AULA II – MÉTODOS DE DESCRIÇÃO E ANÁLISE DE CARGOS

AULA II – MÉTODOS DE DESCRIÇÃO E ANÁLISE DE CARGOS

A descrição e Análise de Cargos é responsabilidade de linha e função de staff, ou seja, a responsabilidade pelas informações prestadas é da linha, enquanto a prestação de serviços de obtenção e arranjo das informações é responsabilidade de staff, representadas pelo analista de cargos. Contudo, o analista do cargo pode ser um funcionário do staff, como pode ser o chefe do departamento onde está localizado e cargo a ser descrito e analisado, como ainda pode ser o próprio ocupante do cargo.

Os métodos mais utilizados para a Descrição e análise de Cargos são os seguintes:

1. Observação direta
2. Questionário
3. Entrevista direta
4. Métodos mistos

Método da OBSERVAÇÃO DIRETA:

É o método mais utilizado, tanto por ser o mais antigo quanto por sua eficiência. A Análise do Cargo é efetuada por meio da observação direta do ocupante em pleno exercício de suas funções, enquanto o analista de cargos registra os dados na folha de Análise de Cargos.

É aplicável a cargos que envolvam operações manuais ou repetitivas, pois o elevado volume de conteúdo manual pode ser facilmente verificado pela observação visual. Como nem sempre produz e dissipa todas as dúvidas, a observação é acompanhada de entrevista e discussão com o ocupante ou com seu supervisor.

Características:

1. Colheita de dados sobre o cargo é feita por meio da observação visual das atividades do ocupante pelo analista de cargos;
2. Enquanto a participação do analista de cargos na colheita de dados é ativa, a participação do ocupante é passiva.

Cuidados a tomar:

Para que o Método da Observação Direta seja realmente eficiente, o analista de cargos deve tomar as seguintes precauções:

1. manter contato prévio com o encarregado ou chefe, para obter conhecimento geral do conjunto de trabalhos ao qual pertence o cargo a analisar;
2. recolher e estudar antecipadamente as informações relativas ao cargo;
3. recolher e estudar antecipadamente impressos e formulários utilizados no cargo a analisar;
4. explicar o porquê da análise ao chefe ou encarregado e mesmo ao ocupante do cargo a analisar.

Vantagens:

1. veracidade dos dados, em virtude da unidade de origem (analista de cargos) e ao fato de este ser alheio aos interesses de quem executa o trabalho;
2. não requer a paralisação do ocupante do cargo;
3. método ideal para cargos simples e repetitivos;
4. correspondência entre os dados obtidos e a fórmula básica da Análise de Cargos (o que faz? Como faz? Por que faz?).

Desvantagens:

1. custo elevado, pois o método requer tempo prolongado do analista de cargos;
2. a simples observação, sem o contato direto e verbal com o executante, não permite o obtenção de todos os dados importantes para a análise;
3. contra-indicado para cargos que não sejam simples e repetitivos;.

É aconselhável que este método seja utilizado em combinação com outros, a fim de que a análise seja bem mais completa e fiel.

Método do QUESTIONÁRIO

A Análise é efetuada solicitando-se ao pessoal (geralmente os executantes do cargo a analisar ou seus chefes ou supervisores) que preencha um Questionário de Análise de Cargo, respondendo por escrito, as indicações sobre o cargo, seu conteúdo e suas características. Quando se trata de um grande número de cargos similares e de natureza rotineira e burocrática é mais econômico e rápido estruturar um questionário que seja distribuído a todos os ocupantes daqueles cargos. O questionário deve ser feito sob medida para permitir respostas corretas e obtenção da informação utilizável.

Características:

1. colheita de dados sobre um cargo é feita por meio do preenchimento de um questionário de análise de cargo pelo ocupante ou por seu superior;
2. enquanto a participação do analista de cargos na colheita de dados (preenchimento do questionário) é passiva, a participação do ocupante (quando ele preenche) é ativa.

Cuidados a tomar:

1. escolher quais os ocupantes que deverão preencher o questionário, ao analisar certos grupos de cargos;
2. é conveniente que as pessoas que receberão o questionário:

• conheçam bem o cargo a analisar;
• sejam pouco influenciáveis por preconceitos  sobre o cargo;
• conheçam o significado dos termos usados e das perguntas feitas, a fim de que as respostas atinjam uma normalização razoável
• tenham tempo suficiente para preenchê-lo bem.

1. redigi-lo de maneira clara e unívoca, com o menor número possível de questões, diferenciadas umas das outras, sem que uma se sobreponha às demais; as perguntas deverão ser claras e diretas, localizadas naquilo que se deve conhecer sobre o trabalho e ordenadas segundo um desenvolvimento lógico de exposição;
2. o questionário deve ser enviado para:

• os ocupantes do cargo a analisar, ou
• os chefes diretos desses ocupantes, ou ainda
• uma comissão ou grupo de pessoas que conheçam o cargo.

Vantagens:

• o questionário pode ser preenchido, conjunta ou seqüencialmente, pelos ocupantes do cargo e pelos chefes diretos;
• é o método mais econômico de análise de cargos;
• é o método mais abrangente, pois pode ser distribuído a todos os ocupantes, preenchidos por eles e devolvido com relativa rapidez;
• é o método ideal para analisar cargos de alto nível, sem afetar o tempo e as atividades dos executivos.

Desvantagens:

1. o questionário é contra-indicado para cargos de baixo nível nos quais o ocupante tem dificuldade em interpretá-lo e de responder por escrito;
2. exige planejamento e cuidadosa montagem;
3. tende a ser superficial ou distorcido, em face da qualidade das respostas escritas.

Método da ENTREVISTA

É a abordagem mais flexível. Quando bem estruturada, a entrevista pode obter informações sobre todos os aspectos do cargo, a natureza e seqüência das várias tarefas componentes e sobre os porquês e quandos. Consiste em recolher os elementos relativos ao cargo que se pretende analisar, por meio de um contato direto e verbal com seu ocupante ou com seu chefe direto. Pode ser efetuada com apenas um ou com ambos, juntos ou separadamente.