversas. Podemos falar que uma etapa pode ou não depender da outra, e ainda pode ser consequente ou não a outra etapa isso demonstra o grau de progressão de um projeto.

2. Á luz do conceito de vida, as fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase.

Falando das fases de vida de um projeto são várias etapas que partem desde a ideia inicial até o seu término. Com isso haverá algumas fases de análise, design ou desenvolvimento, implementação ou execução, teste e entrega do projeto, ainda podendo considerar após o término uma fase de aprendizados.

Abaixo temos uma breve explicação das caraterísticas de cada fase.

A primeira fase é a iniciação mostra o início de um novo projeto e um prévio alinhamento com as principais partes interessadas.

Na sequência vêm a fase do planejamento onde a consta a estruturação do plano do projeto e todos os seus demais componentes.

Na execução o plano definido é colocado em prática com o objetivo de concluir o trabalho definido no Planejamento obtendo a construção das entregas do projeto. Juntamente com a etapas de execução é necessário mante um bom controle e monitoramento avaliando o desempenho com base no plano elaborado, com as definições de KPIs para medir os resultados com base no plano.

E por final temos a fase do encerramento do projeto, onde as partes interessadas formalizam o término, normalmente com base em documentações formais de resultados gerais e com termo de aceito de projeto.

Detalhando as fases do evento a ser promovido pela da empresa CCC.

Podemos compor o início com um Briefing, levantando todos os dados referentes ao projeto, a base de sua estrutura. Tendo duas funções, a Diagnóstica que trata de levantar dados para dimensionar o projeto e a de comando para deliberar as providências (SILVA, 2008).

Nesta etapa será definida os itens a seguir:

 Tema do Evento: Evento musical com bandas de rock da década de 80.

 Local: Porto Alegre – Centro de eventos FIERGS por já possuir grande estrutura para eventos deste porte

Ainda se torna necessário definir Data, Horário, Público Alvo, Previsão de número de público, condição de participação (Ingressos, promoções, camarotes, detalhamento de convites especiais, outras), custo, riscos, critérios de aceitação, justificativas e as demais especificações técnicas necessárias.

Seguindo a mesma análise tem que ser claro nos parâmetros de organização o objetivo que é patrocinar evento culturais fortalecendo o Marketing e a marca da CCC, com base no programa criado pela empresa