AS ATIVIDADES SETOR COTAÇÕES

ATIVIDADES SETOR COTAÇÕES

DIÁRIA:

• Acompanhar diariamente a planilha GESTÃO DE LICITAÇÃO do smartsheet, a fim de verificar os editais selecionados para cadastrar proposta para que possa ser feitas as devidas cotações de acordo com os itens selecionados e prazos colocados;
• Elaborar no Excel, planilha de cotação de cada edital, com descrição dos produtos selecionados para participação, fornecedores e custo de cada fornecedor, destacando o menor preço;
• Envio de e-mails para fornecedores com descrição de produtos para cotação.
• Entrar em contato com fornecedores cobrando respostas das cotações, e alimentar a planilha de acordo com as respostas de preços;
• Concluir planilha dentro do prazo estipulado (um dia antes da licitação), alimentar a planilha do SMARTSHEET informando liberação da planilha, para que o Alécio acesse a mesma para consulta dos preços;
• Acompanhar diariamente a planilha ACOMPANHAMENTO GERAL, a fim de verificar se há solicitação de novas amostras, verificar prazo de entrega da mesma, o fornecedor no qual foi feita e cotação e fazer o pedido para ser entregue no prazo.
• Acompanhar e atualizar diariamente as informações das planilhas do SMARTSHEET que estejam em responsabilidade do setor de cotações, para acompanhamento dos demais;
• Auxiliar o responsável por compras nas análises dos empenhos quando chegam para verificar as marcas e modelos dos produtos a serem comprados a fim de evitar que sejam comprados produtos de marcas não cadastradas ou que não atendam as especificações do cliente;
• Auxiliar o responsável por suprimentos, executando algumas compras, quando o volume das mesmas estiver em grande quantidade, fazendo a negociação da compra dos produtos a serem vendidos sempre procurando as melhores condições de preço, condição de pagamento e prazo de entrega;
• Emitir ordens de compra informando as condições acordadas a fim de oficializar essas informações e evitar que essas condições sejam quebradas e anexar as mesmas na planilha “ACOMP. SUP.LOG.FINANC”;
• Obter a aprovação da diretoria financeira no caso das compras a prazo ou o deposito parcial ou total da importância referente à compra nos casos de compra que exijam algum tipo de pagamento a vista sempre por intermédio do depto financeiro através do preenchimento e anexação da planilha “ACOMP. SUP.LOG.FINANC”;
• Após o fechamento das compras, acompanhar o cumprimento dos prazos de entrega e condições de pagamento, além de cobrar o envio da NOTA FISCAL nos formatos XML ou PDF e anexar na planilha “ACOMP. SUP.LOG.FINANC”;
• Passar ao departamento de logística os dados para acompanhamento de chegada dos pedidos fechados no caso de frete “CIF”, em casos de frete “FOB”, passar as previsões de termino de produção ou separação dos produtos e quando possível coletar os dados da carga para fazer as cotações.
• Acompanhar diariamente se há alguma mercadoria para ser despachada via correios, entrar em contato com o representante dos correios para fazer a coleta na empresa, cobrar do mesmo os rastreios das postagens diárias.

SEMANAL:

• Lançamento de notas fiscais das mercadorias que chegaram durante a semana.
• Solicitação compras da produção;

MENSAL:

• Verificar juntamente com o Ivanildo, os produtos de consumo interno (copa/limpeza) que estão em falta e fazer lista de compras;
• Verificar juntamente com o pessoal do escritório, os materiais que estão em falta;
• Fazer orçamento dos produtos e passar para o financeiro;

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